ישנן מגוון סיבות לכתוב מכתב עסקי לכל אחד מאות הקונסוליות הזרות ברחבי העולם. לדוגמה, ייתכן שתרצה לבקש מידע על ויזות או נסיעות, לשאול שאלות על סחר חוץ, לנהל מחקר לענייני חוץ, או לכתוב מכתב המלצה לסטודנט הנוסע לחו"ל לצורך התמחות.
זהה את השם, הכותרת והכתובת של האדם שאליו אתה פונה אל המכתב. כל קונסוליה זרה יש אתר מפורט המספק ספריית כוח אדם, יחד עם קישורים למחלקות שונות, אשר יכול לעזור לך לזהות את האדם שאליו אתה צריך כתובת ההתכתבות שלך.
עקוב אחר פרוטוקול עסקי מסורתי בעת כתיבת מכתב עסקי לקונסוליה. השתמש בשמו המלא של האדם ובכותרתו, בכתובת המחלקה ובקונסוליה, המתואמים לפי מערכת הדואר הבינלאומית של המדינה. כל מדינה משתנה, על פי ההנחיות המפורטות בסעיף "צור קשר" באתר הקונסוליה. אם אתה שולח מכתב להעתקה, ציין את התאריך בפינה השמאלית העליונה של המכתב. אם אתה שולח דוא"ל, ציין בבירור את מטרת ההתכתבות שלך בשורת הנושא.
כתוב מכתב מבוא הכולל הסבר מי אתה, מאיפה אתה, למה אתה כותב, ואם אתה כותב בשם אדם אחר או את עצמך. אם אתה כותב בשם תאגיד, ישות ממשלתית, ארגון בינלאומי או מוסד חינוכי, שים לב לשיוך לפי שם ומדינה את הכותרת ואת אישוריך.
כתוב הצהרה פשוטה כי בקצרה אך באופן תמציתי מתאר את מטרת ההתכתבות שלך. שפה מתורגמת או מפורשת יכולה לעתים קרובות להיות משמעויות כפולות, לכן היזהרו כדי למנוע טרמינולוגיה סלנג או collocquialism כי לא יכול להיות מובן בקלות על ידי קורא זר. לדוגמה, את הביטוי, "אני רוצה לגעת בסיס איתך" צריך להיות מוחלף עם, "אני כותב כדי לשאול אותך על …"
הגבל את המכתב שלך לנושא אחד ותהיה ספציפי לגבי התוצאה הרצויה לך מהתכתבות.
סיים את המכתב עם פתק תודה ולספק פרטים על איך אתה יכול להגיע. כלול תמיד את שמך המלא. לעולם אל תזייף או תכיל הצהרות מטעות או מאיימות במכתב לקונסוליה זרה.
התייעץ עם משרד הדואר המקומי שלך לגבי דרישות דואר וזמן אספקה משוער. אם אתה מצרף מעטפה עם חותמת עצמית, כדי להבטיח מענה מהיר למכתב שלך, ודא שיש לך את הכמות המתאימה של דמי דואר בארה"ב על מעטפת החזרה.
טיפים
-
אתרי הקונסוליה של ארצות הברית נכתבים באנגלית, ואילו הקונסוליות הזרות הבינלאומיות נכתבות בדרך כלל בשפה המקומית של המדינה עם קישור לגרסה אנגלית.
