המטרה העיקרית של כלי ניהול פרויקטים היא לסייע למנהלים לתכנן, לבצע ולשלוט בכל ההיבטים של תהליך ניהול הפרויקט. חברות מסתמכות על כלים מרכזיים לניהול הפרויקט על מנת להבטיח כי כל משימה תושלם בזמן ולאזן את עומס העבודה של העובדים על ניהול זמן אופטימלי. בגלל כלי ניהול הפרויקט לשפר את יעילות המשאבים ולהבטיח היקף הפרויקט, כלים אלה חשובים במיוחד עבור מנהלי פרויקטים מעורבים עם פרויקטים גדולים ומורכבים.
הערכה, תכנון ומעקב
כלי ניהול פרויקטים כגון תוכניות פרויקטים, הקצאות משימות, תקציבי פרויקטים ותרשימי Gantt - תרשימי בר לתכנון ותזמון פרויקטים - מאפשרים למנהלי פרויקטים לאמוד ביעילות, לתכנן ולעקוב אחר פרויקטים. למעשה, רבים רואים בפיתוח תוכניות הפרויקט כמו השלב הקריטי ביותר בתהליך ניהול הפרויקט. כלי ניהול פרויקטים מאפשרים למנהלים להגדיר בבירור מטרות ויעדים.
הקצאה ותזמון משאבים
כלי ניהול הפרויקטים הם קריטיים בתחום המשאבים. כלים כגון תרשימים Gantt וזמן משאבים דיווח דיווח לאפשר למנהלי הפרויקט להקצות ולזמן משאבים. היכולות הללו נמצאות בשימוש בתחומי הייצור והייצור בפרט.
סוגי כלי ניהול פרויקטים
רבים מיישומי ניהול פרויקטים מוקדמים היו כלים למטרות כלליות שלא תוכננו עבור היבט מסוים של ניהול פרויקטים או עבור תעשייה מסוימת. עכשיו, מפתחי תוכנה יצרו כלי ניהול פרויקטים המכוונים לתעשיות ספציפיות. וכלים אלה לניהול פרויקטים באים סוגים שונים: כלים מבוססי נייר, כגון תבניות, רשימות ו טפסים; כלים אוטומטיים, שיכולים להתגורר במחשבים מקומיים עבור משתמשים ראשוניים או להתגורר בשרת רשת עבור משתמשים שונים; ואת הכלים מבוססי אינטרנט.
תוכנה חופשית לעומת תוכנות עמלות
תוכנה חופשית לניהול פרויקטים זמינה למנהלי פרויקטים. תוכנה כזו כוללת יישומי שולחן עבודה ושירותים מבוססי אינטרנט. למרות החופשי, הם יכולים להתחרות יישומים מבוססי דמי במונחים של הטבות ותכונות. עם זאת, תוכנה חופשית לא יכול להיות תכונות בסיסיות מספיק עבור כמה אנשי מקצוע ניהול הפרויקט - לא מספיק מדרגיות, יכולת פעולה הדדית מוגבלת, ניידות מספיק, זמן תגובה מהיר מספיק - ביצוע יישומים מבוססי דמי עדיף לצרכים הארגוניים שלהם.
