כיצד לבקש W-9

המידע האישי שצויין בטופס שלם W-9 נחוץ לעיבוד שכר ולדיווח תשלומים לשירות מס ההכנסה הפנימי. כמנהג הטוב ביותר, לבקש W-9 הושלמה על יום העבודה הראשון של העובד שלך ולשלוח בקשה W-9 לכל קבלנים חדשים. אם הקבלן לא יעמוד בדרישות, שלח מכתב רשמי עם בקשה נעימה אך איתנה לקבלת טופס מלא.

טופס W-9 יסודות

טופס W-9 הוא מסמך IRS המפרט שם משלם המסים, כתובת, סיווג מס פדרלי, מספר ביטוח לאומי או מספר המעסיק מספר זיהוי. למס הכנסה אין מנדט כי עסקים לשמור W-9s על הקובץ. עם זאת, עסקים נדרשים לאסוף ולדווח על הפרטים האישיים המפורטים בטופס עבור כל העובדים עבור הקבלנים הם משלמים מעל 600 $ בשנה. איסוף W-9 הוא דרך נוחה לעשות את זה. בגלל זה, חברה צריכה להיות W-9 על הקובץ עבור כל עובד וקבלן.

בקשת W-9

כדי להבטיח לך לאסוף W-9 מכל העובדים, לכלול טופס W-9 ביום הניירת הראשונה חובה עבור עובדים חדשים. דרוש עובדים חדשים כדי להשלים את כל הניירת באתר ולהחזיר אותו נציג משאבי אנוש עד סוף היום הראשון.

כאשר אתה רוכש קבלן או ספק חדש, צרף טופס W-9 עם החוזה הראשוני. במכתב בקשה W-9, בקש מהספק שלך להשלים ולהחזיר את הטופס בהקדם האפשרי. שקול ליישם מדיניות רק לשלם לספקים עם W-9 חוקי בקובץ, וציין מדיניות זו במכתב הבקשה.

בהמשך ל

אם אתה מתקשה לקבל W-9 מתוך כל העובדים או הקבלנים, טקטולי אבל בתקיפות לתקשר כי W-9 יש צורך לפני התשלום יכול להתבצע. להסביר לעובדים כי המידע על הטופס יש צורך לעבד שכר ולנפיק אותם המשכורות. אם ספק אינו מחזיר את W-9 בתוך שבוע או שבועיים, שלח מכתב בקשה נוסף למעקב. אם יש לך מדיניות מתועדת במקום, להזכיר את הספק כי אתה לא יכול לשלם אותם ללא הטופס על הקובץ. מס הכנסה דורש ממך להגיש בקשה רשמית עבור W-9, כדי לשמור עותק של מכתב זה על הקובץ.

לא W-9

אם אין לך W-9 עבור ספק בסוף השנה, אתה עדיין צריך לדווח על תשלומים למס הכנסה. השלם ושלח טופס 1099-MISC עבור הקבלן ולהשאיר את מספר הביטוח הלאומי ריק. מס הכנסה יגיב עם הודעה כי המספר חסר, אשר עליך להעביר את הקבלן יחד עם הודעה על ניכוי גיבוי ועוד עותק של W-9. אתה חייב לעכב מסים מתשלומים עתידיים לקבלן זה - כיום, שיעור הניכוי הוא 28% - והקבלן יגבה עמלה בסך 50 $ ממס הכנסה.