Google Docs הוא כלי רב עוצמה לשיתוף קבצים, שבו עסקים יכולים להשתמש כדי לפרסם לוחות זמנים לעבודה. תוכל להשיג זאת על ידי יצירת לוח הזמנים ישירות ב- Google Docs. כאשר אתה מפרסם באופן קבוע את לוח הזמנים של העובד, אתה מונע תקלות שעשויות להוביל לכך שהמשמרות חשפו עובדים שלא הבינו שהם אמורים לעבוד.
השתמש חינם תבניות עבודה לוח זמנים
Google Docs מחזיקה ספריה ענקית של תבניות חינם לשימוש. כדי לגשת לתבנית, פתח מסמך Google Docs חדש ולאחר מכן חפש תבניות עם המילים "תזמון עבודה". רוב לוחות הזמנים העבודה עובד בפורמט שבוע לשבוע, כי מעסיקים לפרסם על בסיס שבועי. אם אין תבנית העונה על צורכי לוח הזמנים, צור תזמון מותאם אישית בתוכנית אחרת.
יצירת תזמון מותאם אישית
בדומה ל- Google Docs, ל- Google Sheets יש תבניות שמנהלים יכולים להתאים אישית. מצא אותם ב- Sheets מתחת לתפריט גלריית התבניות. כל שעליך לעשות הוא לבחור תזמון מהרשימה ולאחר מכן להתאים אישית את השדות על ידי החלפת נתוני תבנית עם תאריכי לוח הזמנים ושמות העובדים. מחק כל שורה ועמודות שאינן נחוצות.
צור לוח זמנים מאפס על ידי פתיחת קובץ חדש. לחץ על התחל גיליון אלקטרוני חדש בדף הראשי והשתמש בכותרת כדי לתייג את המסמך בשם "תזמון שבועי" או שם אחר הרצוי. השתמש בשורה הראשונה כדי להגדיר את התאריכים שבהם לוח הזמנים מכסה.
לאחר מכן, צור תרשים שבו כותרות העמודות האופקיות מפרטות את ימי השבוע ואת רשימת השורות זמני המעבר. הכנס שמות עובדים בתיבות המשמרת המתאימות. שמור את הקובץ ב- Google Docs תחת שם קובץ מתאים.
ניהול הרשאות עובדים
מעסיקים רוצים עובדים לקרוא את לוח הזמנים ואולי להוריד קובץ לשמור על מחשבים אישיים או התקנים. עם זאת, עובדים לא צריך להיות מותר לערוך את לוח הזמנים. כברירת מחדל, Google Docs מאפשר לעובדים לקרוא ולהוריד קבצים ששותפו אליהם.
שתף קבצים על ידי לחיצה על הסמל עם צללית של אדם וסימן פלוס המייצג "שתף". הזן את כתובות הדוא"ל של העובדים שאיתם ברצונך לשתף את הקובץ. בדוק את ההרשאות לפני שליחת קישור הדואר האלקטרוני כדי לוודא שהמסמך הוא לקריאה בלבד.
לקבלת הרשאות, בחר באפשרות "הצג" במקום "ערוך" ולאחר מכן בחר בלחצן שתף כדי לפרסם את לוח הזמנים של העובדים. העובדים מקבלים הודעת דוא"ל המודיעה להם על לוח זמנים חדש שפורסם. הודעת האימייל כוללת קישור ללוח הזמנים.
קבע לוחות זמנים רגילים
שמירה על תבנית של לוח הזמנים עושה תזמון שבועי קל יותר. הגדרת יום ושעה סטנדרטיים כדי לפרסם את לוח הזמנים ולשתף אותו עם כל העובדים באמצעות דוא"ל באותו זמן.
תן שם לקובצי לוח הזמנים בצורה קלה לחיפוש, כגון "15 בינואר Shift Schedule". זה מפחית בלבול ומאפשר לעובדים לציין תזמון פערים או בעיות במהירות. צור מדיניות חברה הדורשת מעובדים לספק את ההודעה הרצויה לשינויים בלוח הזמנים.
