ישנם נהלי רכש רבים ותהליכים, אבל יש כמה נהלים כי צריך להיות משותף לכל מחלקות הרכש. אלה כוללים בחירת הספק, בקשת מידע, הגשת מכרזים, הערכת המכרז, פרס חוזה ופיקוח..
בחירת הספק
לארגונים יש בדרך כלל רשימה מועדפת של ספקים מאושרים שמתוחזקים על ידי מחלקת הרכש. אלו הן חברות אשר עברו תהליך מיון ונמצאו כמיטב יכולתן לספק את צרכי החברה.
מבקש מידע
כאשר יש דרישה לרכוש פריטים הספקים המועדפים הנוכחי אינם מסוגלים מקור, חברה בדרך כלל תחקור את השוק. הדרישה תישלח לספקים נבחרים שיבקשו הצעה. לבקשות בעלות ערך נמוך, בקשה לא רשמית לקבלת מידע או בקשה להצעת מחיר נשלחת לספקים מזוהים. עבור פריטים בעלי ערך גבוה יותר, יבוצע תהליך מלא של מכרז. זה יכול לעתים קרובות להימשך עד שישה חודשים מן הזיהוי של הצורך בפרס החוזה הסופי.
מכרז מחזירה
הספקים מתבקשים בדרך כלל להחזיר את המכרזים שלהם לקצין בשם לפי תאריך ותאריך ספציפיים. הצעות המחיר עשויות לכלול תיאור של השירות או הסחורה שהספק מציע, העלות המוצעת לביצוע העבודה הנדרשת או אספקת הציוד הדרוש, מידע פיננסי של החברה וכל שאלה שארגון הקניה ביקש מהספק הפוטנציאלי.
הערכת המכרז
לאחר המכרזים / הצעות מוחזרים, ארגון קונה בדרך כלל יש זמן מוגדר שבו כדי להעריך את ההחזרות, לקבל החלטה על חוזה ולהודיע גם ספקים מוצלחים ולא מוצלחים. לפני שליחת מסמכי המכרז, ארגון קונים יפתח קריטריונים להבקיע, אשר נגדם ימוינו המועמדים וידורגו. שיקולים כגון מחיר ואיכות הם הקריטריונים הבקיע הרגיל.
פרס חוזה
לאחר המכרזים הוערכו וניקוד, הספקים יקבלו הודעה עם אישור או דחייה. ספקים מצליחים גם הודיעו בכתב. שיטת הרכש הטובה ביותר היא להציע לספקים לא מוצלחים הזדמנות לתחקיר. זה מאפשר להם לברר מדוע ההצעה שלהם לא נבחרה כדי להבין טוב יותר מכרזים עתידיים.
סיכום החוזה
לאחר השירות / האספקה נמסר, הארגון קונה יבדוק כי איכות, כמות המפרט כבר נפגשו. בשלב זה, הארגון ינפיק תשלום. במקרים רבים, זה נוהג רגיל יש פגישה שלאחר החוזה בין הארגון קונה לאספקת הארגון. זה מספק הזדמנות עבור כל צד להציע משוב לפתח מסמך שלאחר המוות עבור פעילויות קבלניות עתידיות.
