פיתוח מערכת ניהול קבצים מקיפה עבור המסעדה שלך מסייע לך לנהל את העובדים והעסקים. מערכות תיוק כפולות יעילות, במיוחד אם הקבצים מאוחסנים באינטרנט. קבצים עשויים להיות מאוחסנים במיקום קל למצוא, כמו ארון קבצים במשרד, ואנשי רגיש כוח אדם קבצים פיננסיים ניתן לשמור. מערכת פיזית קשה להעתיק קבצים צריך להיות נבחר על בסיס נפח של מידע שהוגש, בעוד מערכת תיוק באינטרנט יש אפשרויות נוספות.
בחר מערכת תיוק
קבצים המאוחסנים באינטרנט עשויים להיות מחולקים לקטגוריות חסויות ופתוחות. סיסמה להגן על מידע רגיש כגון קבצים פיננסיים או עובדים. קבצים שיש לגשת אליהם באופן קבוע על ידי עובדים עשויים להיות מאוחסנים בתיקיה משותפת תחת כותרות ספציפיות כגון ספקים, ספקים ותחזוקה. קבצים המאוחסנים בארון יכול להיות אלפביתי לפי נושא, או עבור קבצים בנפח גדול, לפי נושא עם חלוקת משנה לקטגוריה. לדוגמה, קובץ ספקים עשוי להכיל קבצים לפי אלפבית בודדים המזהים שמות של ספק או את החברות שלהם.
פיננסים
פיתוח מערכת תיוק המאפשרת גישה נוחה לדוחות כספיים חיונית לפעילויות יומיומיות, כמו גם דוחות חשבונאיים חודשיים, רבעוניים ושנתיים והכנת סוף שנה והכנת מס. יש לאחסן מידע פיננסי במקום מאובטח כגון תיבת נעילה או בקובץ מחשב המוגן בסיסמה. המסמכים כוללים חשבונות לתשלום וזכאים, משכורות, הלוואות וקווי אשראי, ביקורת פנימית וחיצונית ורשומות מס ותקבולים יומיים. סיווג קבצים בקווי זמן, כך שאלו שתתייחס אליהם באופן קבוע, כגון רשומות מכירות יומיות, נמצאים בהישג יד, ואלה שתבדוק מעת לעת, כגון דוחות רבעוניים, נמצאים בחלק האחורי של הקבינט.
תעסוקה
לארגן יישומים תעסוקה ריקים ומלאים, חומרי הדרכה והכשרה, לוחות זמנים לעבודה וחשבונות בכתב של דוחות עובדים, תלונות או נזיפות. זה האחרון מועיל אם העובד מתלונן על תלונה בנוגע לסיום, אפליה או הטרדה. אם קובץ העובד מכיל רשומות בריאות ומספרי ביטוח לאומי, סיווג את הקבצים בסדר מספרי ואחסן את מקש המספר במיקום אחר.
ספקים
מחלקים קובצי ספקים למזון, משקאות, בירה, משקאות חריפים ומסעדות. כלול קבצים בודדים עבור ספקים קיימים וספקים פוטנציאליים. הקבצים צריכים לכלול עותקים של חוזים, טופסי הזמנה, קבלות, מבני תמחור, לוחות זמנים למשלוח, שמות אנשי קשר ומספרי טלפון. באפשרותך לאחסן קובצי ספקים בקרבת דלת משלוח או במשרדו של המנהל לעיון קל.
ביטוח
קובצי ביטוח יכללו העתקי פוליסות ואת שמו ופרטי ההתקשרות של סוכן הביטוח המייצג כל פוליסה. הוסף תרשים חידוש כדי לציין מתי יש לבדוק את המדיניות. אחסן עותק של תיקי ביטוח מחוץ לאתר במקרה חירום.
בנייה ותחזוקה
אם מתקן המסעדה הוא בבעלות או שכור, לשמור על קובץ עבור תחזוקה ותיקונים הרשומה. כלול רשימה של ניקוי, הסרת אשפה, מיחזור, תחזוקה כללית, אינסטלציה וספקי שירות תיקון חשמל. לאחסן את המידע לתחזוקה של משחקי וידאו, תיבות נגינה או מכונות אוטומטיות. בדומה לקובצי ספקים, מספרי תחזוקה ומספרי חירום צריכים להיות ממוקמים במקום שבו כל עובד יכול לגשת אליהם במהירות, כגון עמדת מארחת, שולחן קופה, מאחורי הבר או במטבח.
בריאות ובטיחות
שמור על קובץ המוקדש לתיעוד בריאות ובטיחות. זה כולל עותק של דו"ח ות מחלקת הבריאות של המסעדה וציטוטים, כללים כתובים לגבי אמצעי בריאות העובד, כגון שטיפת ידיים, שימוש בכפפות ובשיער ובהוראות סניטיזציה מפורטות לציוד. כמו כן כוללים תיעוד של נהלים הקשורים בטיפול במזון, הכנה ואחסון. ליצור עותקים של כללים ותקנות רלוונטיים ולפרסם אותם במקומות המתאימים בהם העובדים בטוחים לראות אותם.
פגיעה ומקרה
צור קובץ כדי לכלול דיווחים על פציעות של עובדים ושל לקוחות. תיעוד לכל אירוע ולספק פרטים תומכים רבים ככל האפשר, כולל הגורם לפגיעה, הפעולה שננקטה בעקבות הפציעה והתוצאה. לכלול עותקים של דוחות המשטרה אם הרשויות נקראות למסעדה מכל סיבה שהיא.
