מטרת מערכת בקרת מסמכים היא להבטיח כי המסמכים שלך הארגון משתמש יעיל הנוכחי. זה יכול להיות מושגת באמצעות רשימה פשוטה של מסמכים המכונה רשימת הורים.
מדריך מדיניות ונוהל
כתובת בקרת המסמך בתוך המדיניות שלך ואת ההליך ידנית צריך להיות הצעד הראשון. בנוסף, הארגון שלך צריך לזהות מנהל מערכת כדי לפקח על בקרת מסמכים על ידי היותו אחראי על רשימת המאסטר של המסמכים.
רשימה ראשית של מסמכים
יצירת רשימת הורים לזהות את המסמכים המשמשים את הארגון שלך לפעול ביעילות. דוגמאות למסמכים כוללות מדריכים למשתמש, ספרי איכות, הוראות עבודה וטפסים. באמצעות פורמט גיליון גיליון, כלול את שם המסמך ואת הגירסה. אם אתם מתייחסים לפרוצדורה המנדטורית ממקור חיצוני, התייחסות לתקן ברשימת האב תסייע לעקיבות.
תהליך העדכון
מסמכים המתוקנים יש לציין ברשימת האב. לדוגמה, מדיניות ונהלי אבטחת איכות, גרסה ב '. תוכל ליצור מערכת זיהוי משלך. ארגונים מסוימים משתמשים במועדי שינוי. כאשר נוהל מתוקן, עליך גם לעיין בכל הטפסים או ההוראות שאתה מתייחס בתוך ההליך.
