כל חברה, גדולה או קטנה, משלימה פרויקטים במהלך העסקים הרגיל. פרויקטים מסוימים הושלמו ללא בעיות כלשהן, בעוד כמה לא מקבלים את הקרקע. הפרויקטים אשר הושלמו בהצלחה היו בדרך כלל התחיל באמצעות מסגרת ניהול הפרויקט כדי לשבור את הפרויקט לחלקים לניהול.
ניהול פרויקטים מסגרת מוגדרת
אוניברסיטת מונאש, אחת האוניברסיטאות הבינלאומיות הגדולות באוסטרליה, מגדירה מסגרת לניהול פרויקטים כמערכת של כלי עבודה ותבניות שנועדו לשמש יחד לניהול הפרויקט באמצעות מחזור החיים שלה. במילים פשוטות יותר, מסגרת ניהול פרויקטים היא איך הפרויקט הוא הצליח עד הסוף. לפרויקט יש מחזור חיים טבעי שמתחיל לפני שהוא מתחיל ומתפתח עד השלמת הפרויקט. ישנם שלבים טבעיים לפרויקט: ייזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירה. אוניברסיטת צפון טקסס מספקת משאבים מפורטים לניהול הפרויקט, פרויקט ניהול מדריך, המפרט את החשיבות של כל שלב.
ייזום
זהו תחילתו של פרויקט המספק הזדמנות לתת סיבות ספציפיות לגבי הערך של הפרויקט לבעלי העניין. בעלי העניין יכולים להיות בעלי השפעה ישירה או עקיפה של הפרויקט. השלב ההתחלתי מחייב את מנהל הפרוייקט להגדיר את היקף הפרויקט ואת מטרותיו, לזהות את נותן החסות ואת הסכום הכולל של משאבי הפרויקט ולזהות את הצורך בפרויקט.
תכנון
שלב זה חווה כמה חפיפה עם ייזום, אך מוגדר בדרך כלל כגורמי תכנון מרכזיים עם הפרויקט. כמה פעילויות תכנון מרכזיות הן: תוכניות תקציב, לוחות זמנים, תוכנית רכש, דרישות צוות הפרויקט וגיוס, וסיכוני פרויקטים.
ביצוע
שלב הביצוע הוא השלב הארוך ביותר של מחזור חיי הפרויקט והוא כרוך במדידת כל המשימות שהושלמו על ידי הערכת המשימות כנגד מדד האיכות שנקבע על ידי בעלי העניין. עבור תהליך זה כדי להצליח, איכות הצעדים צריכים להתאים את ההגדרה SMART. כל האמצעים צריכים להיות ספציפיים, למדוד, להשגה, מציאותי בזמן.
שליטה
שלב זה מבטיח שכל המשימות שהוקצו לשלבים השונים של הפרויקט נותחו ועמדו בתקני איכות הפרויקט. שלב זה דומה לשלב הביצוע, אך מטרתו היא למדוד את ביצועי הפרויקט, להשוות את הביצועים בפועל לביצועים הצפויים, ולתקן כל פערים בביצועי הפרויקט או באיכותו.
סוגר
השלב האחרון של מחזור החיים בפרויקט עשוי להיות החשוב ביותר; עבור פרויקט להיחשב הושלמה, כל משימות הפרויקט חייב להיות סיים בהצלחה. השלב האחרון בפרויקט מחייב את מנהל הפרויקט להשלים ביקורת פרויקטים, לקיים פגישות בפרויקטים סופיים ולשלוח ולהגיש את כל המסמכים הקשורים לפרויקט. לאחר הגשת המסמכים, על מנהל הפרויקט להציג דוח סגירת פרויקטים ולקבל את הדוח שאושר על ידי ועדת ההיגוי או נותן החסות.
