מכתבי בקשה לא רק לעזור לך לאבטח את מה שאתה צריך, אבל הם גם יכולים לעזור ליצור מערכת יחסים עם האדם או הארגון שאתה פונה. המפתח הוא לכתוב בביטחון ולהיות תמציתיים כך שהבקשה תתממש בקלות. אם המכתב הוא לבקש עותק של מסמך חשוב, העלאת שכר, או עבור השתתפות של מישהו באירוע, בסופו של דבר צריך להשאיר את הקורא עם רעיון ברור על איך להמשיך.
אין להתנצל בסוף המכתב, ללא קשר לגודל הבקשה שלך. זה חלק מכתיבה בביטחון. עליך לצפות שהבקשה שלך תאושר.
כלול הצהרה קצרה על פיצוי לקראת סוף הפתק, כדי להבהיר כי אתה מוכן לתת משהו תמורת מה שאתה רוצה לקבל.
רשום את פרטי הקשר שלך לפני סגירת הבקשה. פרטים אלה יופיעו בסדר שבו תרצה ליצור קשר. אז אם אתה מעדיף לדבר בטלפון, רשום את מספר הטלפון הראשון ולאחר מכן כתובת דואר אלקטרוני או כתובת למשלוח דואר. בהתחשב במידע זה, הקורא יהיה יותר זמן להתמקד במילוי הבקשה במקום לבזבז זמן בחיפוש אחר פרטי הקשר שלך במקום אחר.
סגור את המכתב עם ברכה אדיבה, קצרה כמו "תודה" או "בכבוד רב". בדרך זו, אתה מביע הכרת תודה מאז הקורא יצטרך לשקול שיתוף המשאבים שלו או שלה.
