בצורתו הפשוטה ביותר, בקרה פנימית היא סכום של כל מה שהעסק שלך עושה כדי לזהות ולהפחית סיכונים, על פי ארה"ב.מינהל עסקים קטנים, לעיתים קרובות צורכים כ -5% מההכנסות השנתיות של העסק. למרות עסקים מכל הגדלים עומדים בפני סיכונים של הונאה, גניבה והתעללות של נכסים עסקיים, עסקים קטנים עם הליכי תיעוד לקוי הם לעתים קרובות יותר פגיע. נהלי תיעוד לתרום, והם חלק, פנימי חזק שולט.
הגברת האחריות
בעוד שתהליכי תיעוד מפותחים מחזקים הן את הבקרות הפנימיות המניעות והן את הבלשים, הליכי תיעוד לקויים הם הסיבה העיקרית לכך שחלק מהעסקים אינם מגלים כי גניבה או הונאה מתרחשת עד שיהיה מאוחר מדי, "יומן כתב העת" מציין. הליכי תיעוד פורמליים מספקים הנחיות ליישום בקרות, והם מגדילים את האחריות, שכן על העובדים להוכיח ולאמת, ולא רק לציין, שהם עקבו אחר או ביצעו בקרה פנימית.
ערך הראיות
נהלי תיעוד יוצרים ראיות ניתנות למעקב, כולל מי היה מעורב במשימה או בעסקה פיננסית ומתי וכיצד היא הייתה מעורבת. אתה יכול ליצור נהלים כגון זמן ותאריך הטבעת כי העבודה מאחורי הקלעים, כמו גם לקבוע כללי תיעוד עבור העובדים לעקוב. שניהם חשובים באותה מידה עבור שחזור פעולות בעת מעקב אחר עסקאות ויצירת שבילי ביקורת. לדוגמה, תלושי שובר חתומים, העתקים של המחאות קטנות של חידוש מזומנים, תעודת זהות של העובד ותאריכי זמן ותאריך של מחשב, מספקים כולם ראיות ביקורת.
ניהול מידע מאובטח יותר
קבצים מצורפים בפועל או סרוקים, הערות שוליים בדוח פיננסי וביומן רישום עסקאות של מחשב הם דוגמאות להליכי תיעוד התורמים לחזק את בקרות ניהול המידע. הכל שימושי לתיעוד הסיבות לתיקון או התאמת נייר או רשומות עסקיות אלקטרוניות, אשר בסופו של דבר מסייע לך למנוע ולזהות הונאה וגניבת עובדים. חותמת זמן תואמת וראיות לאישור מוקדם, כגון ראשי התיבות של מנהל המחלקה, מחזקים עוד יותר את הפיקוח על ניהול המידע.
בקרת איכות טובה יותר
בנוסף למניעת הונאה פנימית וחיצונית, נהלי תיעוד מחסן וניהול מלאי יכולים לתמוך בבקרות איכות. אלה כוללים מחייב עובדי המחסן לספור, לבדוק ולתעד פגום סחורה נכנסות ויוצאות. נהלים למניעת הונאות וגניבות התורמים לבקרה פנימית טובה כוללים כלל תיעוד המחייב עובדים למלא, לחתום ולשלוח גיליון בחירה עבור כל הזמנת לקוח ותהליכי תיוג מתועדים, הרשומים ומזהים פריטי מלאי, כולל תיאורים, מספרי חלק, יחידות של מידה וכמויות.
