כיצד לכתוב דו"ח הוצאות

עובדים אשר משלמים עבור הוצאות עסקיות מאושרות מהקרנות שלהם יכולים בדרך כלל לצפות החזר מעסיקיהם. כדי להקל על החזר זה ולהבטיח כי העלויות מדורגות במדויק בספר החשבונות של החברה, העובדים צפויים להגיש דו"ח מפורט של כל הוצאות מחוץ לכיס.

פריטים שתצטרך

• מחשב

• מדפסת מחשב

• (אופציונלי) תבנית דוח הוצאות החברה

אם החברה שלך מספקת תבנית דוח הוצאות, גש אליה ופעל לפי ההוראות שלה.

אם לא, לאסוף את הקבלות שלך יחד, ולמקם אותם בסדר כרונולוגי. כמו כן רשימת כל ההוצאות שעבורן אין לך קבלות, כגון קילומטראז 'רכב ו affalsal כמו עיתונים וכיבוד שנרכשו מכונות אוטומטיות המלון.

אם אתה יוצר דוח משלך ללא תבנית שסופקה על ידי חברה, השתמש בגיליון אלקטרוני של מחשב. צור תבנית והעתק אותה לגליון עבודה חדש עבור כל דוח חדש שאתה מכין. כל כותרת של גיליון צריכה לציין את שמך, שם המחלקה ואת הקוד, ואת התקופה המכוסה בדוח. מתחת למידע זה, התבנית שלך צריכה לכלול לפחות חמש עמודות, כותרת תאריך, מקבל תשלום, מטרה או תיאור וסכום. בהתאם למדיניות של החברה שלך, ייתכן שתצטרך להוסיף עמודות נוספות עבור מידע כגון קודים חשבונאיים, משתתפים בפגישה וכן הלאה.

רשימת ההוצאות שלך על הגיליון שלך לפי סדר תאריך באמצעות קבלות שלך ברשימה כמקורות. הכן דוח אחד לכל תקופה - בין אם זה שבועי, דו חודשי, חודשי או אחר, בדרך כלל כמפורט במדיניות החברה שלך. אם יש לך מספר קבלות עבור יום אחד, זה עוזר לקבץ אותם לפי סוג של הוצאה, כגון הוצאות ארוחה והוצאות חניה.

אם תקבל קצבה קבועה לכל מטרה, הכנס אותה בשורה נפרדת בתחתית הדוח, לאחר קבלת ההוצאות.

אם אתה מקבל החזר עבור קילומטראז שלך לשים על הרכב האישי שלך, אתה צריך לשמור על יומן רכב ולהעביר את קילומטראז דוח ההוצאה שלך על בסיס יומי או שבועי, בהתאם למדיניות החברה. הזן קילומטראז בשורה משלה כפריט הוצאה נפרד. הזן את המילים "Auto Auto Mileage" בעמודה 'מקבל תשלום', את הקילומטר ואת כל הקילומטר בעמודה 'תיאור' (כלומר, "275 מיילים @ 58 סנט / מייל") ואת הסכום שיש להחזיר בעמודה סכום. שים לב כי כל מעסיק יש שיעור החזר קילומטראז שלה.

כאשר כל ההוצאות נכנסות, סך הכל אותם בתור הפריט האחרון בעמודה הסכום. אם קיבלת מראש במזומן כדי לכסות את ההוצאות, לחסר את הסכום מתוך סך ההוצאות שלך. זהו הסכום כדי להיות החזר לך.

מעסיקים שונים יש מדיניות שונה על איך להגיש קבלות. שלך עשוי לדרוש כי אתה שולח קבלות מקוריות, או שאתה שולח סריקות או צילומים. ייתכן שיהיה עליך להפנות אליהם הפניה כך קל יותר עבור האדם טיפול החזר שלך כדי להתאים את ההוצאות עם הקבלה. אם אתה שולח תביעה על החזר קילומטראז ', עליך גם לשלוח עותק של יומן אוטומטי עבור התקופה.

שלח את דוח ההוצאות שלך בטופס, ומלווה בקבלות, בהתאם למדיניות המעסיק שלך. שלח רק את גליון העבודה המכיל את ההוצאות של השבוע הנוכחי, לא את כל הקובץ גיליון אלקטרוני עם תבנית ריקה שבועות רבים של הוצאות.

טיפים

• ככל האפשר, לשלם עבור הוצאות להחזר עם כרטיס אשראי אתה משתמש אך ורק עבור הוצאות כאלה. זה אמור לעזור לך לעקוב אחר ההוצאות העסקיות reimbursable ליישב את התשלום.

  הימנע commingling העסק והוצאות אישיות על הקבלה אותו.

  בדוק שוב את כל הדוחות ואת תקבולי ההוצאות התואמות כנגד הסכומים הנתבעים בדו"ח. טעויות רבות מתרחשות כאשר אנשים ממהרים דרך העברת המשימה את הסכום הלא נכון מן הקבלה לדוח חשבון.

  תמיד לבדוק עם HR של המעסיק שלך, שכר, או מחלקת חשבונאות עבור הדרכה על קבלת ההוצאות החזר במדויק ובזמן.

אזהרה

לעולם אל תשקר על הוצאות. זה גניבה מהחברה והוא יכול לגרום לתוצאות שליליות כגון סיום או העמדה לדין פלילי.

בדוק עם המעסיק שלך עבור כל ההגבלות על מה אתה יכול לקבל החזר עבור. לא כל ארוחה עשויה להיות מסוגל להוצאה, ואתה לא יכול להוצאות דברים כמו אלכוהול, drycleaning או שירות חניה. המעסיק שלך צריך הנחיות מה הוא ולא reimbursable.

שלם רק עבור העסק שלך אושרה הוצאות - לא משלמים הוצאות של אנשים אחרים, אלא אם כן יש לך סמכות לעשות זאת. כמו כן להימנע מתשלום הוצאות של עובד אחר שמקבל הוצאות החזר.