יותר ויותר חברות הן מיקור חוץ או ניהול פרויקטים או עובדים עובדים כדי להתמודד עם משימה זו. עם השינויים בענף, זה יכול להיות קשה למצוא אנשים מוסמכים אשר על גבי המגמות האחרונות ואסטרטגיות. רק 2.5% מהארגונים הצליחו להשלים את כל הפרויקטים שלהם. 70 אחוז מהפרויקטים נכשלים. בהתחשב במספרים אלה, אתה עשוי לתהות אם זה שווה שכירת מנהל הפרויקט. בדיוק כמו כל דבר אחר, יש יתרונות וחסרונות לשקול. מנהל הפרויקט מיומן יכול להפחית את ההוצאות שלך, לייעל את זרימת העבודה וניהול לעזור לגדל את העסק שלך.
מומחי ניהול פרויקטים
בין אם אתה מנהל עסק קטן או ארגון הוקמה, ייתכן שלא תוכל להתמודד עם כל סוגי הפרויקטים מתחילתו ועד סופו. פרויקטים מסוימים הם מורכבים מאוד ויש להם תאריך יעד חזק או דורשים מיומנויות מיוחדות כי הצוות שלך לא יכול להיות. מנהל פרויקט מוסמך יכול לסייע לך לארגן ולנהל את המשימות הנצרכות ביותר. מנהל הפרויקט מנוסה גם להניע את הצוות שלך, לנהל את המשאבים, למדוד תוצאות, לספק משוב למצוא דרכים להגדיל את האיכות ואת עלויות לחתוך או זמן. מיומנויות ניהול פרויקטים אחרות כוללות טכניקות תזמון משופרות, תגובה לשינוי, שיפור התקשורת, בקרת איכות וניהול סיכונים.
הגדרת יעדים יעילה
רוב הפרויקטים נכשלים פשוט כי למנהלים אין מטרה ברורה. בשנת 2013, פחות משליש מכלל הפרויקטים נמסרו בזמן ובתקציב שהוקצה. מסיבה זו, הגדרת מטרות SMART הוא בעל חשיבות עליונה. מטרות SMART הן ספציפיות, ניתנות למדידה, ניתנות להשגה, ריאליסטיות וקשורות בזמן. זה מה acronym SMART מייצג. מטרות SMART תבטיח כי הפרויקטים שלך מועברים בזמן מבלי לחרוג מהתקציב. למנהלי פרויקטים מקצועיים יש את המומחיות ואת הכלים הדרושים ליצירת תחזיות, ניהול עלויות הפרויקט וקביעת הסיכונים בכל מחזור חיי הפרויקט.
תקשורת משופרת
ניהול פרויקטים מאפשר תקשורת יעילה יותר בין מנהיגים לבין עובדים אחרים המעורבים בפרויקט. מנהלי פרויקטים מנוסים יעילים בניהול בעלי עניין קריטיים להצלחת הפרויקט. מנהלי הפרוייקט שומרים על לכידות צוות, מקדמים פגישות, מבקשים מומחים לנושא, מוחות רעיונות ומפקחים על משוב בזמן אמת. תקשורת היא בקלות ההיבט הקריטי ביותר של כל פרויקט, והוא הכרחי מיומנות עבור כל פרויקט מקצועי.
שביעות רצון לקוחות גדולה יותר
פרויקטים יכולים לספק תכונות חדשות ולפתוח שירותים או מוצרים חדשים כדי לענג לקוחות, או פרויקטים יכולים לתרום לצמצום עלויות עבור לקוחות. מאז מתודולוגיות ניהול הפרויקט לתעדף גורמי איכות, כגון תכונות הלקוחות רוצים, חברות עם ניהול פרויקטים מוצלח ניסיון שביעות רצון הלקוחות. זה מתרגם יותר הכנסות וצמיחה עסקית. הארגון שלך יהיה ידוע על אספקת תוצאות מצוינות.
רמה גבוהה של מומחיות
על ידי שכירת מנהל פרויקט או מיקור חוץ פרויקטים, החברה שלך ייהנו ברמה גבוהה של מומחיות. האנשים בארגון שלך ילמדו דברים חדשים ויזכו בפרספקטיבה חדשה שתתרום לצמיחתם המקצועית. בנוסף, ניהול הפרויקט יהיה לפנות את הזמן שלך, כך שתוכל להתמקד בהיבטים הליבה של העסק שלך. מנהל פרויקט מנוסה יוכל לבטא את תהליך הפרויקט ולנהל את כל תחומי הפרויקט, כולל אנשי צוות ותאימות.
הערכת סיכונים מדויקת
למעלה מ -75% מהחברות חסרות אמון בהצלחת הפרויקט. עודף חוזרת, זחילה היקף, תקשורת ירודה ומטרות ברורות הם לעתים קרובות האשמים. ניהול פרויקטים מאפשר לך לקחת סיכונים מחושבים ולהקצות משאבים בצורה יעילה יותר. תוכלו לזהות מה הסיכונים הם אפילו לפני תחילת. בדרך זו, אתה יכול לתכנן את כל הבעיות בשלבים המוקדמים ולקבל החלטות חכמות יותר כמו סיכונים להתעורר במהלך מחזור החיים בפרויקט. ניהול סיכונים יעיל גם מאפשר לך לתפוס על סיכונים חיוביים או הזדמנויות כאשר הם נובעים.
ניהול פרויקטים חסרונות
אם למנהל הפרויקט אין את הניסיון או הידע הנכונים, יש הרבה בעיות שעשויות להתעורר. אובדן משאבים, בעיות תזמון, בעיות אבטחה וסכסוכים בין אישיים הם חסרונות עיקריים של ניהול פרויקטים. בנוסף, הארגון שלך עלול לגרום עלויות גבוהות על ידי מיקור חוץ עבודה או על ידי שכירת עובדים חדשים כדי להשלים את הפרויקט. לפעמים, ניהול הפרויקט יכול להפריע לפעולות היומיומיות שלך או ללכת בצורה קיצונית.
עלויות גבוהות
אם אתה שכירת מנהל הפרויקט, לצפות להשקיע בתוכנה מיוחדת. תוכניות אלה יכול להיות יקר וקשה ליישם. מאז הצוות שלך ישתמש בהם גם הם עשויים להזדקק הכשרה. בהתאם לצרכים שלך, ייתכן גם צריך לשכור מומחים בנושא או מומחים כדי לעזור עם פרוייקט. לעתים קרובות, יהיה לדחוף מבעלי עניין לכלול תכונות שלא תוכננו בתחילה. כל הבעיות הללו יכול להוסיף במהירות את העלות של הפרויקט.
מורכבות מוגברת
ניהול פרויקטים הוא תהליך מורכב עם שלבים מרובים. כמה מומחים יש נטייה לסבך כל תהליך, אשר עלול לבלבל את הצוות שלך לגרום עיכובים במסירת הפרויקט. הם יכולים גם להיות נוקשה או מדויק בתוכניות שלהם, יצירת סביבה מלחיצת בתוך הארגון. בדרך כלל, פרויקטים עם היקף גדול יהיה מורכב יותר כדי לספק, במיוחד אם אין צוות ייעודי אך ורק לעבוד על הפרויקט. חברי צוות בין-תפקודי עלולים ליפול מאחורי העבודה היומיומית שלהם, והוסיפו שכבה נוספת של מורכבות.
תקורה בתקשורת
כאשר אתם שוכרים צוות ניהול פרויקטים, עובדים חדשים להצטרף לחברה שלך. זה מוסיף שכבה נוספת של תקשורת לא תמיד מתאים לתרבות הארגונית שלך. לכן המומחים ממליצים לשמור על הצוות שלך קטן ככל האפשר. ככל שהצוות גדול יותר, כך תקרת התקשורת גבוהה יותר. לפעמים, צוות גדול נדרש לפרויקט, ולכן חשוב למצוא מנהלי פרויקטים בעלי מיומנויות תקשורת חזקה על פני מגוון של אנשים.
חוסר יצירתיות
לפעמים, ניהול הפרויקט משאיר מעט או ללא מקום ליצירתיות. ראשי צוותים מתמקדים יתר על המידה בתהליכי הניהול או קובעים מועדים צפופים, מה שאילץ את הצוות שלהם לעבוד בפרמטרים קפדניים. זה יכול להרתיע חשיבה יצירתית ו לעכב חדשנות שעשויים להועיל הפרויקט. חשוב עבור מנהל הפרויקט כדי לדעת מתי לעורר יצירתיות ומתי להקפיד לעקוב אחר תוכנית הפרויקט.
ארגון יכול לגדול ולהשיג הצלחה ללא צוות ניהול הפרויקט במקום. עם זאת, שכירת מקצועי מיומן כדי להתמודד עם היבטים אלה יכולים לפתוח הזדמנויות חדשות לעזור לחברה שלך להגיע ליעדים שלה מהר יותר.
