עסקים אשר שומרים על קופה קטנה כדי לשלם עבור צרכי קטן, על פי דרישה צריך ליישם מזומנים נאותה ביקורת נהלים בדיקה כדי להבטיח כי העובדים להשתמש במזומן קטן עבור הסיבות המתאימות בחשבון כראוי עבור מזערי במזומן כמו בשימוש. במידת האפשר, אדם שאין לו גישה לקופה הזעירה צריך להיות האחראי לביקורת מזומנים זעירים.
עיתוי של ביקורות
ביקורת על קופה קטנה צריכה להתבצע באופן אקראי וללא הודעה לעובדים אחרים. ללא ביקורת אקראית, עובדים "ללוות" מזומן קטן מסיבות אישיות יש זמן לשים את הכסף בחזרה במקום לפני שאתה מבקר את הכספים.
סה"כ התוכן
איזון הכסף הזעיר בתיבה או במגירה הוא הצעד הראשון בביקורת. הסכום הכולל של כל הכסף הזעיר בתוספת תקבולים עבור פריטים קטנוניים במזומן שימש לשלם עבור צריך להיות שווה את הסכום הכולל של מזומנים זעירים המוחזקים לשימוש. לדוגמה, אם אתה שומר על 500 $ במזומן קטן יש 150 $ קבלות על הוצאות במזומן קטנוני, אתה צריך 350 $ במזומן הנותרים במגירה. לא ידוע על כסף או קבלות יש לציין בדוח הביקורת, וכל העובדים עם גישה לקופה קטנה יש לחקור על ההבדל.
בדוק את התקבולים
כל קבלה צריך להסביר בבירור את הפריט (ים) שנרכשו. אם הפריט (ים) שנרכשו אינו ברור מהקבלה עצמה, יש לציין את הפריט (ים) על גבי הקבלה יחד עם כל הסבר הדרוש להוצאה. כל פריט שנרכש אמור לייצג שימוש הולם בקופות המזומנים הקטנות ויאושר על ידי מנהל או מפקח, כמפורט במדיניות החברה. כל שימוש לא הולם במזומן קטן, כגון פריטים אישיים, יש לציין בדו"ח שלך. כל שימוש במזומן קטן כדי לכסות הוצאות תפעול רגילות יש לציין בדו"ח שלך והסביר על ידי העובדים, כך שתוכל לקבוע אם שינויים צריך להיות נהלים ההפעלה כדי לכסות את העלויות האלה בדרך אחרת.
סקור את ספר החשבונות הראשי
כל חשבון מזערי צריך להיות משתקף כראוי על החשבונאות הכללית החשבונות. בדוק את הקבלות להסבר ההוצאות, ולוודא כי ההוצאה נרשמה לחשבון הוצאות ספר ראשי תקין.
אמת את הפריטים שנרכשו
ככל האפשר, אתה צריך לשאול כדי לראות את הפריט (ים) שנרכשו עם מזומנים קטנוניים, במיוחד במקרה של מוצרים שאינם מתכלים. אם העובדים השתמשו במזומן קטן לרכוש ציוד קטן או צרכים אחרים שאינם מתכלים, העובדים צריכים להיות מסוגלים להראות לך את המיקום של הפריט (ים).
