תקצוב מהווה את הבסיס לביצוע עתידי של החברה. מנהלים יוצרים את התקציב הצפוי לתנאים הפיננסיים ולציפיות השוק לתקופות עתידיות. מנהלים אלה מחושבים הכנסות והוצאות לתקופה המתוקצבת. כאשר התקופה המשתקפת בתקציב מגיעה, המנהלים משווים את ההוצאות בפועל למספרי התקציב ומעריכים את ביצועי המחלקה.
צור תקציב
יצירת תקציב החברה כרוכה בכל מחלקה בארגון. מחלקת המכירות צופה את תנאי השוק ומעריכה הכנסות עתידיות ליצירת תקציב מכירות. מחלקת הייצור משתמשת במידע זה כדי ליצור תקציב ייצור הצפוי לחומר, עלויות עבודה ועלויות תקורה. מנהלים מנהליים ומכירות צופים את הוצאותיהם בשנה הקרובה. מנהל תקציב מרכז את התקשורת בין כל מחלקה ומרכיב כל סעיף לתקציב ראשי ויוצר דוחות כספיים מתוקצבים.
למדוד תוצאות בפועל
מחלקת החשבונאות רושמת עסקאות חודשיות בספר החשבונות הראשי. רואה החשבון יוצר דוחות כספיים שוטפים כדי לתקשר את התוצאות הכספיות של החברה. רואה החשבון גם יוצר דוחות כספיים אשר מתקשרים פעילות המכירות והוצאות מחלקת עבור מחלקות בודדות. רואה החשבון מפיץ את דיווחי המחלקה למנהלי המחלקות המתאימים ולמנהל המלא של מנהל התקציב.
חישוב שונות התקציב
מנהל התקציב משווה את הוצאות המכירות בפועל לחול למכירות וההוצאות המתוקצבות. ההפרש בין הסכומים בפועל לבין התקציבים שווה לשונות התקציב. מנהל התקציב משלב את המספרים בפועל, את מספרי התקציב ואת מספרי השונות של התקציב בדוח אחד עבור כל מחלקה. מנהל התקציב מפיץ דו"ח זה למנהלי המחלקות ולמנהלים.
להעריך ביצועים
הבדלים בתקציב משמשים להערכת הביצועים של מנהלי מחלקות בודדים. ככל שהשונות גדולה יותר, כך שואלים שאלות רבות יותר לגבי הסכומים. על מנהלי האגף להסביר את הסיבה לשונות התקציב. אם למנהל התקציב יש הסבר סביר או שהמצב יוצא משליטתם, הביצועים שלהם אינם מושפעים לרעה. אם שונות התקציב קיימת עקב ניהול כושל של מנהל המחלקה, הערכת המנהל תהיה שלילית.
