מחסן עובר תהליך קבלת תקן כאשר המשלוחים מגיעים לחדש מלאי המלאי. רכז מחסן או פקיד מלאי יש הליך מוגדר לבדוק את כל המשלוחים שהתקבלו, כי הניירת מטופל ביעילות. אם אנשי המחסן נתקלים בבעיות קבלת, ניתן לטפל בבעיות במהירות, כך שהמשלוח הנכון זמין ללקוחות.
זיהוי המשלוח
כאשר משאית אספקה מגיעה אל המזח, פקיד המלאי מדבר עם הנהג על המשלוח. המלאי בודק את הרשומות שלה כדי לאמת שהפריט המסוים הוזמן ומוכן למשלוח. פקידת המלאי חותמת את שמה על הודעת המשלוח כשהיא מקבלת את המשלוח מהנהג.
ספירת מוצרים
לאחר שנמסרה הודעת המשלוח, אנשי המחסן פורקים את הארגזים מהמשאית. היא מונה את מספר הארגזים או הקופסאות כך שהכמות תואמת את הודעת המשלוח של המשלוח. כל ארגז נפתח ונספרת הספירה המדויקת של המוצר שהתקבל. כל סתירה בספירה מתשלום החשבונית נקבעת, כך שמחלקת הרכש תוכל לתקן את המצב עם יצרן המוצר.
פיקוח על המוצר
פקיד המלאי בודק את כל המוצרים לכל נזק שנגרם במהלך המשלוח. מוצרים פגומים מופרשים כך היצרן יכול לאחזר את הפריטים ולהציע תחליפים. נהג המשלוח חייב לבדוק כי יש מוצרים פגומים במשלוח הראשונית תיעוד לגבי מוצרים פגומים לפני שעזב את המחסן. בהתאם למדיניות היצרן, ייתכן שהנהג ייקח את המוצרים באותו זמן להחזרת תחליפים.
קבלת תיעוד
אנשי מחסן מקצים מספרי מלאי למוצרים לפני גרב הפריטים על המדפים. פקיד הפקידות קלט את כל פרטי המוצר למערכת הנתונים של המחסן. היא מסנכרנת את הנתונים עם כל המחלקות האחרות המחייבות את המידע, כולל שירות לקוחות, מחלקת מכירות וחשבונות זכאים. פקיד המלאי מתעד את כל התיעוד הכתוב, כגון החשבוניות ואריזות האריזה למטרות ביקורת.
