על פי אתר האינטרנט של קבוצת משתמשי Microsoft Project, ניהול הפרויקטים הוא פעילות הכוללת חלקים מתוכננים של הפרויקט לרצף לוגי. הפרויקט מנוהל אז, כך שהפרויקט יושלם בזמן ובמסגרת התקציב. ניהול הפרויקט יכול לשמש לפיתוח של מוצר או שירות חדש.
הגדרה
יש להגדיר פרויקט כך שצוות הפרוייקט יפעל יחד כגוף מלוכד, כך שאלו שיקצו משאבים לפרויקט ידעו למה לצפות. על פי אתר האינטרנט Spotty Dog, הגדרת הפרויקט כוללת מתאר מה מטרת הפרויקט ומה היתרונות ייגזר מן הפרויקט. מרכיב נוסף הוא הגדרת היקף הפרויקט. היקף הפרויקט מזהה מה יהיה ולא ייכלל בפרויקט. לדוגמה, אם יש פרויקט ללמוד את היעילות של חברת ייצור עם מיקומים ברחבי העולם, היקף הפרויקט יכול להיות מוגדר רק ללמוד יעילות של מיקומים בארה"ב.
גישה
יש לפתח רשימת צעדים לביצוע השלבים בפרויקט עם תאריך התחלה וסיום משוער עבור כל שלב. בנוסף, יש לציין את התוצר עבור כל צעד. תוצר הוא תוצאה של צעד. לדוגמה, אם צעד זה היה לדווח על ממצאים והמלצות, את התוצר עבור צעד זה יהיה דו"ח ממצאים והמלצות. בנוסף למשימות, יש לציין את יחסי הגומלין של כל משימה. לדוגמה, אם ההתחלה של משימה אחת תלויה בהשלמה של עוד אחד כי יש לציין. רעיון חשוב נוסף למיפוי המשימות הוא המושג של נתיב קריטי. על פי האתר ניהול ידע ידע, הנתיב הקריטי הוא רצף של משימות שוות ערך לוח שנה לוח שנה עבור השלמת לוח השנה של הפרויקט. מנהל פרויקט מקדיש תשומת לב רבה למשימות הנמצאות לאורך הנתיב הקריטי, כי אם כל אחת מהמשימות האלה תתעכב, יידרש זמן נוסף ללוח השנה.
איוש
חלק של הצוות של הפרויקט הוא הבחירה של חסות הפרויקט. נותן חסות לפרויקט הוא מנהל בכיר המבטיח שהפרויקט מתקבל על ידי אחרים בארגון, מטפל בכל סוגיה פוליטית שמתעוררת ומלווה את הפרויקט עם אחרים בארגון. האנשים שהוקצו לפרויקט הם קריטיים להצלחתה. מנהל הפרויקט צריך להיות נבחר מי מאורגן מאוד, יש את כישורי האנשים כדי לנהל את חברי הצוות ויש לו ידע טכני מספיק של תחומי הפרויקט כתובות כדי להבין את תוכנית הפרויקט ופעילויות מתמשכות. חברי צוות הפרויקט צריך להיבחר על בסיס מיומנויות הנדרשות - לדוגמה, עבור פרויקט פיתוח תוכנה, חבר צוות בקיאים בדיקות תוכנה ובקרת איכות יידרש.
בקרת הפרויקט
כדי לשלוט ביעילות על הפרויקט, כלי אחד משמש לעתים קרובות היא תוכנת ניהול פרויקטים. תוכנה זו עוקבת את ההשלמה המתוכננת בפועל של משימות הפרויקט ואת ההשפעה של משימות מאוחרות על השלמת הכוללת של הפרויקט. תוכנה כזו בדרך כלל עוקבת בפועל נגד הוצאות מתוכננות גם כן.
