דוחות הם השיטה הנפוצה ביותר של פיזור מידע בעולם העסקים. דוחות עובדתיים מנתחים ומתארים מצב וכוללים כמות גדולה של נתונים מדויקים. מוצלח הדו"ח כותבים יודעים כי כתיבת הדו"ח הוא רק סוף התהליך. הם מתכננים את הדו"ח שלהם, הם רואים את מטרתו ומי הולך לקרוא אותו והם מחליטים מה לשים בו וכיצד לארגן אותו באופן יעיל. דו"ח עובדתי שנכתב בצורה יעילה ומוצג היטב הוא תוצאה של תהליך מתוכנן בקפידה.
זיהוי הקורא והגדרת היעדים
שקול את הידע של הקורא
חשבו על מה שהקורא כבר יודע. בעיות נפוצות בדיווחים עובדתיים מעריכים יתר על המידה ומעריכים את הידע של הקורא. זה קל להציף אנשים עם ז 'רגון או לשעמם אותם עם מידע פשטני. נסה לברר כמה הקורא שלך כבר יודע לתקשר ברמה המתאימה של ידע.
הבן את תחומי העניין של הקורא שלך
תחשוב על עמדת הקורא. הקורא עשוי להיות אינטרסים מיוחדים, אוהב או לא אוהב. להבין מה הקורא שלך באמת רוצה. ספק דו"ח אשר ימשכו את העמדות שלהם או שזה לא יכול לקבל לקרוא. שקול אם האדם קורא את הדו"ח יעשה זאת על בסיס רעיונות מראש על התוכן.
להחליט מה הידע קורא צרכים
להחליט מה הידע העובדתי הקורא צריך. שקול את המידה שבה אתה צריך לתת מידע רקע או להגדיר מונחים טכניים.
שקול את העובדות הרצוי
תראו מה העובדות שהקורא רוצה ללמוד. תחשוב על האופן שבו הנתונים העובדתיים שאתה מציג יספקו את זה. לפעמים התהליך עשוי להראות כי הדו"ח אינו הכרחי בכלל או כי המטרה הטובה ביותר ניתן נפגשו בדרך אחרת.
חומרים, מבנה וסגנון
בחר חומר בזהירות
בחר את החומר שלך בזהירות. שמור את זה פשוט להצדיק את המסקנות. לפשט ככל האפשר. מחק חומר חיצוני להתמקד על חיוני. להצדיק את המסקנות שלך עם עובדות המדינה שבו מצאת אותם. בנה את העובדות למקרה לוגי ועקבי, כך שהקורא שלך יוכל להגיע לאותן מסקנות.
לתכנן את מבנה הדו"ח
לתכנן את המבנה של הדו"ח. העובדות צריכות להיות סדרה של כיוונים אשר לוקחים את הקורא למסקנה שלך. התחל על ידי חלוקת הדוח למקטעים עיקריים. כל נושא יכול להיות מחולק בדרך זו. חלוקות משנה אלה עשויות להיות הכותרות בדוח שלך.
ערוך רשימה תחת כל כותרת של כל הנקודות שברצונך להעלות וציין את המידע שתצטרך כדי לתמוך בהן. סדר את הנקודות ברצף הגיוני העומד ביעדים שלך.
החל סגנון מתאים
החל סגנון מתאים. למרות הדיווחים בצע מוסכמות נוקשות, יש מקום לסגנון אישי. דוחות אפקטיביים לנצל את תהליך ניסוח מחדש. בחר מונחים מוכרים לקורא שלך. מונחים טכניים שימושיים עבור מומחים אחרים אבל יהיה מבלבל עבור אחרים.
השתמש בטכניקות המצגת המתאימות
השתמש בטכניקות תצוגה מתאימות. הדוחות מכילים טבלאות, גרפים, תרשימי עמוד או דיאגרמות אחרות להצגת נתונים.
בצע את האמנות של כתיבת הדו"ח
הכינו דף כותרת
הכינו דף שער. זה בדרך כלל מכיל את הכותרת, כתוביות, תאריך, שם המחבר ואת המיקום בחברה. הוא גם יציין מי מקבל את הדו"ח העובדתי. זה יכול גם לשאת מספר סימוכין או צורה אחרת של סיווג.
תכתוב סיכום
תכתוב סיכום. זה נחוץ במיוחד אם הדו"ח הוא ארוך. זה נותן לאנשים עסוקים את עיקרו של הדו"ח ללא צורך לקרוא את כל זה. סיכום אטרקטיבי יכול להניע אנשים לקרוא את כל הדו"ח.
כלול דף תוכן
כלול דף תוכן. זהו דף נפרד המפרט את הסעיפים העיקריים או פרקים, תת-נספחים ונספחים. זה גם נותן מספרי עמודים צריך לציין את הקשר בין הסעיפים.
כתוב הקדמה
השתמש בהקדמה כדי להסביר את מטרת הדו"ח העובדתי. זה נותן מידע רקע ומסביר מדוע זה הכרחי. ההקדמה מציינת את מטרת הדו"ח, את האנשים שנכתב עבורו ואת היקפו.
ארגן את הגוף של הדו"ח
ארגן את הגוף של הדוח. זה מכיל את העובדות המפורטות שלך ואת הממצאים, מראה איך הם הגיעו, ומצביע על ההמלצות שביצעת. למסור את המסקנות שלך. לסכם את הנקודות העובדתיות העיקריות של הדוח שלך ולהציע פסק דין נחשב עליהם.
טיפים
-
נסה להשיג עותקים של דוחות אחרים שנכתבו עבור הקהל המיועד. זה ייתן לך מושג ברור על מה שמצפים ממך.
