כאשר ארגונים או סוכנויות ממשלתיות כגון ערים ומחוזות צריך סחורות או שירותים, הם רוצים לקבל את העסקה הטובה ביותר האפשרית. על מנת לקבל את העסקה הטובה ביותר, הם להנפיק מסמכים שידול שנקרא בקשה להצעות (RFP), בקשה ציטוטים (RFQ) או בקשה להצעות (RFB). מסמכים משפטיים אלה מזמינים חברות להציע הצעות על אספקת הסחורה או השירותים המתבקשים. כאשר חומרים אלה נדרשים במהירות, ניתן לקבל את ההצעות רק למספר ימים. במקרה כזה, ארגונים או סוכנויות ממשלתיות רשאים לבקש מהמתמודדים להשלים ולהגיש תזכיר הצעה במקום הצעה מלאה, שיכולה להיות ארוכה לאורך עמודים.
רשום את מספר הצעת המחיר בתיבה או בשורה שכותרתה "מספר הצעת מחיר". זה מודיע על ארגון או סוכנות ממשלתית המבקש את ההצעות בדיוק מה הפרויקט שאתה מציע על. כלול את התאריך שבו אתה ממלא את מספר הצעת המחיר בתיבה או בשורה שכותרתו "תאריך".
כתוב את הכותרת של ההצעה בתיבה או על השורה שכותרתה "שם פרויקט" או "כותרת". זה ניתן למצוא בעמוד הראשון של המסמכים שידול. כתוב את המיקום של הפרויקט בתיבה או על הקו שכותרתו "מיקום". אם אתה מציע הצעות מחיר, המיקום הוא המקום שבו תספק את המוצרים.
כלול את פרטי החברה שלך. יש קופסאות או שורות לכתוב את שם החברה שלך, מספר הטלפון, הכתובת ואת השם של העובד בכתב ומאשר את ההצעה.
כתוב את סוג העבודה המתבקשת בתיבה או בקו שכותרתו "סוג עבודה". לדוגמה, אם אתה מתן הצעות לספק שירותי ניהול הבנייה, לכתוב "ניהול הבנייה".
כתוב מה אתה הולך לספק את הארגון או סוכנות ממשלתית תחת "עבודה כללה" סעיף. עבור כל שירות או מוצר שסופק, רשום את הסכום שאתה מבקש לשלם במסגרת הקטע "סכום הצעה" מימין לסעיף "עבודה כלולה". סך העמודה 'סכום הצעת מחיר' בתיבה 'סה"כ הצעת מחיר' או בקו.
השלם את הקטע "הכרה של תוספים". תוספות מונפקות על ידי הארגון או סוכנויות ממשלתיות כאשר יש שינוי במסמכים שידול. כלול את מספר ההוספות בסעיף זה ואת התאריך שהונפק. מידע זה נמצא בנספח האישי. לא תמיד יש תוספות שהונפקו; השאר סעיף זה ריק אם אין תוספות.
