עובדי חשבונאות לטפל הרבה ניירת ללא מערכת תיוק, המשרד יכול להפוך במהירות בלגן. זה נפוץ במחלקות הנהלת חשבונות יש ארונות תיוק רבים, כולל אלה נעולים, כדי להגן על שכר ומידע סודי אחר. יש להגביל את הגישה לקבצים פיננסיים ולנתונים - אין למקם משרדים במרחב הציבורי. הטמעת מערכת תיוק במשרד החשבונאות מציבה אתגרים מסוימים, אך ניתן לעשות זאת בהצלחה ולהגביר את יעילות המחלקה.
הגדר שני סוגים של קבצים. ארון תיוק אחד או מגירה הוא עבור קבצים יומיים, אשר מאוחסנים בדרך כלל לאחר סוף השנה. קבצים אלה כוללים את רוב ההוצאות שלך ואת ההכנסות פריטים. הסוג השני של קבצים מתייחס לאחסון של פריטים קבועים או ארוכי טווח שיש לגשת אליהם לאורך זמן. דוגמאות יהיו קבצים עבור מדיניות ונהלים, חוזים, רכוש קבוע, פוליסות ביטוח ותיעוד אחר שלא ניתן לגרור משם לאחר סוף השנה.
תיעוד קובץ לפי סוג. ההוצאות נמסרות בנפרד משכר וממרכזי חשבונאות אחרים. אין לערבב ולהתאים. אם עסקאות מסוימות שייכות ליותר מאזור אחד, כגון הוצאות ונכסים קבועים, ליצור עותקים של הניירת ולשים את התיעוד על שני הקבצים. ניתן להגיש את ההוצאות לפי סדר אלפביתי, לפי שמות הספק, בעוד שקובצי הנכסים הקבועים יכולים להיות מסווגים לפי תאריכי רכישה. בהתאם לעסק שלך, גיבוי ההכנסה מוגשת על ידי תאריך הקבלה או תאריך ההפקדה כדי להקל על התאמות הבנק מאוחר יותר.
השתמש בצבעים שונים עם הקבצים שלך. לדוגמה, אתה יכול להגיש את כל ההוצאות שלך תיקיות אדומות, הכנסות ירוק חוזים בתיקיות צהובות. אם אתה מחפש פריט הכנסה, ללכת ישר עבור תיקיות ירוקות, חוסך זמן ואנרגיה. אם אתה רואה קובץ אדום הנחת סביב, אתה יכול להעביר אותו לארון תיוק הנכון ללא בעיות או עיכובים. תיאום צבע עושה תיוק קל.
טיפים
-
להקים קובץ חם שבו אתה שם פריטים שצריך תשומת לב מיידית שלך לשמור על זה על השולחן שלך.
