המפגשים יכולים להתערבל ללא תכנון נכון, אפילו עם מטרה ברורה ומשתתפים מתאימים. שימוש בסדר יום לתכנון פגישה יכול לסייע להתכנסות לרוץ בצורה חלקה ויעילה לטפל בבעיות מפתח או נושאים. תכנון מראש נותן לאלה המגיעים לפגישה הידע של מה לצפות, זמן להתכונן, ומספק סדר שבו הדברים יידונו. סיבה נוספת כי agendas פופולריים היא כי הם חוסכים את כולם זמן.
מהי אג'נדה?
במילים פשוטות, סדר היום הוא רשימה או תוכנית. רשימה זו כוללת נושאים ובעיות או נושאים שיידונו במהלך פגישה. יש מגוון של פורמטים של סדר היום; המטרה וסוג הפגישה יקבעו איזה פורמט סדר היום לשימוש. סוגים של אג'נדות המשמשים בדרך כלל כוללים פורמלי, רשמי, ממוקד ותוזמן. היכרות עם כל תבנית סדר היום יאפשר לך לבחור ביעילות את הסוג הנכון עבור הצרכים שלך.
פורמלי ו פורמלי
סדר יום לא פורמלי מתייחס בעיקרו לרשימה לא רשמית של פריטים שיידונו במהלך פגישה, ולעתים קרובות נזרק יחד ברגע האחרון. סדר יום פורמלי עוקב אחר פורמט. פורמט זה כולל את סוג הפגישה, רשימות מנחה הפגישה ורשימות כל המשתתפים. סדר היום עוקב אחר סדר מסוים: קריאה להזמנה, מסדר, דקות מהישיבה האחרונה, סוגיות פתוחות, עסקים חדשים ודחייה.
מתוזמן ומתוזמן
סדר היום מתעדכן לפי מערכת עדיפות. פריטים מקבלים הזמנה לפי חשיבות נתפסת לקבוצה. לאחר מכן נדונו הנושאים בסדר זה. לוחות זמנים מתוזמנים מתייחסים לשימוש בקו זמן מוגדר לפגישה - בדרך כלל שומר זמן מוקצה כדי לסייע במשימה. במתכונת זו, סדר היום ייקבע במרווחי זמן. לדוגמה, 9: 30-9: 35: socializing / warm-up, 9: 35-9: 40: ביקורת מטרת התוצאה הרצויה, 9: 40-9: 50: סקירה דקות מהפגישה האחרונה.
שורה תחתונה
אל תהסס לבקש קלט ממשתתפים אחרים בעת בניית סדר יום. המשתתפים יכולים לספק תובנות חשובות לגבי הנושאים או הנושאים שיש לדון בהם. לאחר המשתתפים המתאימים הוא המפתח לפגישה מתוכננת היטב מוצלח. כל סדר היום צריך להכיל את מטרת הפגישה; יש תוצאות ברורות; לסווג נושאים בסדר היום כמו שיתוף מידע או עיבוד מידע; ולסיים עם הנושא גלישת למעלה דיון על הצעדים הבאים.
