כלי ניהול פרויקטים הם מכשירים נפוצים למעקב אחר פעילויות, מועדים ומשאבים בפרויקט. הם בדרך כלל כלים חזותיים שנועדו לייצג את המטרות והפעילויות של פרויקט - למשל, תרשימי Gantt - או את האחריות של עובדים על שלבים שונים של פרויקט, כגון דיאגרמות של נתיבי שחייה.
מקצוע: ארגון
כלי ניהול הפרויקטים עוזרים לשמור על סדר היום מראשית הפרויקט. על ידי זיהוי כל הפעילויות ומשך הזמן שלהם, משאבים וחשבונות אנשים, אתה אף פעם לא צריך לתהות מה לעשות הלאה או מי אחראי. פרטים קלים יותר למעקב משום שהם כתובים ומסומנים בסיום. במהלך הפרויקט, ארגון טוב יותר מסייע לחסוך זמן ומתח ונמנע ערבול הרגע האחרון.
Pro: משותפים בקלות
כלי ניהול הפרויקטים יוצרים בדרך כלל מסמך אחד המשמש כ"פרויקט במבט חטוף ". פרויקט זה משותף בקלות לכל מי שעובד על מרכיביו השונים. כולם יודעים את מעמדם של פעילויות שעלולות להשפיע על עבודתם. תוכנה מסוימת מאפשרת עריכת גישה פתוחה, כך שכולם יוכלו לראות את כל הפרטים של מצב הפרויקט גם כן.
קון: השקעות זמן
לא יכול להיות זמן רב השקיעו למידה ויצירת כלי ניהול הפרויקט הראשונית של בחירה עבור הפרויקט. כלים מסוימים הם די קל ללמוד, אבל אחרים יכולים להיות מפורטים וטכניים. כל אחד על הפרויקט צריך ללמוד כיצד לפרש את הכלי; מישהו גם צריך להיות אחראי ללמוד כיצד ליצור את הכלי. לפעמים, למידה תוכנה מיוחדת יכולה לקחת כל עוד יצירת המסמך עצמו.
Con: תחזוקה
כלי ניהול פרויקטים שימושיים רק כאשר הם מתעדכנים באופן קבוע. התוכנית הראשונית היא בעלת ערך, אבל במציאות, פרויקטים לעולם לא ללכת על פי התוכנית. כאשר שינויים מתרחשים, כגון משימות חדשות או עיכובים, המסמך צריך להיות מעודכן בהתאם. מישהו צריך להיות אחראי למשימה הרגילה הזאת.
