כאשר חברה מוציאה כסף כדי לשלם הוצאה, בין אם במזומן, המחאה, העברה אלקטרונית או כל שיטה אחרת, זה נקרא תשלום במזומן בעולם של חשבונאות. דוח תשלום במזומן הוא תיעוד של כל עסקה שיש בה כסף ששולם על ידי החברה מכל סיבה שהיא. הדו"ח מופק בדרך כלל על ידי חבילת תוכנה הנהלת חשבונות של החברה, כגון QuickBooks.
טיפים
-
דו"ח התשלומים במזומן הוא שיא של כל העסקאות בודדים הכוללים מזומנים ששולמו על ידי חברה.
מה זה מזומן?
תשלומים במזומן מייצגים את עסקאות ההוצאות הפרטיות המרכיבות את סכומי ההוצאות המוצגים בדוח רווח והפסד של החברה. זה כולל תשלומים עבור שכר ומשכורות, מלאי, שירותים משפטיים חיצוניים, שכר הדירה הבניין וכל הוצאה אחרת כי החברה נופלת. כאשר החברה משלמת חשבוניות, היא רושמת את התשלומים עבור יומן תשלומים במזומן במערכת התוכנה החשבונאית שלה.
דוח רווח והפסד של החברה מציג את תשלומי המזומנים ברמה גבוהה וההוצאות מוצגות בתקופות שונות בהתאם לשאלה האם החברה משתמשת בחשבונאות על בסיס מזומנים או צבירה.
יומן התשלומים במזומן
בחשבונאות, המונח "יומן" משמש לתיאור רשימה של עסקאות שנרשמו, אשר הופרדו לפי סוג. עסק בדרך כלל משתמש במספר כתבי עת במערכת החשבונאית שלו, כגון יומן מכירות, קבלות במזומן, תשלומים במזומן ועיתון כללי. בחבילות רבות בחשבונאות, משתמשים אינם רואים את כתבי העת הפרטניים.
עסקאות אלה נרשמות ביומן הכללי של החברה, כי כאשר משתמש מפיק המחאות או מזין חשבוניות למערכת, הערכים נעשים באופן אוטומטי לכל יומן ספציפי ולאחר מכן מועברים ליומן הכללי. זה ביטל את הצורך באופן ידני שיא עסקאות בעיתון בודדים כגון יומן מזומנים במזומן. כאשר עסקאות חשבונאיות נרשמו ידנית, הערכים היו נרשמים באופן ידני אל יומן התשלומים במזומן תחילה ולאחר מכן הועברו ליומן כללי.
הגנה על מזומן של החברה
אחד השימושים החשובים ביותר לדוח תשלום במזומן הוא לסייע בשמירה על בקרה פנימית הדוקה על המזומנים העוזבים את החברה, כך שהיא לא תגיע לידיים הלא נכונות. זהו חלק מתהליך גדול יותר של בקרת מזומנים פנימית הכוללת צעדים רבים, כגון הפרדה בין חובות, כלומר אין עסקאות פיננסיות מטופלות מתחילתו ועד סופו על ידי עובד אחד בלבד.
דו"ח התשלומים במזומן יכול לתת לבעלי עסקים את המידע הדרוש על ההוצאות כדי לעזור לנהל אותם לאורך זמן. לדוגמה, הוא מראה כמה הוצא על המלאי עבור החודש, את הסכום שהוצא על שכר כוח אדם, שכר דירה וחכירה והוצאות עבור כל השירותים החיצוניים. יומן התשלומים במזומן יכול לשמש כמשאב לתכנון החלטות עתידיות לניהול מזומנים. הדו"ח גם מספק רמה של פירוט זה הכרחי כדי לעזור למנוע מכל אדם בחברה misappropriating או misdirecting במזומן. לדוגמה, סקירת הדוח לאורך זמן יכולה לסייע במעקב אחר דפוסי תשלום כדי לזהות פעילות חריגה, או לזהות ולאמת תשלומים גדולים כדי לוודא שהם לגיטימיים.
כאשר החברה disburses במזומן, זה תמיד צריך להשתמש מודפס מראש, לבדוק ממוספרים יש מדיניות במקום על מי בחברה יכול לאשר תשלומים. כמו כן, כאשר חברה משלמת חשבוניות, זה צריך לסמן אותם כפי ששולמו כדי למנוע תשלומים כפולים או חסרי מצפון כפול. סקירת דו"ח תשלומים במזומן מדי חודש היא דרך יעילה לתפוס את זה ונושאים אחרים.
זה חשוב עבור החברה יש מספר מוגבל מאוד של אנשים, אולי שלושה או ארבעה מקסימום, שיש להם את הסמכות לחתום על המחאות החברה. אם תשלום חריג מופיע על דוח תשלום במזומן, זה הופך להיות עניין פשוט כדי לעקוב אחר עותק ההמחאה ולדבר עם מי חתם על המחאה כדי לאמת את העסקה. לבדוק את החותמים צריך להיות ברמה סמכותית נאותה בתוך החברה.
