לפי מילון עסקים, מערכת ניהול מסמכים היא "מערכת אלקטרונית שנועדה לארגן ולנהל מסמכים. מסמכים אלה מאורגנים בדרך כלל עם תוכנה, אשר מספק למשתמש את היכולת לגשת, לשנות, מרכזי לאחסן את המסמכים. "חברות לעתים קרובות להשתמש במערכות אלה כדי להמיר מסמכי נייר היסטוריים לתוך קבצים אלקטרוניים לעיון קל ולצמצם שטח אחסון. רוב החברות לייצר איזה סוג של ניירת הקשורים לפעולות שלהם. מציאת הדרך הטובה ביותר לנהל מסמכים אלה יכולה לשפר את זרימת העבודה הפנימית של החברה.
סקור את הנקודות הנכנסות עבור מסמכים עסקיים. בעלי עסקים ומנהלים צריכים לקבוע כיצד המסמכים נכנסים לחברה שלהם ולהחליט כיצד ללכוד אותם בצורה אלקטרונית.
יישום תוכנה כדי ללכוד מידע אלקטרונית. חברות יכולות לבקש מאנשים חיצוניים - כגון ספקים, ספקים או קבוצות דומות - לשלוח מידע באופן אלקטרוני באמצעות דואר אלקטרוני או אתרי אינטרנט. זה מאפשר לחברות לטעון ישירות את המידע לתוך מערכת ניהול מסמכים.
דרוש מהעובדים לסרוק מסמכי נייר למערכת תיוק אלקטרונית. לאחר שעובד משלים את עבודתה, מנהלים עשויים לדרוש שהיא תסרוק את כל המידע הרלוונטי למחשב של החברה או לאחסון השרתים. העובד יכול לגרוס את המקור כדי להשליך מידע רגיש.
הגדרת מסמך מציאת מסמך. היכולת למצוא במהירות מסמכים מאוחסנים יכול לצמצם את הזמן של העובד בילה בחיפוש אחר מידע היסטורי. חברות צריכות ליצור מערכת תיוק אלקטרונית סטנדרטית ליחידים לאחסן ולמצוא מידע במועד מאוחר יותר.
טיפים
-
חברות יכולות להחליט על מיקור חוץ של מערכת ניהול המסמכים שלהן. עסקים עשויים להתמחות באחסון מידע כך שחברה לא צריכה כמויות אדירות של שטח אחסון פיזי למסמכים.
אזהרה
בעוד מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניים לספק יתרונות רבים עבור החברה, הם יכולים גם חסרונות. חברות חייבות להיות מסוגלות לאבטח מידע אלקטרוני מפני שימוש לרעה או הונאה תוך גיבוי המידע כדי להגן מפני כשל במחשב או בשרת.
