חלק מתפקידו של מנהל הוא משמעת עובדים אשר אינם פועלים לפי הכללים. בעוד אזהרה מילולית פשוטה יספיק בפעם הראשונה, עבירות קלות, יותר חמור או לחזור על הפרות לקרוא אזהרה מתועדת, בכתב. זה יעזור לא רק להסביר לעובד מה הוא עשה לא בסדר ומה צפוי ממנו, אלא גם מאפשרים לך לשמור עותק של האזהרה של הקובץ של העובד, אשר עשוי להיות שימושי מאוחר יותר. כתיבת אזהרה כזו עשויה להיראות כמו משימה מרתיעה, אבל עם תבנית אזהרה בכתב, התהליך יכול למעשה להיות פשוט למדי.
טיפים
-
אזהרה בכתב צריך לעקוב אחר תבנית סטנדרטית לכלול מידע כגון אילו כללים היו שבור, תיאור מפורט של העבירה וכיצד העובד צריך לשפר.
למה להשתמש אזהרה בכתב
אזהרה בכתב יכול להיות שימושי הן עבור העובד והן את החברה. עבור העובד, האזהרה יכולה לספק הנחיות ברורות והנחיות על מה החברה מצפה ממנה וכיצד לשפר את ביצועי העבודה שלה, כדי למנוע אזהרות נוספות. עבור החברה, אזהרה בכתב יכול לעזור להוכיח כי פעולה נלקחה צעדים נוספים כך ניתן לנקוט אם הבעיה נמשכת. זה גם משמש תיעוד של הבעיה במקרה העובד קבצים איזה סוג של מחלוקת משפטית מאוחר יותר, כגון מקרה סיום פסולה.
מתי להשתמש באזהרות אלו
לכל עסק יהיו בעיות שונות עם עובדים שונים על פי כללי החברה עצמה וסוג האנשים העובדים שם. עם זאת, הסיבה הנפוצה ביותר לעובדים נכתבים בכל התעשיות היא איחור מוגזם.
בדרך כלל מוציאים מכתב אזהרה לעובד לאחר מתן התראה מילולית, אך זה לא תמיד כך. אם עבירה חמורה חד פעמית, זה הגיוני לעקוף את האזהרה מילולית מיד יש אזהרה בכתב כי יכול ללכת בקובץ של העובד. ראוי לציין כי כל האזהרות המילוליות יתועדו לאחר מעשה, כולל מועד ותאריך האזהרה, ויש להזין אותן בקובץ העובד כך שאין בלבול אם העובד התריע או לא התריע על כך. בעיה מסוימת.
באמצעות מכתב נזיפה
זה רעיון טוב לחפש את התבניות הן אזהרה בכתב ומכתב משמעת עובד לפני שאתה צריך אותם. אלה צריך להיות מותאם אישית עבור החברה שלך מוכן לשימוש לפני שאתה בעצם לכתוב את העובד. כל עובד המקבל הודעת אזהרה או משמעת צריך לקבל את אותו טופס מלא עם מידע רלוונטי לבעיה הספציפית המתועדת. זה יבטיח את כל העובדים מטופלים בצורה הוגנת ושווה.
תמיד למלא את כל ריק על מכתב מודפס מראש אזהרה.אם משהו לא חל, אתה יכול לכתוב "N / A" אז ברור שזה לא היה ישים וכי אתה לא להיות רשלנית למלא את הטופס. אם אתה בעצם לכתוב מכתב באמצעות תבנית, אתה לא צריך לעשות את זה אבל עדיין לכתוב את המכתב ביסודיות עם כמה שיותר פרטים. נקיטת צעדים אלה יכולה להגן עליך אם יתעוררו בעיות משפטיות מאוחר יותר. מסיבה זו, תמיד להשתמש בשפה רשמית להימנע משימוש קצרנות או ז 'רגון.
בעוד שאתה צריך לעבוד עם תבנית, הטון הספציפי המשמש מכתב נזיפה צריך להשתנות בהתאם לחומרת הפגיעה. אם העובד איחר כמה פעמים, למשל, אתה יכול פשוט להתמקד בתיקון התנהגות ולהגדיר צליל חיובי יותר כדי לעודד אותו להופיע בזמן. אם עובד מקלל בלקוח, אם כי, ייתכן שתרצה לקבל צליל הרבה יותר רציני המתמקד עונשים פוטנציאליים הוא צריך לטעות שוב.
תן את המכתב לעובד באופן אישי, לא באמצעות הדוא"ל ולא על ידי השארת אותו על שולחן העבודה של העובד. אתה יכול לבחור יש העד נוכח או לא, אבל לא לטפל בעניין בפומבי מול שאר הצוות. זה יכול להיות קשה ולא נוח, אבל זה חשוב לעשות. זה באמת יכול להיות מועיל לדבר עם העובד על המצב, אם כי היא עלולה להאמין המכתב נשמע קפדני פחות או יותר ממה שאתה מתכוון שזה יהיה, ואפילו הנוכחות שלך יכול לעזור להדגיש את הטון התכוונת לקחת את המכתב. אתה יכול לרכך את המכה של המכתב על ידי מתן לעובד משוב חיובי אבל לא לעשות זאת אם זה גורם לבלבול לגבי חומרת האזהרה שאתה מנפיק.
תמיד לקבל חתימה מן העובד בזמן שאתה נוכח. אם יסרב לחתום עליה, בקש ממנו לחתום על מכתב בו הוא מסרב לחתום על האזהרה. שמור את העותק החתום לרשומה של העובד. אם העובד חתם על מכתב המציין כי הוא מסרב לחתום על האזהרה, מצרך זה למכתב. כמו כן לספק עותק לעובד עבור הרשומות שלו.
דוגמת רישום לעובדים
מכתב אזהרה בכתב צריך להתחיל עם הפורמליים הבסיסיים, כגון הנושא, תאריך, זמן, השם שלך, את תפקידו, את שם העובד ואת התפקיד ואת השמות של כל האנשים האחרים מקבלים עותק של התזכיר. ייתכן שתרצה לכלול את הלוגו של החברה שלך בראש הטופס, אבל זה אופציונלי.
אם יש לך מדריך למשתמש, עליך לציין תחילה איזה חלק ממדיניות החברה הופרה. אתה יכול לכתוב את המדיניות הספציפית או פשוט לכלול הפניה לחלק הרלוונטי של המדריך. אם אין לך מדריך, אז פשוט לכתוב סיכום קצר של חוקי החברה החלים.
כלול אם זו אזהרה ראשונה או אחרונה, ואם זה עבירה חמורה, שים לב לכך גם כן. האזהרה צריכה להיות מסגרת זמן, כלומר, אם מספיק זמן עובר, האזהרה יוסר מרשומה של העובד ולא נחשב כאזהרה מוקדמת. במילים אחרות, אזהרה קודמת על איחורים לא צריכה להיות מנוגדת לעובד אם היא מתחילה לבוא מאוחר שלוש שנים מאוחר יותר. המכתב עדיין צריך להישאר בקובץ העובדים של העובד עבור התייחסות, אם כי. בדרך כלל, האזהרה הראשונה צריכה להימשך שישה חודשים, עבירה חמורה צריכה להימשך שמונה חודשים והאזהרה הסופית צריכה להימשך שנה אחת, אבל זה יכול להשתנות בהתאם למדיניות של החברה שלך.
לאחר מכן, לתאר בדיוק מה קרה בפירוט רב ככל האפשר, כולל תאריך, שעה ושמות של כל האנשים המעורבים. אין לכלול פרטים סובייקטיביים כמו לומר כי העובד היה מתכוון לעובד אחר. במקום זאת, לפרט מה בדיוק עובד עשה את זה יכול להיות מתפרש כמו להיות מרושע. אתה יכול לבחור לכתוב את התיאור של האירועים, תיאור העובד של האירועים ואת כל תיאורים העד של האירועים אם אלה חשבונות משתנים. אם אתה משתמש בטופס מודפס מראש ואין מספיק מקום לכתוב את כל הפרטים הרלוונטיים, זה בסדר לצרף פיסת נייר שנייה במידת הצורך.
כדי לסייע לעובד להשתפר, בצע את הפרטים של מה שקרה עם אופן הפעולה של העובד צריך לשנות וכמה זמן היא צריכה לעשות שינויים כאלה. בצע את זה עם מידע מפורט בבירור על מה התוצאות יגרמו אם היא נכשלת לתקן את ההתנהגות שלה. זכור שהאזהרה הכתובה אינה פעולה משמעתית, לכן הקפד לציין אילו פעולות משמעיות יתרחשו אם הבעיה תימשך. לבסוף, לחתום על תאריך המכתב, להציג אותו לעובד ולבקש ממנה כל עדים לפגישה לחתום גם לתאריך זה.
