פגישות תקציב חשובים עבור עסקים קטנים יותר תאגידים גדולים כאחד. מפגשים אלה דנים כיצד התקציב פועל ומה השינויים צריכים להיעשות בתקציב כדי לעמוד ביעדי החברה. המפגשים גם הם לעצב את התקציב כדי להפוך את המעמד הפיננסי של העסק יותר מושך משקיעים ובעלי המניות, למשל. עקוב אחר כללי הפגישה הבסיסית לתקציב כדי לקבל את הדיונים הולך ואת מטרות הפגישה התקציב נפגשו.
בחר מועמדים
אם העסק הוא גדול או קטן, רק עובדים מסוימים בעסק צריך להשתתף בפגישה התקציב. מאחר שהתקציב יידון בפירוט, רוב המנהלים אינם סבורים כי התקציב רלוונטי לעובדים ברמת כניסה או לעובדים שאינם עובדים ישירות עם התקציב. בחר מועמדים פגישה כגון מנהלים, מנכ"ל, רואי חשבון אנליסטים פיננסיים, אם תפקידים אלה נמצאים בעסק.
סקירת הנחיות לפגישות
לפני תחילת הפגישה, יש לעיין בהנחיות או בכללי הפגישה. אלה יהיו שונים מכל חברה וכל מפגש תקציב, אבל יכול לכלול לא להפריע כאשר מישהו מדבר בעקבות סדר היום התקציב. ההנחיות נקבעו ויש לבחון אותן למטרתו הבלעדית של קיום פגישה מובנית בתקציב, בה ניתן לטפל בבעיות ולפתרון קונפליקטים.
עקוב אחר סדר היום
יש לכתוב אג'נדה לפני שתתקיים ישיבת התקציב. סדר היום יפרט את הנושאים שיש לטפל בהם בפגישה. זה יכול לכלול ארגון מחדש של התקציב, קיצוצים בתקציב או הגדלת ההכנסות בתקציב, למשל. סדר היום מאפשר למועמדים לדבר על הנושאים העומדים על הפרק, במקום לדון במידע לא רלוונטי, בין אם מדובר בתקציב או במידע אחר על החברה.
האזן לקלט
למרות שמנהלים רשאים לקבל את המכתב עבור רוב הפגישה התקציבית כמו הנושאים על סדר היום הם התייחסו, הרצפה צריכה להיות פתוחה עבור עובדים אחרים המשתתפים בפגישה. לפעמים פרספקטיבה חדשה על המצב יכולה לפתור חלק מהנושאים העיקריים הניצבים בפנינו. תשאל את זה קלט או דיונים יטופלו בסוף הפגישה, כאשר כל המידע הוצג בפני המועמדים.
הגדר יעדים חדשים
כלל אחד שאמור להיות נוכח בכל פגישה תקציבית הוא הגדרת מטרות חדשות, לאחר שכל הבעיות טופלו. פשוט להכיר בכך הבעיות הקיימות בתקציב לא עוזר להעביר את העסק קדימה. מטרות פיננסיות לסייע להעביר את העסק מתוך תקציב שאינו פונקציונלי אחד כי הוא מבצעית לחלוטין, למשל. הגדר מטרות תקציב חדשות בסוף הפגישה עם קלט מכל עובד נוכח.
