למרות ההתקדמות הטכנולוגית בתחום התקשורת האלקטרונית, מכונות הפקס נותרו שיטה חשובה להפצת מסמכים החל משנת 2015. גליונות הפקס של הפקס משרתים תפקיד חשוב בהדרכת נמענים לגבי מי צריך לקבל את הפקס, ומה יש בו.
סנדר ומקלט
אחד הפונקציות העיקריות של גיליון כיסוי של פקס הוא לזהות את השולח ואת המקלט של המסמך. בעוד גיליונות הכיסוי הם אופציונליים, היעדר מידע בסיסי ליצירת קשר עלול להוביל לשידורים שאבדו. אם הנמען המיועד אינו מרים את הפקס, ההתראה "נמען" על גיליון הכריכה עוזרת למסמך להגיע לאדם הנכון. בנוסף, נמען פקס שמזהה את שם השולח עשוי לפנות למסמך במהירות רבה יותר. חברות רבות יש תבנית מבוססי גיליון גליונות הפקס עם שמות שלהם לוגו כבר מודפס על הדף.
פרטי המסמך
גיליון כיסוי פקס אופייני כולל גם קטע מהסיבה לשליחת הפקס או הערות במארז המסמך. סעיף זה שימושי כאשר לשולח יש חששות לגבי השאלה אם מישהו ייקח את השידור ברצינות. אם עסק מגיש הצעה להצעת מחיר לא רצויה, לדוגמה, גיליון העטיפה עשוי לציין את ההטבה למקבל הקריאה באמצעות החומרים. פרטים על המסמכים עשויים גם להזכיר לנמען שחומרי הפקס עוקבים אחר דיון או הסכם קודמים.
תאריך ומספרי עמודים
תאריך השידור ומספר הדפים שנשלחו הם גם אלמנטים נפוצים על גיליון הכריכה. שניהם חשובים לצורך תיעוד ודיוק. תאריך על פקס מאפשר לשולח להוכיח כי הוא פגש הגשת מועמדות מסוימת. מספר הדפים בפקס חשוב מאוד להגנה מפני שידורים לא שלמים. דף הכריכה עשוי לכלול "5 עמודים, כולל גליון כיסוי". פעולה זו מתריעה על הנמען שההעברה צריכה להכיל חמישה עמודים בסך הכל. אם חסרים, הנמען יכול להזהיר את השולח למסמך חסר.
פרטים נוספים
עמוד שער הפקס משמש גם להעברת פרטיות וגילויי אבטחה עם מסמכים מסוימים. גופים ממשלתיים, מוסדות פיננסיים ומשרדים משפטיים הם בין הארגונים שעשויים להיות בעלי סודיות או הצהרות פרטיות על גיליון. הצהרה זו מתריעה בפני הנמען על אופיו העדין של המתחם ומסייעת בביצוע דין וחשבון בהגנה על מסמכים חסויים. פקסים יכולים גם לחייב את הנמען באופן חוקי לדרישות חוזיות או רגולטוריות. חברות מסוימות משתמשות בהעברת פקס כדי לשלוח מסמכים דמויי תזכיר, וכוללות רק את גיליון הכיסוי עם סיכום או הודעה קצרה בדף אחד.
