בהגדרה, דו"ח מקיף נועד לבחון נושא או רעיון בפירוט רב. בעסקים, דוחות מקיפים משמשים לעתים קרובות כדי להעריך ולדון במצב הפיננסי של החברה. ניתן להשתמש בדוחות מקיפים גם למטרות אחרות, כגון סיכום מגמה עסקית חדשה או תיאור שוק יעד חדש. ללמוד בדיוק איך לכתוב דו"ח מקיף יכול להיות מיומנות עסקית שימושית עבור עובדים בכל רמה.
לפני שתתחיל לכתוב
לפני שתתחיל לכתוב את הדו"ח מקיף, לאסוף את כל המידע הרלוונטי, נתונים, תרשימים, טבלאות ומסמכים תצטרך התייחסות כמו שאתה כותב. אתה צריך ליצור מתאר, כלי כתיבה שיכול לעזור לך לארגן את המחשבות שלך לתוך מבנה מובנה. מתווה בדרך כלל מורכב משפטים קצרים או משפטים שיכולים לשמש נקודות ההתחלה עבור חלקים שונים של הדוח שלך. למרות שסעיפים אלה ישתנו בהתאם לסוג הדוח שאתה כותב, הם עשויים לכלול סיכום מנהלים, מבוא, תוכן עניינים, מספר פסקי גוף עיקריים, מסקנה, נספח וקטע הפניות.
כתיבת הדו"ח
באמצעות מתאר שלך כדי להדריך אותך, להתחיל על ידי כתיבת טיוטה ראשונה של הדו"ח מקיף. להתחיל עם ההקדמה, אשר יספר לקוראים מה הם עומדים לקרוא ולהסביר את עיקרי כי ייעשה בדו"ח. לאחר ההקדמה, הוסף מספר פסקאות, או סעיפים ספציפיים המתייחסים לנקודות המפתח של הדוח שלך. בסוף הדו"ח, לכתוב מסקנה המסכמת את הדו"ח. המסקנה צריכה לאחד את כל הנקודות העיקריות שביצעת בדו"ח. זה עשוי לכלול את ההמלצות או דעות על הנושא בהישג יד.
תקציר מנהלים
לאחר שכתבת את הדוח שלך, זה עוזר לכתוב את תקציר מנהלים. זה מורכב מספר פסקאות המסכמות את הדו"ח כולו. תקציר מנהלים צריך לתת לקורא תצוגה מקדימה תמציתית של הדו"ח מקיף, כך שהם יכולים לבחור את עיקרי. חלק זה של המאמר הוא לעתים קרובות שימושי עבור מנהלים עסוקים שרוצים להציג את הדוח כדי לקבל הבנה של מה זה. דוגמה אחת קצרה של סיכום מנהלים עשויה להיות:
דוגמא:
חולצות דיגיטלי, Inc מציעה high-end חולצות bespoke מצויד אלגוריתם קנייני. החנויות שלנו ממוקמות בחלק מהקניונים הטובים במדינה, כמעט אך ורק בשכונות בעלות הכנסה גבוהה. צוותי המכירות שלנו מאומנים היטב ליצור חוויה קמעונאית לקנות חוויית עבור כל לקוח.
דו"ח זה הוזמן לתאר את פרטי האגף החדש של החברה.
בהסתמך על נתונים מחמש השנים האחרונות, הדו"ח מראה כי ההכנסה הפכה לקפיאה, בעוד קמעונאים מתקדמים אחרים רואים עלייה שיא. לאחר מחקר מקיף, מחלקת החקירה קבעה כי כל חברה עם עלייה בהכנסות דווחה גם על עלייה בתוכן הדיגיטלי המקשר אותם עם הלקוחות שלהם.
מו"פ קבע כי יישום דיגיטלי מתאים, שנועד לתת לכל חולצה התאמה מושלמת ללא ביקורים אישיים בקנה מידה אישי, תיצור עלייה משמעותית בהכנסות. דוח זה מפרט עוד כיצד היישום ישמש, את כמות הידיים על מחקר שנעשה, ואת התוצאות הצפויות של אימוץ טכנולוגיה זו.
מומלץ שכל החנויות יתחילו לשלב את הטכנולוגיה הדיגיטלית החדשה וכי חומרי ההדרכה והשיווק ייווצרו בזמן כדי לנצל את עונת החגים הקרובה.
מסמכים תומכים הם מועילים
רשום את המקור של כל תרשימים, טבלאות או גרפיקה השתמשת בדוח בנספח והוסף את מקורות המחקר שלך לדף הפניות. מסמכים תומכים אלה יוסיפו משקל לטיעונים שלך.
תהליך העריכה
לאחר השלמת הטיוטה הראשונה שלך, חזור דרך הדוח מקיף כדי לבצע שינויים ותוספות כפי שאתה רואה לנכון. אתה יכול בסופו של דבר עם כמה טיוטות עד סוף תהליך הכתיבה. במהלך תהליך הכתיבה, לשמור על קהל היעד שלך בראש. סוג השפה שבה אתה משתמש ישתנה בהתאם למי שיקרא את הדוח המקיף. לדוגמה, אם אתה כותב למומחה בתחום, ייתכן שתכלול מונחים מורכבים ספציפיים לתעשייה. אבל אם אתה כותב עבור layperson, להימנע משימוש בז 'רגון ו מבלבל ראשי תיבות. במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה הגיוני לכתוב דו"ח מקיף אחר עבור כל קבוצה של בעלי עניין.
לאחר שתסיים כתיבה
לאחר שתשלים את תהליך הכתיבה, חשוב להגהה את העבודה שלך מספר פעמים, ביצוע תיקונים לפי הצורך. לפני שתשלח את הדוח המקיף לקהל היעד שלה, שקול לבקש מחבר מחלקת התקשורת של החברה שלך להגות ולערוך את המסמך. צעד זה הוא קריטי אם הדו"ח מקיף ייקרא על ידי הציבור של הציבור בעתיד.
דיוק, דקדוק ואיות נאותים הם המפתח, במיוחד אם הדו"ח יהיה לקרוא על ידי מנהלים ברמה העליונה בחברה שלך. בעוד העבודה שלך לא יקרא על ידי כל חבר של החברה החברה של החברה, דו"ח מקיף גדול יכול רק לגרום לך להיראות טוב יותר כאשר זמן קידום מגיע.
