תקציב תפעולי משמש כמפת דרכים לחברות לפרוש את תוכניותיהן הפיננסיות לשנה הקרובה. זה כולל גם הכנסות והוצאות, מוצג בדרך כלל בפורמט דוח רווח והפסד מספק דרך רבת ערך עבור החברה לתעד יעדים פיננסיים ומטרות עבור פעילויות היא רוצה להשיג קדימה.
כבעל עסק, אתה עשוי למצוא את עצמך זקוק לתקציב כדי להנחות ולתמוך בהחלטות הפיננסיות של החברה שלך. סוגי תקציב שונים קיימים בהתאם לסוג ההוצאות שאתה מתכנן, וחברות רבות משתמשות בגרסאות כגון תקציב דיביזיוני, תקציב לפי מרכז עלות, תקציב מלמעלה למטה או מלמטה למעלה מדי שנה כדי לתעד את היעדים שלהן ל -12 הבאים חודשים.
מהו תקציב הפעלה?
תקציב תפעולי הוא הצהרה צפויה של הכנסות תפעוליות והוצאות עבור חברה. היא אינה כוללת עלויות לרכישות הון או להשקעות, כגון עלות הקמת מחסן. תקציבי התפעול מתכנסים בדרך כלל על בסיס חודשי או רבעוני ומכסים תקופה של שנה.
ההוצאות כוללות את עלות המכירות (העלויות הישירות לייצור מוצר) והוצאות תפעוליות הקשורות בפעילויות המכירה והכלליות והחברתיות של החברה. בהתאם לרמת הפירוט, תקציב תפעולי עשוי לכלול גם את הפחת, הפחתות, הוצאות הריבית והוצאות המיסים הצפויים בשנה הקרובה.
תקציב תפעולי מורכב לעתים קרובות עם הוצאות על בסיס קו אחר כך שכאשר מתכננים את התקציב זה יכול להיות מעודן לפי פריט. לדוגמה, אם חברה יודעת כי היא תשלם יועץ עבור שלושת החודשים הראשונים של השנה, זה עוזר להיות פרט זה פריט בפירוט בתקציב, כך העלויות ניתן להסיר מהתקציב עבור שאר שנה. לחלופין, אם החברה יודעת כי שכר הדירה שלה יגדל בחודש יוני, זה יכול גם גורם זה לפריט פירוט הפריט שורה שלה.
חברות גדולות יותר, שיש להן אוגדות רבות או גופים אחרים, מרכיבות לעתים קרובות תקציבי הפעלה נפרדים עבור כל יחידה עסקית, ומאחדות אותן לתקציב ראשי אחד ברמת הסיכום של החברה כולה.
מה הם סוגים שונים של תקציבים?
חברות להשתמש סוגים שונים של תקציבים עבור מגוון רחב של סיבות, וכל אחד מארבעת הסוגים העיקריים או שיטות עובד במצבים שונים.
- תקצוב מצטבר: אולי השיטה הנפוצה ביותר בשימוש, תקצוב פשוטה. אחד פשוט לוקח את המספרים בפועל של החברה מהשנה שעברה ומגדיל או מקטין אותם באחוז מסוים. לדוגמה, חברה עשויה להגדיל את ההכנסות של 10 אחוזים בהכנסות המכירות עבור המוצר הנמכר ביותר שלה, ירידה של 5 אחוזים בהוצאות על שטחי משרדים שאינם בשימוש. זוהי שיטה נפוצה בגלל הקלות שלה אבל נוטה להתעלם השפעות חיצוניות כגון האינפלציה. בנוסף, מנהלים עשויים להעריך את הוצאות הצמיחה בשיעור גבוה יותר כדי לתת את המראה שהם תמיד באים תחת תקציב. שיטה זו תקצוב יכול disincentivize מנהלים לעשות מאמצים לקצץ בעלויות או להגביר את היעילות.
- תקציב מבוסס פעילות: סוג של תקציב מלמעלה למטה עם מטרות פלט כגון יעד של 150 מיליון דולר בהכנסות. תקציבים מלמעלה למטה כוללים מנהלים בכירים המנסחים תקציב ברמה גבוהה על פי מטרותיהם. תקציב זה ניתן למנהלי המחלקות כדי לקבוע את הפעילויות הנדרשות כדי לפגוע במטרה זו ואת העלויות של פעולות אלה.
- תקציב הצעת מחיר: סוג זה של תקציב דורש יותר מחשבה, והוא כרוך לשאול את השאלה אם כל פריט בתקציב יוצר ערך עבור לקוחות, עובדים ובעלי העניין האחרים של החברה.
- תקצוב מבוסס אפס: תקציב מסוג זה מניח שכל מחלקה מתחילה בתקציב אפס, וכל הוצאה מתוקצבת צריכה להיות מוצדקת לפני שהיא מתווספת. בעוד סוג זה של תקצוב הוא זמן רב, זה עובד עבור חברות שצריכות לבנות מחדש את הפעילות שלהם מבחינה כספית, או אחרת, צריך להפעיל שליטה הדוקה מאוד על ההוצאות. סוג זה של תקצוב הוא יעיל יותר עבור עלויות שיקול דעת, ולא את עלויות התפעול הליבה לשמור על העסק פועל.
למה אתה צריך תקציב תפעולי
חברות חייבות להיות מסוגלות לשמור על קשר עם המצב הכלכלי הנוכחי של העסק כדי להצליח, כמו גם הפרויקט מה הם מצפים בחודשים הבאים, כך שהם יכולים לתכנן הכנסות בשנה הקרובה והוצאות. תקציב תפעולי חשוב משום שהוא מעניק למנהלים דרך לקבוע ולהעביר את היעדים והמטרות הכלכליים שלה ל -12 החודשים הקרובים, וניתן להשתמש בו כדי להחזיק את העובדים ואת ההנהלה אחראים לאותם יעדים. אין זה נדיר שהחברות יכינו לוח זמנים המשווה את התקציב לתוצאות הכספיות בפועל בכל חודש, או לפחות בכל רבעון, כדי לראות כיצד הביצועים בפועל של החברה עוקבים אחר היעדים המתוקצבים שלה.
תקציב ההפעלה ותהליך התכנון מספקים גם הזדמנות לחברות להיות ערוכות במקרה של נסיבות בלתי צפויות. לדוגמה, חברה יכולה להגדיר את ההכנסות שלה ואת ההוצאות מטרות ולתכנן אותם כך שיש לה מספיק רווחיות לשים את הכסף לתוך קרן slush. הקרן יכולה לשמש במקרה של מיתון במשק, אובדן של ספק גדול, אובדן של לקוחות תכופים או כל סוג אחר של סוגיה עסקית שיכול להשפיע על תזרים המזומנים של החברה בצורה שלילית.
יצירת תקציב יעיל הוא חלק אמנות וחלק המדע. כבעל עסק, תצטרך להבין היכן להגדיר את סרגל במונחים של יצירת תקציב המשקף את סוג הביצועים כי הצוות שלך מסוגל, תוך התחשבות גם מה החברה שלך צריכה לעשות כדי לשמור על קשר עם או לנצח את המתחרים שלה ואת עמיתים להצטיין בשוק שלה. חשוב להגדיר מטרות תקציב ברמה גבוהה מספיק כי השוק וכל המשקיעים תופסים את החברה שלך כמנהיג וכאדם מצליח, אך לשמור על מטרות ברמה די מציאותית, כי אתה לא יוצר תפיסה שלילית על ידי החמצת המטרות.
דוגמאות תקציב
החברות בוחרות להרכיב תקציבים בדרכים שונות, בהתאם לגודל החברה, מבנהה, סוג עסקיה ושיקולים אחרים. לדוגמה, ייתכן שתחליט להרכיב תקציב לפי מחלקה, עם קטגוריות כגון מנכ"ל, כספים, מתקנים או IT. לכל אחד מהקטעים האלה יהיו אותם מרכיבים, כגון שכר, שכר טרחה, הוצאות מחשב ועלויות משרדיות.
חברות מסוימות מכינות את התקציב שלהן לפי מרכז עלות. מרכז עלות הוא מחלקה, ולא חלוקה. בחברה ייצור, זה יכול להיות מחלקת בודה או מחלקת תחזוקה. מחלקות אלו אחראיות להוצאות התפעול הישירות ואין להן כל מעורבות או שליטה בחלק הממכר או המניב של העסק. עבור סוג זה של התקציב, קשה לחשב את הרווח של כל מרכז עלות כי זה דורש הכנסות עלויות תקורה, כגון בניית שכר דירה, יוקצה.
דוגמה נוספת לתקציב היא השיטה של תקצוב מלמעלה למטה. תהליך זה לגיבוש תקציב כרוך בהגדרת מטרות ויעדי ניהול עבור החברה בראש, ולאחר מכן דחיקת מטרות ויעדים אלו למנהלי האגף של החברה. יעדי התקציב מוכתבים על ידי ההנהלה, ועל המחלקות למצוא דרך לבנות את התקציבים הנפרדים שלהם כדי לעמוד ביעדים ובמטרות שנקבעו על ידי מנהלים בכירים.
לסוג זה של תקצוב יש חסרון בכך שההנהלה הבינונית והמעורבת בחטיבות אינה לוקחת בעלות על התקציב משום שהיא לא נוצרה על ידם והוטלה עליהם. יש הטוענים כי תקצוב מלמעלה למטה אינו יעיל, משום שההנהלה מנותקת לעתים קרובות מהפרט של מה שקורה בשטח ועם הצרכים התפעוליים השוטפים של החברה.
תקצוב מלמטה הוא הפוך של תקציב מלמעלה למטה, והוא מתחיל עם אנשים בשטח. כל מחלקה אחראית על גיבושה של תקציבה שלה, ואנשי הצוות המעורבים בפעולות היום-יומיות הם בדרך כלל היודעים ביותר לגבי כל הפריטים על תקציבי המחלקות. מסיבה זו, תקציבים מלמטה למעלה נוטים להיות מפורטים יותר ובמקרים רבים, מדויקים יותר מהתקציבים מלמעלה למטה. התקציב עדיין בנוי על בסיס מטרות, אם כי, גם עם פירוט נוסף, זה יכול להיות שונה לחלוטין מהתוצאות בפועל של החברה.
תקצוב אתגרים: Sandbag או מתיחה?
תקצוב הוא לא קל כמו רק הוספת שיעור צמיחה או הפחתה על הכנסות והוצאות ולאחר מכן עושה הדבק להעתיק עבור כל אחד 12 חודשים בשנה הקרובה. במיוחד כאשר התקציב נבנה על ידי אנשים בשטח, עלולה להתעורר דילמה. אולי הצוות צריך להרכיב תקציב הכולל מטרות מתיחה, כי הם אופטימיים מאוד, אך ייתכן שיהיה קשה להגיע. או אולי הצוות צריך להרכיב תקציב כי הוא sandbagged, כלומר, המטרות הן יותר קל להגיע.
זהו נושא מסובך במיוחד כאשר העובדים יודעים שהבונוסים שלהם קשורים לביצועים שלהם כנגד התקציב, והוא יכול לבדוק את האתיקה של ההנהלה, במיוחד אם תקציב של שקי חול מוביל לתוצאות ביצועים גרועות יותר מעמיתיו או מתחריו, כולם בשם העובדים להבטיח את הבונוסים שלהם.
לכל גישה יש את הבעיות הפוטנציאליות שלה. אמנם יש משהו להיאמר עבור מתחת מבטיח ומעל אספקת, לעומת זאת, הגדרת מטרות למתוח יכול לדחוף אנשים וצוותים מחוץ לאזורי הנוחות שלהם להשיג תוצאות בלתי צפויות מראש או בלתי ניתנות להשגה, חיובי.
אם יעדי התקציב מקוממים מדי, העובדים יתחילו להתעלם מהתקציב או משאלת ההנהגה, ויכולתו להעריך את יכולות הצוות במדויק. בנוסף, אם תקציב ההכנסות נקבע ברמה שאינה ניתנת להשגה, וההוצאות התפעוליות, כגון שכירת שכר ומשכורות עבור עובדים נוספים, נקבעו בהתאם למכירות המנופחות, החברה יכולה בסופו של דבר להוציא יותר מדי כסף על משאבים שאינם מנוצלים.
תקציבי הון ותחזיות
תקציב ההון של החברה עשוי לקיים אינטראקציה עם תקציב ההפעלה, אבל זה נפרד לחלוטין כסף. תקציב ההון מפרט את התוכניות ואת ההכנסות וההוצאות הכרוכות בפרויקטים גדולים או יקרים, כגון רכישת ציוד ייצור חדש, בניית מחסן חדש או השקעה, והשקה של מוצר חדש. תקציב ההון נעשה לעתים קרובות גם על בסיס פרויקט על בסיס הפרויקט, והוא עשוי להיות המודל הפיננסי כמו הערך הנוכחי נטו או חישוב NPV, או שיעור התשואה הפנימי או חישוב IRR.
שתי השיטות הללו משמשות בדרך כלל, והן מציעות ניהול דרך להעריך את הכדאיות של הפרויקט, להעריך את כמות תזרים המזומנים שהמוצר יכול לייצר, לקבוע את שיעור התשואה על ההשקעה ולקבל החלטה האם או לא לקחת את הפרויקט. חברה יכולה לבצע שניים או שלושה תרחישים שונים של חישוב NPV או IRR עם הנחות שונות כדי לקבוע איזה יכול להפיק את הרווח הגדול ביותר עבור החברה.
חברות רבות גם להרכיב תחזית יחד עם התקציב התפעולי שלהם. למרות שזה עשוי להיראות כפילויות, התקציב מייצג את מה שהחברה רוצה להשיג, כגון גידול מסוים במכירות השנה, ירידה מסוימת בהוצאות או מספר מסוים של עובדים נוספים.
התחזית, לעומת זאת, מייצגת רעיון קרוב יותר למציאות הכלכלית. החברה יוצרת תחזית בתחילת השנה, והיא עשויה להיות דומה מאוד לתקציב בינואר. עם זאת, כמו התוצאות האמיתיות להתגלגל, החברה יעדכן את התחזית מבוסס על מה באמת קורה, אשר עשוי או לא יכול להידמות התקציב. תחזית מציעה ניהול כלי כדי לעזור עם תכנון לטווח קצר כדי לנתב מחדש את המאמצים אם החברה נראית כאילו זה לא יכול לעמוד ביעדי התקציב שלה או הכנסות או הוצאות.
