כיצד לכתוב נהלים שכר

שכר הוא היבט מרכזי של כל עסק עם עובדים. על מנת שהעובדים ושכר המסים ישולמו בזמן ובדייקנות, מחלקת שכר צריכה להיות מובנית. כדי להשיג יעילות בתוך המחלקה, על המעסיק לתעד את נהלי השכר. בין אם השכר הוא גדול או קטן, נהלים שכר בכתב הם קריטיים לשכר מוצלח.

יצירת טפסים הליך שכר. מחלקת שכר בדרך כלל עובד בשיתוף פעולה הדוק עם מחלקת משאבי אנוש על מנת להבטיח את המשכורת הנכונה ואת היתרונות הטבות עובד. מספר טפסים משמשים בתהליך זה: גליונות זמן / כרטיסי זמן, טופס W-2, לוחות זמנים של שכר ו / או לוחות שנה, טופסי בקשה לחופשה, טופסי אישור הפקדה ישירה וגליונות ניטור של יום מחלה. אתה יכול לרכוש טפסים אלה בחנות נייר מכתבים או יש חברת דפוס מותאמת אישית אותם.

לתעד את הליכי השעון. מחלקת העבודה של ארה"ב מציינת כי ניתן להשתמש בכל מערכת ניטור אתה רוצה בתנאי שזה נכון ומלא. נהלים לשמירת הזמן צריכים לכלול מועדי הגשת לוחות זמנים ושיטה המשמשת לחישוב זמן העובדים.

לדוגמה, רשמו נהלים למחשוב ידני של כרטיסי זמן, כגון עיגול למעלה ולמטה לשעה הרביעית הקרובה ביותר. אם יש לך מערכת timekeeping כי באופן אוטומטי מעביר punches / swipes עובד לתוך התוכנה שכר, מסמך ההליכים שלך לביצוע עריכות. זה עשוי לכלול את מנהלי שישלח לך את השינויים לפני המועד האחרון.

רשום את תהליכי עיבוד השכר. להתאים את הליכי עיבוד שכר שלך כך שהוא תואם את מערכת השכר שלך. מערכת שכר יכול להיות ידני, בתוך הבית ממוחשב או חיצוני (במיקור חוץ). המדינה את כל הליכים עיבוד שכר עבור המערכת הספציפית שלך.

לדוגמה, נניח שיש לך מערכת ממוחשבת בתוך הבית, שבה צוות האתר שכר ותוכנות שכר משמש לעיבוד המשכורות. מסמך כיצד להשתמש בתוכנה. המדינה כיצד להזין את שכר העובדים וכיצד לעבד התאמות לשלם, הפקדות ישירות, מסים שכר, ימי תועלת, garnishments, הטבות ביטוח שעות נוספות לשלם. כלול צעדים לבדיקה כפולה של המשכורות לפני הדפסת המשכורות ולפני סגירת המשכורות.

אם יש לך תדרים מרובים לשלם (כגון שבועית דו שבועית), מסמך כיצד לעבד כל אחד. נהלי עיבוד השכר צריכים לכלול את כל שלבי העיבוד, מתחילת כל משכורת ועד סופה.

כלול לאחר עיבוד הליכים. למשל, נניח שיש לך מחלקת חשבונות או חברת מס חיצונית שמטפלת בענייני מס שכר של החברה. המדינה את הקבצים הדרושים ודוחות כי צריך להיות מועבר ולמי הפרט. המדינה אשר צריכה לקבל משכורות / לבזבז תשלום עבור הפצה כוללים חברות אחרות / אנשים שאיתם אתה חייב לקיים אינטראקציה. לדוגמה, אם מחלקת שכר לפנסיה קרנות התרומה לתוכנית הפנסיה מיד לאחר כל עיבוד שכר, כוללים את הצעדים הדרושים.

נהלי תיעוד מסמכים. המעסיק חייב לשמור רשומות שכר מינימום של שלוש שנים, על פי משרד העבודה. המדינה אחסון ותהליכי הגשת רישומים, W-2s, דוחות מס שכר, כרטיסי זמן ורשומות שכר אחרות.