כיצד ליצור מסמך הפצה מטריצה

מטריצת הפצת מסמכים נותנת לך נקודת מבט ויזואלית כדי לקבוע כיצד לתקשר עם מגוון רחב של אנשים. מטריצות אלו שימושיות בעסקים, בבית הספר ובכל ארגון אחר המתקשר באמצעות מסמכים מודפסים או ממוחשבים. כלי גיליון אלקטרוני ממוחשבים, כגון Excel, מספרים, 1-2-3 או Calc, הם הכלים הטובים ביותר ליצירת מטריצה ​​להפצת מסמכים, אך ניתן להשתמש בכל תוכנה שמאפשרת ליצור טבלאות. אם הארגון שלך הוא קטן, ייתכן שתוכל לצייר את המטריצה ​​שלך ביד.

הפעל חוברת עבודה חדשה בתוכנית הגיליון האלקטרוני שלך או הגדר טבלה חדשה בתוכנית עיבוד תמלילים. תוכניות גיליון אלקטרוני יכולות לטפל בנתונים רבים יותר מטבלאות, לכן בחר בפורמט זה אם יש לך את האפשרות.

רשום את כל סוגי המסמכים שבהם אתה משתמש עבור הארגון שלך בשורה העליונה של הגיליון האלקטרוני, החל מהעמודה השנייה. סוגי מסמכים עבור מטריצה ​​כללית עשויים לכלול לוחות שנה, דקות פגישה, דוחות רווחים ועלונים מיוחדים. אם המטריצה ​​שלך היא עבור פרוייקט מסוים, רשימת המסמכים האישיים הקשורים לפרויקט ולא קטגוריות המסמך. לדוגמה, מטריצת מסמך של פרויקט בנייה עשויה לכלול פריטים כגון שרטוטים חשמליים, שרטוטים אדריכליים, הגבהים והעתקים של היתרים ספציפיים.

רשום את כל החברים בעסק או בארגון שלך בעמודה הראשונה בצד השמאלי של הגיליון האלקטרוני, החל בשורה השנייה. לשבור את האנשים לקטגוריות, אם רלוונטי. לדוגמה, במטריצה ​​עסקית קטנה, הקטגוריות עשויות להיות "ניהול", עם כל אנשי הניהול המפורטים בסדר אלפביתי מתחת לכותרת הקטגוריה, "עובדים" עם אלו הרשומים לפי סדר אלפביתי להלן, "לקוחות" עם אלו המפורטים בסדר אלפביתי "שיווק" עם כל אנשי הקשר השיווקיים החיצוניים שלך רשומים.

בדוק את שורת הכותרת ואת העמודה כדי לוודא ששתי הרשימות הושלמו. אם זה הופך את הצגת המטריצה ​​לקלה יותר, הוסף הצללה לשורות הקטגוריות של החבר כדי שתהיה לך הפסקה בין סוגי האנשים שמקבלים את התיעוד שלך.

עבוד בעמודה הראשונה של המסמך, אשר יהיה עמודה B ברוב תוכניות הגיליונות האלקטרוניים, והצב את ה "e" בתא ליד השם של כל אדם שאמור לקבל את המסמך באופן אלקטרוני. מקום "p" בתא ליד כל אדם צריך לקבל עותק נייר של מסמך זה. אם אדם לא צריך לקבל את המסמך, להשאיר את התא ליד שמו ריק. אם הצרכים שלך מורכבים יותר, לשנות את הסימון כדי להתאים לארגון שלך. לדוגמה, ניתן להקליד "2 עותקי נייר" או "p-2" כדי לציין עותקים מרובים. כל עוד כולם בארגון שלך מבין את הסימון, להשתמש בכל שיטה שעובדת בשבילך.

חזור על התהליך עבור כל עמודה, עובד למטה הרשימה כדי לסמן נייר עותקים אלקטרוניים. פעולה זו משלימה את מטריצת ההפצה של המסמכים.

יצירת קישורים מהמסמך שלך גליון מטריצה ​​הפצה למסד הנתונים שלך ליצירת קשר אם אפשר. זה יאפשר לך ללחוץ על שם המטריצה ​​שלך כדי לפתוח את הפרטים של איש הקשר, כך שאתה יכול בקלות לשלוח עותקים אלקטרוניים או נייר. בדוק את הקובץ "עזרה" של תוכנית הגיליונות האלקטרוניים כדי ללמוד כיצד לעשות זאת.

טיפים

• ניתן גם להשתמש במטריצות הפצה של מסמכים כדי לתעד היכן מאוחסנים המסמכים. במקרה זה, רשום את המסמכים בעמודה הראשונה ואת מיקומי האחסון שלך בחלק העליון, כגון "שרת אינטרנט", "משרד ראשי תיוק 1", "קבלה המחשב" וכן הלאה. מקם "X" בתא שבו נפגשים עמודות שורת הכותרת ומיקום האחסון.