תקשורת משרדית יכולה להיות מונעת בעיקר על ידי דואר אלקטרוני והודעות מיידיות, אך כמעט כל משרד עדיין מקבל ומעבד כמות עצומה של ניירת. ואכן, על פי הסוכנות להגנת הסביבה בארה"ב, עובד המשרד הממוצע מטפל כ -10,000 גליונות נייר מדי שנה, או בממוצע של כ 2 קילו של נייר ומוצרי קרטון מדי יום. נהלים טובים יותר של ניהול דואר אלקטרוני יכולים לעבור דרך ארוכה לקראת הבטחת זרימה חלקה של תקשורת פנימית וחיצונית.
צוות מתאים
אפילו עסקים קטנים יכולים להפיק תועלת מייעוד אדם אחד לטפל בכל הדואר הנכנס והיוצא כדי להבטיח ששום דבר לא הולך לאיבוד או misedirected בדרכו אל היעד שלה. ככל שהארגון גדול יותר, יש להקצות יותר אנשי צוות לקבל, לאסוף, להפיץ ולאסוף את כל הדואר והחבילות של החברה. עם הדוא"ל להיות בחירה פופולרית יותר עבור תקשורת והפצה של מסמכים רשמיים, טיפול בנייר נייר יכול להיות רק חלק תיאור העבודה של העובד, בהתאם נפח הדואר שעובר את הרגיל תקשורת ארגונית ערוצי. עבור משלוחים מסחריים (למשל, UPS, FedEx, DHL), פקידת הקבלה היא בדרך כלל האדם הטוב ביותר לקבל ולחתום עבור חבילות נכנסות בגלל המיקום העיקרי שלה. בדרך כלל אין זה רעיון טוב למסור את כל שאר חובות הדואר אל פקידת הקבלה, שכן אחריות זו מחייבת לעתים קרובות שהיא תעזוב את שולחנה ללא השגחה במשך תקופות זמן ארוכות.
יצירת תרשימי זרימת תפוצה של דואר
מנהלים ועובדים האחראים להפצת דואר צריכים לשתף פעולה על פיתוח הנחיות - באמצעות תרשימי זרימה, רשימות פעולות לביצוע או כל פורמט שהחברה שלך תהיה הכי נוחה בו - כך שכל העובדים, ובמיוחד הצוות שיפקח על ההפצה וההעברה של הדואר, יבואו בעקבותיהם. זה צריך לקחת בחשבון בכל שלב של איסוף דואר: איסוף הדואר במרכז איסוף מרכזי (קופסת דואר, דואר, דואר החברה הארגונית, אנשי משלוח החבילה או תיבת דואר קונבנציונאלי); איסוף במיקום מסוים במשרד המיועד אך ורק למיון דואר; הפצתו לתיבות דואר מחלקיות או נפרדות או למסירה ידנית לכל משרד; איסוף דואר יוצא ולוודא כי כל הדואר היוצא הוא לטפל כראוי חותמת; ושמירה על איסוף / מיון שטח איזור מסודר ומלאי.
ספק אספקה נדרשת
ודא כי אוסף הדואר / תחנת הפצה יש את כל האמצעים הצוות צריך לעשות את עבודתו. אם החברה שלך היא גדולה מספיק, כך הפצת הדואר נעשה ביעילות רבה יותר באמצעות מיקום מרכזי, להקים מארגן דואר אלקטרוני / ספרות חסון או סדרן דואר עם הרבה cubbyholes עבור כל מחלקה או חבר צוות ברור תווית כל אחד. מחלקות ידרוש cubbyholes גדול יותר מאשר יחידים, כך לתת להם שפע של מקום.שמור על ארון מצויד היטב או שולחן עם לחמניות קלטת ומכשירים קלטת; חומר אריזה; מעטפות; תוויות החזרה בגדלים שונים מודפסים מראש עם כתובת החברה שלך; תוויות דיוור בגדלים שונים מודפסים מראש עם כמה היעדים הנפוצים ביותר של החברה שלך; תאריך ותאריך חותמות; סולם חבילה; עטים; סמנים; פחי אחסון; ויד משאית קטנה או דולי. אל תשכח לכלול מגרסה בגודל תעשייתי ומיכלי מיחזור. אם החברה שלך עובר יותר דואר מאשר אדם אחד יכול לגרוס או למחזר, לשקול חוזה עם מסמך חיצוני וניהול / מיחזור החברה להתמודד עם העבודה בשבילך.
עקוב אחר כל הדואר הנכנס והיוצא
יצירת מערכת דואר אלקטרוני לניהול מעקב אחר כל הדואר הנכנס והיוצא. אם העסק שלך הוא רק אתה ועוזר, אתה יכול לדלג על שלב זה, אבל אם אתה לפקח על מחלקה גדולה או חברה עם עשרות עובדים, ליצור מערכת אשר יהיה לעקוב אחר התאריכים הדואר מגיע, ואם יש צורך, עבור מי. חשוב במיוחד ליצור מערכות אלו אם החברה שלך מקבלת הרבה מסמכים וחבילות משפטיים רגישים. פריטים ללכת לאיבוד במשרדים קטנים אפילו לעתים קרובות יותר ממה שאתה חושב; עדיף להימנע ממצבים מתסכלים אלה על ידי יצירת גיליון אלקטרוני בסיסי של Excel, לדוגמה, המציג כאשר החבילה נכנסת וכאשר היא נתבעה על ידי הנמען או הנציג שלה.
