כדי לנצל את תקנות מס ההכנסה הפנימיות בנוגע למלגות, על הארגון לבקש אישור מראש, לפני הענקת כספי המענק. הקמת מלגות תחת הכללים IRS כרוך הגדרת הלימוד בחירה הליכים תואמים, לספק את כל המידע המבוקש ומסירת ניירת עם סוכנות המס הפדרלי.
הגדרות IRS
הוראות ותקנות בפרסומים הרשמיים של IRS המספקים הנחיות לגבי הקמת מלגות כראוי מתייחסים שוב ושוב למענקים. הגדרת ה- IRS של "מענק" כוללת מלגות. בהוראותיה של הסוכנות לעסקים, ארגונים ויחידים להגיש בקשה לאישור מראש למענקים, משמעות הדבר היא גם מענקים והשתלמויות, בין יתר ההוצאות.
צריך אישור מראש
אם המענק נעשה לאדם למימון השכלה או נסיעות לפני קבלת אישור IRS על נהלי ההענקה של הארגון, כספי המענק מטופלים כהוצאה חייבת לפי תקנות מס הכנסה.
השגת אישור
יש להעניק מלגות על בסיס ללא הבחנה למקבלי מענקים, והליכי האובייקטיביות המשמשים בתהליך חייבים להיות מאושרים כדי לקבל אישור של IRS. מס הכנסה גם מחייב את הארגון לבחור מענקי אשר סביר להניח להצליח בפעילות במימון ולפקח על מקבלי המלגה כדי לקבוע אם התחייבויות נפגשו. מס הכנסה קובע כי לא קיים אב טיפוס עבור המתודולוגיה הארגון בוחר לעמוד בהנחיות אלה: כל ארגון יכול לפתח נהלים משלה בהקמת ומתן כספי המלגה כל עוד התוצאות הסופיות לדבוק תקנות פדרליות.
תוכניות החברה
תוכניות מלגות שנוצרו על ידי עסקים להעניק פרסים לעובדים או קרובי משפחה של עובדים מטופלים קצת אחרת תחת כללי IRS. כדי להקים תוכנית מלגות מסוג זה, החברה גם צריך לבקש אישור מראש. מלבד הפגישה דרישות IRS שלטון כל תוכניות מענק, החברה חייבת לציית לתקנות נוספות. אלה כוללים עמידה בעקרונות הבסוס על התקדמות חינוכית עבור המקבלים ולא כתוספת פיצוי לעובדים נבחרים. ועדה עצמאית חייבת לבחור מקבלי המלגות, ולא ניתן להשתמש במלגות כחלק מחבילות הטבות לעובדים.
הגשת המסמכים
ארגונים המחפשים אישור מראש פטורה ממס לתוכנית מענק יכול להגיש טופס IRS 8940 - בקשה לקביעת שונות. לאחר שארגון מקבל אישור מראש של IRS על מערכת פרסים, הישות תהיה חופשייה ליישם את אותם סטנדרטים ונהלים לתכניות מענק נוספות מבלי לבקש אישור מראש ממס הכנסה.
