חשבונאות חשובה לעסקים כדרך לתעד פעילות פיננסית וללמוד מהמספרים. העסק שלך צריך חשבונאות בסיסית לדווח על הכנסה על טפסים המס לעקוב אחר כספים זורמים פנימה והחוצה של חשבונות הבנק שלך. אבל מידע חשבונאי גם מספק תובנה חשובה לפעולות, מראה מגמות והזדמנויות שיכולות לעזור להפוך את החברה שלך רווחית יותר. סוכנויות דיווח מס דורשים ממך לשמור על ספרים ברמה מינימלית עוקבת אחר הכנסות והוצאות. אבל אם יש לך את הכונן ואת העניין, אתה יכול לקחת את התהליכים החשבונאיים לרמה אחרת לגמרי, ולהשתמש בהם כדי ליצור עסק חכם יותר מבחינה כלכלית.
סוגים של עסקים חשבונאות צריך
מעקב אחר הכנסות והוצאות: העסק שלך נדרש למלא טופסי מס על בסיס הכנסה ברוטו וגם הכנסה נטו. מסים מקומיים ומסים מקומיים מחושבים כאחוז מההכנסות. מס הכנסה, עיר ומסים פדרליים מבוססים על הרווח הנקי שלך לאחר ניכוי ההוצאות העצמיות מההכנסות ברוטו. כדי לחשב סכומים אלה כראוי, העסק שלך חייב לעקוב אחר קבלות ברוטו כבסיס מספרי ההכנסה, ולהוסיף את כל ההוצאות כבסיס ניכויים עסקיים. בעת הדיווח על הכנסות ברוטו, יהיה עליך לפרק את הרווחים שלך לקטגוריות כגון סיטונאות וקמעונאיות. בעת חישוב הרווח הנקי של מסים על הכנסה, יהיה עליך לחלק את ההוצאות לקטגוריות גם כן, כגון חומרים, שכר, שכר דירה, שירותים והוצאות רכב.
חשבונאות שכר: בנוסף לחישוב כמה לשלם לכל עובד על בסיס שכר או שכר שעות עבודה, העסק שלך חייב גם לעכב ולשלם את הביטוח הלאומי, Medicare ואת מס הכנסה כי העובדים שלך חייבים, יחד עם התאמת תרומות המעסיק עבור ביטוח לאומי ו Medicare. אתה גם צריך לשלם ביטוח אבטלה וביטוח תעשייתי לתוך הכספים של המדינה שלך, בהתבסס על כמה עובדים העובדים שלך וכמה הם מרוויחים. העסק שלך יצטרכו מקיפה ומעודכנת מערכת חשבונאות שכר כדי לעקוב אחר מספרים אלה ולשלם את כל מסים שכר להגיש את כל דוחות מס שכר כאשר הם צפויים.
תזרים מזומנים חשבונאות: המערכת החשבונאית שלך צריך לכלול גם כלים למעקב אחר זמינות הצורך במזומן. אם אתה משתמש במערכת חשבונאית המבוססת על מזומנים, הנתונים השבועיים והחודשיים שלך יספקו לך רעיון טוב באופן סביר של כמה אתה נכנס ויוצא. אם אתה משתמש במערכת צבירה של חשבונאות, אתה יכול לרשום מכירה כהכנסות לפני שאתה כבר שילמו בפועל על זה, אז אתה צריך דרך נוספת כדי לפקח על זמינות המזומנים. בין אם אתה משתמש במערכת במזומן או צבירה, תזרים המזומנים שלך עשוי גם לא ישירות בקורלציה עם ההכנסות המדווחות שלך ואת ההוצאות אם אתה משלם בחזרה הלוואות, או אם אתה פוחת ציוד שכבר רכשת.
גיליונות מאזן: מאזן הוא תמונה של התמונה הפיננסית שלך ברגע מסוים בזמן. הוא כולל מידע על מה אתה הבעלים שלך ואת מה שאתה חייב. רשימת הנכסים שלך תכלול מזומנים בבנק, ציוד שרכשת בניכוי הסכום שהוא פוחת חשבונות חייבים או סכומים כי הם חייבים לך על המכירות שכבר ביצעת. רשימת ההתחייבויות במאזן שלך תכלול יתרות בגין הלוואות וכרטיסי אשראי, וחובות לטווח קצר שצברת כגון חשבונות לתשלום וחשבונות שירות שטרם נפרעו. על ידי הפחתת ההתחייבויות מהנכסים שלך, המאזן שלך מציג את השווי הנוכחי של החברה שלך. כאשר אתה יוצר מאזנים לאורך זמן, אתה יכול לראות איך הרווחים וההוצאות שלך שיחקו ויצרו עושר או חוב.מאזן מראה גם כמה מהשווי הנקי שלך הוא נוזל, וכמה קשורה בנכסים שאינם מספקים מזומנים זמינים.
דוחות תפעוליים: בנוסף לדוחות החשבונאיים כי העסק שלך נדרש להשלים על ידי סוכנויות מס ומלווים, אתה יכול ליצור דוחות מותאמים אישית לעקוב אחר כל דבר מן הערך הדולרי של המוצר הקו שלך מייצרת בעוד שעה, את נתוני המכירות עבור כל המכירות שלך כוח אדם. מספרים אלה הם קריטיים לקבלת החלטות אסטרטגיות. הם יכולים לעזור לך לזהות אילו היבטים של העסק שלך תשואה הרווח ביותר והם שווים ביותר בטיפוח. הם יכולים גם להפנות את תשומת הלב שלך לקשיים שניתן לתקן, כגון היבטים של הייצור כי לקחת יותר מדי זמן לעלות יותר מדי.
כיצד עסקים יכולים לעשות חשבונאות
העסק שלך יכול לעשות את החשבונאות שלך בבית או לשכור מקצועי מחוץ כדי לעזור עם התהליך. חברות רבות להשתמש היברידית של שתי גישות אלה, לאחר כוח פנימי להשלים כמה משימות כגון הנהלת חשבונות בסיסיים, ולאחר מכן התקשרות עם רואה חשבון חיצוני להשלים מסים שנתיים.
חשבונאות הבית מציע את היתרון של מישהו שמכיר את העסק שלך לעומק, ההקלטה הרווחים וההוצאות שלך. מנהל חשבונות המעורב עמוקות עם העסק שלך יוכל לזהות ולסווג פריטים על קבלות, לקבוע אם הם חומרים הכלולים במחיר שלך של סחורות שנמכרו או אספקה שאתה צריך מאחורי הקלעים ארגון. עם זאת, מנהל חשבונות פנימי לא יכול להיות המומחיות המקצועית כי מבחוץ יכול להביא לתערובת. ידע זה שימושי עבור יצירת מערכות כגון ההתקנה הראשונית שלך הנהלת חשבונות, וגם עבור לתפוס ניואנסים כגון הוצאות שאינן ניתנות לניכוי באופן לגיטימי.
מנהל חשבונות חיצוני יכול להביא ניסיון ופרספקטיבה לתהליכי החשבונאות של החברה שלך. כמקצוען, מנהל חשבונות זה ראה ככל הנראה את הספרים של מגוון רחב של עסקים והוא יכול להראות לך כיצד לעדכן את המערכות שלך כך שהם מספקים את המידע הדרוש לך יכול להיות מובן על ידי אנשי מקצוע אחרים כגון בנקאים רואי מס. עם זאת, מבחוץ לא יכול לעשות עבודה טובה כמו פנימאי בהבנה איך העסק שלך עובד ואיזה מידע אתה עשוי למצוא את שימושי ביותר. לדוגמה, רואה החשבון שלך כנראה לא יבין את סוגי המלאי שאתה נושא מנקודת מבט של merchandiser. עם זאת, מידע על איך קטגוריות שונות של סחורה נעות יכול להיות חיוני עבור כוונון עדין הרכש שלך.
סוגי תוכנות חשבונאות לעסקים
תוכנות חשבונאות מקוונות: Online חשבונאות תוכניות להציע לך את היתרון של syncing את מערכת הנהלת חשבונות עם חשבונות הבנק שלך. גישה זו מקלה על כניסה לעסקאות פשוט על ידי מציאת אותם בעדכוני הבנק שלך ולאחר מכן לחיצה על הלחצנים הנכונים. תכונה זו מקטינה את האפשרות כי תוכל לפספס את ההוצאות, כפי שאתה יכול אם היית מתחיל עם קבלות נייר ואיבד אחד. באמצעות תוכנת חשבונאות מקוונת גם מאפשר לך לגשת לתוכנית החשבונאות שלך מכל מחשב, ולא צורך להשתמש בשולחן העבודה שלך. עם זאת, תוכניות חשבונאות מקוונות לוקח יותר מאשר גירסאות שולחן העבודה כדי לעבד כל עסקה, והפעם מסתכם כאשר אתה עושה עשרות ערכים. כמו כן, בפועל של התאמת קבלות עם הזנות הבנק יכול להיות איטי ומסורבל, ואת השלב הזה הוא הכרחי אם רכישה אחת כוללת פריטים בקטגוריות מרובות כגון חומרים ואספקה. QuickBooks הוא הפופולרי ביותר בדירוג ביותר באינטרנט חשבונאות תוכנה. Xero נחשב מאוד עבור משתמשי מקינטוש, ו Zoho עובד טוב במיוחד עבור עסקים קטנים מאוד.
תוכנת מחשב שולחני: למרות תוכניות חשבונאות מקוונת כבר גדל בפופולריות, גרסאות שולחן העבודה עדיין מציעים יתרונות עבור משתמשים רבים. אתה יכול לקנות תוכנית חשבונאות שולחן עבודה עם רכישה חד פעמית, בעוד תוכניות מקוונות תשלום חודשי תשלום חודשי. כאשר אתה משתמש בתוכנית שולחן העבודה, כל המידע שלך זמין במחשב שלך, במקום ממוקם בענן שבו הוא חשוף לבעיות אבטחה וכשלים במערכת נרחבת. מערכות מחשוב שולחני נוטות להיות פשוטות בהרבה ממערכות מבוססות ענן, ולכן קל יותר לאתר ולזהות שגיאות וחוסר עקביות. בגלל הפשטות היחסית שלהם, מערכות שולחן העבודה הן גם יותר קל להתאים לצרכים האישיים של החברה שלך.
מערכות חשבונאות מותאמות אישית וידניות
אתה בעצם לא צריך תוכנות חשבונאות בכלל אם העסק שלך הוא קטן הצרכים שלך הם פשוטים. תוכל לעצב גיליונות אלקטרוניים באמצעות Excel או Google Sheets שיעזרו לך לעקוב אחר המשתנים שאתה צריך לדעת ולהוסיף אותם, כגון הוצאות מסווגות ורווחים שוטפים. תוכניות אלה יעזרו לך לשמור ולארגן את המידע שלך בכל דרך הגיוני עבור העסק שלך, וגיליונות אלקטרוניים homegrown להפוך מערכות חשבונאות לגיטימי לחלוטין כל עוד הם אומרים לך מה שאתה צריך לדעת לשלם מסים שלך ולהבין את הפעולות שלך. לדוגמה, אתה יכול להגדיר מערכת שכר כי יומני שעות שהוצאה על משימות ספציפיות כגון ייצור. לאחר מכן תוכל להשתמש בנתונים אלה כדי לחשב את הערך הדולרי הממוצע של מוצר המיוצר לשעת ייצור, ואתה יכול לראות את האופן שבו משתנה נתון זה שבוע אחר שבוע.
אבל אתה אפילו לא צריך מחשב לעשות עסקים חשבונאות. זה לגיטימי לחלוטין כדי לשמור בכתב יד ספרי החשבונות, כמו בעלי עסקים עשו במשך מאות שנים. חנויות לציוד משרדי מוכרות ספרי חשבונאות עם עמודות בגודל מתאים, וניתן להשתמש בהן לרשימה ולסווג הכנסות והוצאות. עם מערכת חשבונאית ידנית, אתה צריך להוסיף את כל הנתונים ביד, אשר מגדיל באופן דרמטי את כמות הזמן שאתה משקיע על חשבונאות. עם זאת, מערכות חשבונאיות ידניות אינן חשופות לסוגי תקלות במחשב ולסיכונים של נתונים שאבדו כאשר אתה נתקל במערכות ממוחשבות. נכון, הבית שלך יכול לשרוף ואתה יכול לאבד את הספר שלך, אבל כשלים בחומרה הם הרבה יותר נפוץ מאשר שריפות הבית.
כניסה בודדת לעומת חשבונאות כניסה כפולה
אם העסק שלך הוא קטן יחסית פשוט, אתה יכול גם לבחור בין הנהלת חשבונות חד פעמיים ו פעמיים. מערכת אחת כניסה פשוט עוקב אחר מה שאתה השקיע והרוויח, ואת מסכם את הסכומים האלה. אם אתה משתמש בספר חשבונות בכתב יד או אם יצרת גיליונות אלקטרוניים משלך, סביר להניח שאתה משתמש בחשבונאות אחת. מערכת כניסה כפולה מסנכרנת את המידע החשבונאי שלך עם חשבונות הבנק שלך ומידע אחר הרלוונטי למאזן שלך. בכל פעם שתציין שהחברה שלך הרוויחה הכנסות, תוכל לבצע (או את התוכנה החשבונאית שלך) ערך מקביל המציג היכן הכסף מופיע בעסק שלך, כגון בחשבון בנק מסוים. באופן דומה, בכל פעם שאתה משלם עבור הוצאה, מערכת כניסה כפולה מראה כיצד החברה שלך הוציא את הכסף. אין דרישה משפטית כי אתה שומר על מערכת הנהלת חשבונות פעמיים כניסה, אבל אם אתה שומר ספרים כניסה בודדת אתה צריך לפתח דרך להשוות ליישב את המערכת החשבונאית שלך עם הנכסים הנוכחיים שלך.
בחירת מערכת חשבונאות נכונה
אין מערכת חשבונאית המתאימה לכל עסק. כשאתה בוחר כיצד להגדיר את הספרים של החברה שלך, חשוב איזה סוג של מידע אתה צריך ביותר, ומה המשאבים שאתה מוכן להקדיש לקראת מקבל את זה. אם אתה שונא לעבוד עם מספרים והם בקושי הגיוני לך, לשכור מקצועי מחוץ, אבל עדיין מנסה ללמוד כמה שאתה יכול להבין את הדוחות שאתה מקבל. אם יש לך זמן ועניין, לעשות כמה שיותר חשבונאות משלך ככל האפשר. המידע שתקבל יהיה רלוונטי ומשמעותי, ותוכל לקבל תובנות חשובות לגבי האופן שבו העסק שלך יכול להיות המוצלח ביותר.
