איסוף החשבונות הוא תהליך של צבירת חשבוניות שישולמו בקבוצות, או בקבוצות, וביצוע רשומה אחת ברשומות החשבונאיות עבור כל קבוצת החשבוניות, בניגוד לרשומות יומן נפרדות עבור כל מקבל תשלום. Batching היא טכניקה נפוצה המשמשת להקטנת ערכי יומן, והיא מסייעת למערכת מידע חשבונאית לפעול ביעילות רבה יותר. עם זאת, נהלים אצווה יש חסרונות גם כן.
צמצום עסקאות
היתרון העיקרי של חשבונות batching חשבונות payable היא הפחתה של ערכים במערכת החשבונאות. חברות עם מספר גבוה של עסקאות בעלות נמוכה דולר יכול לראות במהירות אלפי חיובים וזיכויים בחשבונות חשבון. רמה זו של פירוט בספרי החשבונות היא בלתי נחוצה ויוצרת נטל עיבוד עבור מערכת החשבונאות הממוחשבת. על ידי איסוף עסקאות על בסיס יומי או שבועי, נטל זה הוא הקלה.
יצירת שביל ביקורת
כאשר עסקאות מנוצלות על בסיס יומי ותשלומים מבוצעים באמצעות תיל, פשוט למפקחים חשבונאיים כדי ליישב את הסכום היומי במזומן החוצה את התשלומים מזומנים של הבנק, כפי הדוחות הבנק לעתים קרובות רשימת עסקאות יומי. יתר על כן, בחירות אקראיות של חשבוניות ששולמו ניתן לבצע מעקב אחר אצווה ואת דוח הבנק כדי להבטיח כמויות שנרשמו מדויקים.
ניתוח מהיר
יומי ו שבועי batching של עסקאות לאפשר לרואים כדי לנתח במהירות את המגמה של סכומי התשלום לפי יום. כל אצווה תשלום מייצג את אותה יחידת זמן; חריגים הם הבחינו בקלות על ידי רשימה יומי מסכומים אצווה לחקור סכומים גבוהים או נמוכים. עם זאת, אצווה עושה את זה קשה יותר לזהות בנפרד חריגה במזומן outflows. אם החברה חוששת מתשלומי מזומנים גדולים ללא אישור, מפקחים יכולים לקבוע מדיניות הכוללת חתימות כפולות בכמויות גדולות.
קושי בפיוס
חסרון פוטנציאלי כדי חשבונות חייבים batching יכול להיות קושי בפיוס. אם רואי חשבון החברה אינם שקולים בהקלטה מה עסקאות להמציא כל אצווה, התפייסות תשלום יכול להיות קשה, אם לא בלתי אפשרי. אם חולשה זו קיימת, זה יכול להיות קל עבור העובדים לבצע הונאות או ספקים כדי מחלוקת כי הם קיבלו תשלום.
