יש פעמים כאשר אתה צריך לשנות את תיאור העבודה של העובד או כאשר אתה צריך להקצות משימה עבודה ספציפית לעובד עבור פרויקט מיוחד או לתקופה מוגבלת של זמן כגון תקופת חופשה של עובד אחר או לעזוב את היעדרות. ללא קשר לנסיבות, התקשורת היא מרכיב חשוב בהקצאת העבודה. תקשורת יכולה לעשות את ההבדל בין ביצועים מעולים לבין עבודה לא שלמה.
לקבוע את הסיבות להקצאת עבודה לעובדים שלך. תהליך הקצאת העבודה שונה עבור עיצוב מחדש של תיאור התפקיד מאשר להקצות חובות לפרויקט צוות. עיצוב מחדש של תיאור העבודה הוא קל יחסית כי יש לך בד ריק שממנו להתחיל הקצאת חובות. לדוגמה, אם אתה צריך להקצות עבודה עבור עוזר המבצעת, לנהל מחקר על חובות טיפוסי של עוזר ההנהלה העליונה. מצד שני, אם הצוות שלך עובד על פרויקט מסוים, לקבוע אילו משימות הן חלק של הפרויקט הכולל ולקבוע את משאבי העובדים לרשותך.
מלאי את כישורי העובדים, הניסיון והיכולות שלך. בנוסף, לשאול את העובדים על ניסיון העבודה הקודם שלהם ואת האינטרסים הקריירה. על פי התקשורת של נשים, האצלת יעיל דורש תשומת לב מיומנות של העובד להגדיר. הוא קובע: "ודא כי אתה נציג למי יכול להשלים בהצלחה את המשימה בהישג יד." זוהי ההזדמנות שלך להניע עובדים שרוצים להפגין את היכולות שלהם ולשפר את ערכם לארגון.
לבנות רשימה של מטלות. השתמש סקירה שלך של קורות חיים, יישומים קלט העובד כדי לקבוע מי יש את הכישורים הנדרשים לבצע את העבודה. אם יש לך שני עובדים או יותר אשר הם מתאימים באותה מידה ויש להם אינטרס לבצע את אותה עבודה, להמציא דרך לפצל את האחריות כך עובד אחד אינו מועדף מעל אחר.אם יש רק הבדלים קלים בכישורי העובד, שקול להקצות אותו לעובד הטוב ביותר ואת מינוי חלופי במקרה עובד אחד לבד לא יכול להשלים את המשימה.
לפתח שיטת תקשורת המסבירה את העבודה שהוקצה, הכישורים הנדרשים וציפיות. זהו הצעד החשוב ביותר הקצאת חובות עבודה, ולכן התקשורת שלך צריכה להיות ברורה חייב להתייחס לכל אלמנט של העבודה. התוצאות הצפויות וציפיות העבודה הן חלק מתקני הביצועים שלך. תקני הביצועים הם מדידות שבהן אתה משתמש לצורך הערכת ביצועים. תקן ביצועים לדוגמה עבור עבודה שהוקצתה יכול להיות "השתמש ב- Microsoft Access כדי להזין 100 רשומות מכירה בשבוע עם דיוק של 98% לפחות". באמצעות דוגמה זו, אתה הקצאת משימה חדשה, כמו גם הקמת תקן ביצועים לשלב לתוך הערכת הביצועים של העובד.
דון במשימה החדשה עם העובד. להיות מוכן לענות על שאלות על איך לבצע את המשימה, מועדים ולמי העובד צריך לכוון את כל השאלות על המשימה. זה חלק שיטת התקשורת שלך. אתה חייב להיות מסוגל להסביר באופן מלא את המשימה, למה זה חשוב לארגון, מה הכישורים הדרושים וכיצד עובד היתרונות של לוקח על עצמו את המשימה החדשה. עובדים המעוניינים בפיתוח קריירה או שיפור מיומנויות מעוניינים ללמוד כיצד הם נהנים לקבל אחריות חדשה.
