אם אי פעם לעבוד על מיקום ניהול, זה עשוי להיות העבודה שלך כדי לתמלל דקות. זה יכול להיות קשה יותר ממה שאתה חושב לתמלל דקות. תעתוק דקות פירושו איזון נכון בין הפקת מעט מדי הערות רבות מדי שצילמת בפגישה. יתר על כן, אתה חייב לממש לא רק מיומנויות הקשבה חדה, אבל רגישות העריכה טובה. על ידי ביצוע המדריך הבא, אתה יכול לייצר תמלול דקות מקצועי.
האם תעתיק שלך בהקדם האפשרי לאחר הפגישה שלך. תוכל בקלות לזכור מה התרחש בפגישה.
תקן את מסמך הדקות שלך. רשום את משתתפי הפגישה, את מטרות הפגישה, ואת התאריך / משך הפגישה. כמו כן יש לכלול מפתח המציין את ראשי התיבות של המשתתפים לצד שמותיהם המלאים, מכיוון שבכל פעם שמישהו מדבר, ניתן להקדים את דבריהם בראשי התיבות שלהם.
לתעתק את הפגישה בסדר כרונולוגי. חלקו דיונים / שיחות לפי נושא, אם נדון יותר מפעם אחת בפגישה. למשל, אם הדיון השתנה מעיסוק תקציבי למשאבי אנוש, הקדימו את השיחה הבאה כדלקמן: "הדיון לעומת שיקולי מחלקת משאבי אנוש …"
להפריד בין הדיונים החשובים וחסרי חשיבות בפגישתך. לדוגמה, אתה בהחלט לא רוצה לתמלל את הרגעים שמישהו הלך מחוץ לנושא ודיבר על עניינים אישיים. במקום להזכיר כי הדיון סטה מחוץ כמובן, לכתוב או אליפסות "…" או משהו כמו, "אחרי כשעה של שיחה לא קשורה …"
שמור את המסמך בכונן הקשיח (או בכונן ההבזק) לפני שתדפיס אותו. תמלול דקות רשומות רוב ההחלטות העיקריות של העסק, ולכן חיוני כי החלטות אלה יישמרו לעיון בעתיד.
טיפים
-
תמיד לבדוק את איות ודקדן לפני שאתה שולח את שעת הדקות שלך הבוס שלך. שאל את הבוס שלך אם יש תבנית אתה יכול להשתמש כדי לתמלל את הדקות שלך. אם לא, לשאול אם יש תמלילים דקות קודמות אתה יכול להתייחס בעת כתיבת משלך.
אזהרה
היזהר מאוד על הקלטת כל התפרצויות בפגישה. אל תזכיר את האדם שמאחורי ההתפרצות, אבל ציין משהו כמו "זה עודד אותי מאוד.." אם אי פעם מרגיש לא בטוח לגבי שיוך שם עם משבר, להתייעץ עם יו"ר הישיבה.
