כיצד לכתוב הצעה טכנית

הצעה טכנית היא אחת המשימות החשובות ביותר בכתיבה עסקית או טכנית. הצעה בכתב היטב יכול להבטיח לארגון שלך לקוח מכירות חדש, פרויקט גדול או מענק מימון למחקר או פעילויות אחרות. עבור ארגונים רבים, יעיל הצעות טכניות חיוניים להמשך ההצלחה שלהם.

פריטים שתצטרך

• בקשה להצעת מחיר (RFP)

• תוכנת עיבוד תמלילים

ללמוד את הבקשה להצעה, או RFP, מקרוב. ארגונים רבים שולחים RFPs כאשר הם רוצים הצעות עבור מוצר או שירות. RFPs להכיל הנחיות על מה ההצעות צריך לכסות, כמו גם מתי ומתי הם צריכים להיות מוגשות. הצעה טובה לא צריכה לסטות מן ההנחיות ב RFP. למרבה הצער, כמה RFPs יכול להיות מעורפל, מציע הדרכה קטנה. הדבר בעייתי במיוחד כאשר אתה מנסה לפתח אומדני עלות בהצעה שלך. שלב 4 יציע הצעות להתמודדות עם RFPs מעורפלים או לא ברורים.

תכנן את ההצעה שלך לפני שתכתוב אותה. לעתים קרובות אתה לא יכול לדעת יותר על הלקוח או מקור המימון מאשר מה הוא RFP. לעשות את שיעורי הבית שלך וללמוד מה שאתה יכול על הארגון ומקבלי ההחלטות שלו. ואז להקדיש זמן מה סיעור מוחות על הצרכים של הארגון. הצעות המציגות מעט או ללא הבנה של הצרכים של הלקוח לעתים קרובות תוצאה של כתיבה מוקדם מדי מבלי לקחת זמן לחשוב על הלקוח.

טיוטת ההצעה שלך. משתנים כגון גודל והיקפו של הפרויקט, כמו גם את הפוטנציאל הלקוח יקבל את ההצעה שלך, יקבע את אורך ופורמט. במצבים מסוימים, הצעה קצרה כמו מזכר מתאים. מצבים אחרים, כגון פרויקטים גדולים או הצעות מענק שנשלחו לארגונים גדולים, יקראו להצעות ארוכות יותר שנכתבו כמו דו"ח טכני רשמי.

כלול בגוף ההצעה שלך לוח זמנים עבור מוצרים או משימות מסירה ואומדן של עלויות. עקוב אחר המפרטים ב- RFP. אם RFP הוא מעורפל, יש מספר דרכים אתה יכול להתמודד עם זה. הצעה אחת היא להציע ללקוח הפוטנציאלי שלך קבוצה של אפשרויות לבחירה. חלופה היא לעשות את ההנחות שלך ולציין אותם בהצעה. שלישית, ניתן ליצור קשר עם הלקוח הפוטנציאלי ולשאול הרבה שאלות. לקוחות רבים יעריכו את זה, כפי שהוא מראה כי אכפת לך על הפרויקט.

ארגן את ההצעה בצורה כזו כדי למשוך את תשומת הלב של הקוראים ולמקד אותם על נקודות המפתח. התחל עם תקציר המסכם את ההצעה שלך. הרחב את הפרטים, כולל עלויות, בגוף הראשי של ההצעה. סוף עם מסקנה המדגישה את היתרונות של בחירת החברה שלך. שמור תקצירים, סיכומים ומסקנות תמציתית וחופשי של ז 'רגון טכני ככל האפשר, כך שהם נגישים לכל הקוראים, ללא קשר לידע טכני. בשר את הפרטים הטכניים בגוף ההצעה.

ערוך ועצב את ההצעה שלך, וודא שהיא ללא שגיאות וכי המסמך קל לקריאה. הדגש כיצד הפרויקט שלך ישמש את צרכי הלקוח. שקול להסביר את הכישורים של אנשי מפתח עבור הפרויקט שאתה מציע. השתמש ברשימות (עם נקודות תבליט או מספרים) כדי להדגיש נקודות מרכזיות. השתמש כותרות המשנה כדי לשבור בלוקים גדולים של טקסט.

טיפים

• עיצוב ההצעה שלך עם "תקציר, גוף, מסקנה," או ABC, גישה.

  קבע את הצורך בהצעה.

  להיות מציאותי הערכות העלות שלך ואת לוח הזמנים.

  דגש על תשומת הלב במסקנה - זו ההזדמנות שלך לעשות רושם מתמשך.

  ודא מידע עלות בטוח קל למצוא, כמו הקוראים יחפשו את זה.