אם יש דבר אחד שהעובדים נוטים לאהוב פחות מפגישות, זה הזמן שבו שינו את הזמן של הפגישה, ואילצו אותם לשנות את לוחות הזמנים שלהם בהתאם. ובכל זאת, זה הרבה יותר גרוע עבור העובדים שלך להיות uninformed. שמור על העובדים שלך בלולאה על ידי כתיבת תזכורת התראה על השינוי. הם אולי לא אוהבים את המסר, אבל הם יעריכו כי התזכיר שלך - כמו כל הצורות הטובות ביותר של תקשורת פנימית - הוא קצר עד כדי כך.
כתוב את כותרת ההסברים של התזכיר שלך. סומק שמאל על ארבעה שורות נפרדות, חד פעמי, לכתוב "תאריך", "אל", "מ" ו "נושא". כל אחד צריך להיות ואחריו נקודתיים. לאחר "מאת:" כתוב את שמך ואת הכותרת שלך.
כתוב לא יותר משלוש פסקאות חד-פעמיות על שינוי זמן הפגישה, מרווח כפול בין פסקאות. בפסקה הראשונה, הצבע על הזמן הקודם ועל הזמן המתוכנן של הפגישה. ציין אם מיקום הפגישה השתנה או נשאר זהה.
הסבר את הסיבה לשינוי הזמן בצורה חיובית. העובדים עשויים לשאול מדוע הזמן של הפגישה השתנה, אבל יש פוטנציאל לסכן מידע ארגוני סודי. התייחס לנושא בצורה חיובית באומרו, "זמן הפגישה השתנה כדי להתאים טוב יותר את הצרכים ואת לוחות הזמנים של כל מי שנוכחותו נדרשת בפגישה."
לכתוב פסקה השלישית אופטימי. לדוגמה, "תודה מראש על שיתוף הפעולה שלך להתאים את השינוי בלוח הזמנים. אני מצפה לראות אותך (בזמן ובמקום של הפגישה)."
כתוב את ראשי התיבות שלך אחרי השם שלך עבור שבץ של נוכחות נוספת ואמינות. אתה לא צריך לחתום על החלק התחתון של תזכיר כי השם שלך מודפס בראש, בכותרת.
הגה וערוך את התזכיר שלך לפני שתפיץ אותו. לעולם אל תתן לעובד לתפוס שגיאה באחד מחומרי התקשורת שלך.
להפיץ את התזכיר כראוי ולחשיפה הטובה ביותר. זכור כי אתה לא רוצה להיעדר עובדים כדי לחזור על הקו המשרדי האגדי, "אני מניח שאני לא מקבל את התזכיר." החברה תזכירים רחב מתפרסמים לעתים קרובות חדרי ארוחת צהריים וחדרי הפסקה. עבור הוסיף "ביטוח", לעשות עותק של תזכיר עבור כל עובד ומכניסים אותו בתיבת הדואר שלו או על שולחנו.
