עסקים רבים בעיה המחאות מן החשבונות שלהם payable המחלקה על מנת לעמוד בהתחייבויות הפיננסיות. התחייבויות פיננסיות אלה כוללות תשלומים לספקים, תשלומי ריבית למלווים או התחייבויות מס ממשלתיות. מחלקת חשבונות זכאים מקבלת חשבונית או בקשת בדיקה, שבה היא משתמשת כדי לגבות את התשלום מתבצע. המחאות מציעות מספר יתרונות לעסקים.
שובל נייר
אחד היתרונות של שימוש בצ 'קים כולל את שביל נייר השאיר את ההמחאה. כל המחאה יוצרת מסמך נייר המפרט פרטים שקיבלו את התשלום, באיזה יום בוצע התשלום והסכום הדולרי של התשלום. החברה יכולה לסקור כאשר המחאה פינתה את הבנק יחד עם מידע לגבי מי חתם על ההמחאה. נתיב הנייר שנוצר על ידי ההמחאה מאפשר לחברה לשמור על רישומה. חברות מסוימות להשתמש בדיקות כפולות, לשמור עותק של המחאה על רשומות משלה. עובדים בחברות אלו יכולים להתייחס לבדיקות קודמות כאשר מתעוררות שאלות.
אבטחה
בדיקות נייר מציעות את היתרון של אבטחה נוספת עבור תשלומים בדואר. רק נמען השם יכול להציג בדיקת נייר לתשלום. אם הנמען מכחיש לקבל את ההמחאה, החברה יכולה ליצור קשר עם הבנק כדי לוודא מי הציג את ההמחאה. כל פערים ניתן לפתור עם הבנק ישירות. גם כמה בעלי עסקים קטנים עשויים לשקול לשלם ספקים או המלווים עם מזומנים. מזומן אינו מספק הוכחה בכתב כי התשלום בוצע משאיר את בעל העסק פתוח להיות מחויב שוב עבור הסכום.
שליטה
בדיקות נייר לספק את העסק עם היכולת לשלוט על התשלומים שבוצעו. מספר אמצעי בקרה קיימים במחלקת חשבונות זכאים על מנת להבטיח כי בדיקות נכתבים הנמען הנכון עבור הסכום הנכון. עובד אחד עשוי לאשר המחאה להיכתב לאחר עיון בתיעוד הגיבוי. עובד אחר בעצם מדפיס את ההמחאות. מנהל בכיר חותם על ההמחאות. זה מספק שלושה עובדים להשתתף בתהליך התשלום המחאה, למזער את הפוטנציאל של שגיאות או הונאה. עסקים גם משתמשים בדיקות ממוספרות מראש. בדיקות ממוספרות מאפשרות לחברה לזהות מיידית את המחאות החסרות ולנקוט פעולה למניעת פדיונות של המחאות.
לצוף
יתרון סופי באמצעות בדיקות כולל את לצוף. Float מתייחס הזמן שעובר פעם החברה מדפיסה את המחאה עד הכסף עוזב את חשבון הבנק של החברה. במקרים רבים, הצוף קיים רק ליום אחד. עם זאת, החברה מרוויח ריבית עבור אותו יום נוסף לפני ההמחאה מוצג לתשלום.
