חשבונאות יהיה קל אם אתה פשוט מופחת הדוחות הכספיים כמה שורות: כסף עשה החודש, כסף השקיע, הנה מה שנשאר וזה הערך של הנכסים שלנו. פשוט, אבל לא נורא אינפורמטיבי. בעוד שחלק מעקרונות החשבונאות מורכבים, סיווג החשבונות הוא בסיסי: על ידי יצירת חשבונות שונים עבור סוגים שונים של חובות, הכנסות ונכסים, חשבונאות מספק מידע נוסף על החברה. זה הופך את החשבונות ואת הדוחות הכספיים שימושי יותר עבור מנהלים, משקיעים המלווים.
הקלטה בחשבונאות
בחשבונאות, כל עסקה, מ קונה נייר צילום למכירת המלאי בשווי של 1 מיליון דולר, נכנס לספר החשבונות של החברה. משמעות ההקלטה החשבונאית היא כי כתיבת עסקאות שומר דברים מדויקים. הנהלת התאגיד יכולה לראות כיצד החברה מבצעת והאם היא מרוויחה יותר ממה שהיא מוציאה. משקיעים ומלווים יכולים לסקור את הספרים ואת הדוחות הכספיים ולהחליט אם החברה יכולה להיות מהימן עם הכסף שלהם.
הדרך הפשוטה ביותר להקליט עסקאות היא לכתוב אותם לתוך יומן חשבונאות, התאמת סיווג חשבונות שונים בהתאם. אם, למשל, לקוח אשר חייב לך 500 $ משלם את הצעת החוק, זה משפיע על שני שיעורים, חשבונות חייבים (עכשיו 500 $ קטן) במזומן (500 $ גדול). הזנת כל עסקה בודדת כפי שזה קורה לוקח זמן ומגדיל את האפשרות של טעויות. עם תוכנת הנהלת חשבונות, מנהלי חשבונות יכולים פשוט להקליט בתוכנה כאשר החברה מקבלת חשבונית הספק או המשכורות לצאת. התוכנה מחייבת באופן אוטומטי או מזכה את סיווג החשבון המתאים.
סיווג החשבונות עושה חשבונאות מסובכת יותר, אבל גם אינפורמטיבי יותר מפורט. במובנים מסוימים, זה עושה חשבונאות פשוטה בהמשך הדרך. נניח שקנית ספרייה מקיפה של תוכנות מחשב למחשבי החברה. כל התוכנה היא נכס בלתי מוחשי קבוע. כאשר אתה תובע פיחות על אובדן הערך של התוכנה בשל הגיל, כל התוכנה צריכה פוחת בערך באותו שיעור. הקלטה של כל התוכניות בסיווג נכס אחד עושה את זה פשוט ליישם פחת לכל הכיתה.
סיווג חשבונות
סיווג החשבונות שלך צובר את הכספים שלך לקטגוריות שונות של ספרי החשבונות שלך ואת הדוחות הכספיים. זה שובר את הרשומות שלך למספר סיווגים רחב.
- חשבונות נכסים: רשימה זו כוללת את רכושו של העסק, ציוד, מקרקע למזומנים, פטנטים ועוד.
- חשבונות אחריות: אלה כוללים את הכסף של החברה שלך חייב אבל עדיין לא שילם, כגון חשבונות payable, משכנתאות, הלוואות ועוד חשבונות שטרם שולמו.
- חשבונות הון או הון עצמי: זוהי הבעלות על הבעלות כי בעל, הבעלים או בעלי המניות יש בעסק. המוקד עולה ונופל עם שווי הנכסים וסכום החוב.
- חשבונות משיכה: זה מכסה כסף נלקח על ידי בעלי עסקים לשימוש אישי. הוא כולל את חשבון הרישומים בשותפויות וחשבון הדיבידנד בתאגידים.
- חשבונות הכנסות: אלה דו"ח ולעקוב אחר הכנסות ממכירת מוצרים או שירותים. הם כוללים גם nonoperating הכנסות כגון הכנסה הלוואות או השקעות.
- חשבון הוצאות: זה כולל משכורות, שכר דירה, שכר, אספקה והוצאות אחרות.
סיווג החשבונות יכול להיכנס לפרטים הרבה יותר. סיווג הנכסים, למשל, מפרק את חשבונות הנכסים למספר קטגוריות משנה:
- כסף מזומן: זה כולל כסף על יד בידוק חשבונות, חשבונות הפיקדון ואת המזומנים הקטנים של החברה.
- חייבים: אלא אם אתה מפעיל את החשבונות שלך רק על בסיס מזומנים, אתה מדווח על כסף כאשר אתה מרוויח את זה, לא כאשר אתה מקבל את זה. נניח שאתה מוכר מלאי בשווי $ 1,500 ללקוח, אבל אתה נותן להם 30 יום לשלם. אתה מדווח על 1,500 $ ברגע שאתה מרוויח את זה. זה מסווג כהכנסה על דוח רווח והפסד וחייבים (נכס) במאזן.
- מלאי: קטגוריה זו כוללת מוצרים למכירה, מוצרים מוגמרים חלקית וחומרי גלם.
- רכוש קבוע: זה סיווג הנכס מכסה דברים שאתה קונה כי לא ניתן להפוך בקלות כדי לפדות את הדרך שבה המלאי יכול. הנכסים מוחזקים לטווח ארוך, בניגוד, למשל, ציוד משרדי. דוגמאות של רכוש קבוע כוללות מחשבים, מכוניות, רהיטים, מבנים וקרקעות.
הסיווג גם מפריד נכסים לקטגוריות שוטפות וארוכות טווח. הנכסים השוטפים הם אלה שישמשו בשנה הקרובה. נכסים ארוכי טווח נמשכים מעבר ל -12 החודשים הבאים. רואי החשבון גם מסווגים נכסים מוחשיים ובלתי מוחשיים בנפרד. נכסים מוחשיים כוללים פריטים פיזיים כגון משאיות, מדפסות תלת-ממד ומלאי. נכסים בלתי מוחשיים הם רכוש לא פיזי כגון פטנטים, זכויות יוצרים ומוניטין לקוחות.
סיווג ודוחות כספיים
משמעות נוספת לרישום בחשבונאות היא שהנתונים שנרשמו בספרי החשבונות הופכים בסופו של דבר לבסיס הדוחות הכספיים. שלושת הדוחות הכספיים מאחדים את הדוחות הכספיים של החברה בדרכים שונות ומסווגים חשבונות בדרכים שונות.
למאזן שלושה סוגים עיקריים של חשבונאות: נכסים, התחייבויות והון עצמי, מה שנותר לאחר ניכוי התחייבויות מנכסים. סיווג החשבונות בדרך כלל מחלק אותם עוד יותר לפריטים כגון עודפים, חייבים ויתרות חובה, התחייבויות לזמן קצר והתחייבויות לזמן ארוך. אינך נדרש להשתמש בכל סיווג נכס אפשרי או סיווג אחריות במאזן. אם, למשל, החברה שלך מעולם לא היו נכסים בלתי מוחשיים, אתה לא צריך לכתוב "נכסים בלתי מוחשיים: 0 $" כדי להצביע על זה. על ידי השוואת הנכסים וההתחייבויות של החברה, המאזן נותן תמונה של מצב הבריאות הפיננסי של העסק.
דוח הרווח מציג רווחיות: כמה הכנסות החברה מביאה בכל חודש? הסיווגים בדוח רווח והפסד כוללים הכנסות ממכירות, עלות הסחורות שנמכרו והכנסות שאינן מהוות. ניתן לחלק את ההכנסות הלא-מנוצלות לשיעורים כגון ריבית, שכר דירה ודיבידנדים. פירוק סיווג ההכנסות בדרך זו מבדיל בין ההכנסות שהורווחו מהעסק שלך לבין ההכנסות שנצברו מהשקעות טובות. כל מי שחושב לשים כסף לתוך החברה שלך רוצה לדעת אם המוצרים או השירותים שלך מרוויחים כסף, אז זה עוזר להבחין כי הכנסות ממקורות אחרים.
עסקים הרשומים רק עסקאות במזומן לא צריך דוח תזרים מזומנים. עסקים באמצעות חשבונאות צבירה מבוסס צריך אחד מאז דוח הכנסות רשומות מכירות ורכישות, לא תשלומים במזומן. מעקב אחר כמה תנועות מזומנים פנימה והחוצה של החברה מראה אם לחברה יש מספיק כסף על מנת לבצע את תשלומי ההלוואה או כיסוי שכר. אם תזרים המזומנים הוא נמוך משמעותית מההכנסה, זה אפשרי החברה לא עושה עבודה טובה איסוף על חשבונות חייבים. סיווג תזרימי המזומנים כולל מזומנים מהשקעות, מזומנים מפעילות וממזומנים ממימון.
סיווג החשבונות בספרי החשבונות מסייע למחלקת החשבונאות ליצור את הדוחות הכספיים. אם המכירה ורכישת הנכסים נרשמו כהלכה, כך קל יותר לראות את סיווג הנכסים שעליך לדווח על המאזן.
תרשים חשבונות הוא חלק מרכזי של המרת ספרי החשבונות בדוחות הכספיים. התרשים הוא רשימה של כל החשבונות המשמשים בספר החשבונות הראשי, ומזהים כל חשבון לפי מספר. התוכנה החשבונאית שלך משתמשת בתרשים כדי לזהות את החשבונות כגון הכנסות, מלאי משותף, מזומנים ופחת שיש לכלול במאזן.
כאשר אתה מגדיר את התרשים עבור החשבונות שלך, הגדר אותו כך שלא תצטרך לשנות אותו במשך מספר שנים. אם, למשל, אתה לא הבעלים של כל הבניינים אבל מתכננים לקנות בשנה הבאה, זה שווה לכלול את הנכס בכיתה בתרשים. אל תכלול שיעורים שאין לך תוכניות להשתמש בהם. אם העסק שלך מספק שירותים ואין לו מלאי, אין טעם לכלול סיווג מלאי בתרשים, למשל. אם יש לך חשבונות הכוללים רק כמויות קטנות, ראה אם תוכל לגרור אותם לשיעורי חשבון אחרים. זה יהיה לשמור על התרשים מ מקבל מסובך מדי.
