בקשה להצעות (RFP) היא השלב המוקדם ביותר בתהליך הרכש, או בתהליך קבלת הסחורה או השירותים הדרושים. הבקשה להצעות מזמינה ספקים פוטנציאליים להגיש הצעה לסחורה או לשירות שהחברה שלך זקוקה לו. בקשה זו עבור הצעות עושה את הרכישה של סחורות או שירותים הנדרשים שיטתי ותחרותי ומאפשר לחברה שלך לבחור את האפשרות הטובה ביותר בין פתרונות יצירתיים מספקי מרובים.
תיאור
בקשה להצעות אינה רק בקשה להערכת מחיר, אלא בקשה לדו"ח מפורט הכולל מידע בסיסי על החברה והיסטוריה, נתונים כספיים, יכולות טכניות, מידע על מוצרים, והפניות לקוח ניתנות לאימות. הבקשה להצעות כוללת בדרך כלל תיאורים מפורטים של הפריט, הפרויקט או השירות המבוקש על מנת לקבל תשובות מדויקות של ספקי. בדרך כלל את הבקשה להצעות אינו פתוח לציבור, אלא נשלח לרשימת מאושרים בעבר של ספקי פוטנציאליים.
פונקציה
בקשה להצעות משמשת לקבלת העובדות והמספרים הנדרשים על מנת להבטיח החלטות עסקיות קוליות לפרויקטים מורכבים. באמצעות תהליך RFP, חברות יש להתחרות על מנת לספק את ההצעה הטובה ביותר עבור הסחורה או השירות המדובר על מנת לזכות בעסק של הקונה. זה מאפשר לקונה לבחון מספר אפשרויות עבור השילוב הטוב ביותר של איכות, תנאי שירות במחיר הטוב ביותר האפשרי. הבקשה להצעות משמשת גם לעידוד הספקים להגיע לפתרונות יצירתיים לבעיות העסקיות המוצגות ב- RFP. כי הבקשה להצעות תהליך יכול להיות ארוך נמשך, זה צריך לשמש רק בעת הצורך עבור פרויקטים מורכבים.
יתרונות
בקשה להצעות עושה את העניין שלך רכש ידוע לספקים שונים ומעודד את ספקי להציע את המוצר הטוב ביותר שלהם או השירות במחיר הטוב ביותר שלהם. מההתחלה, ספקי פוטנציאליים מודעים תהליך הבחירה הוא תחרותי מאוד. תהליך ה - RFP מחייב את הרוכש לציין את מה שהוא מתכוון לרכוש ואת הספקים כדי להגיב באופן מעשי לבקשה. באמצעות הליך מובנה להערכה ולבחירה, חברות וארגונים יכולים להראות את האובייקטיביות שלהם בתהליך הבחירה.
חסרונות
תהליך RFP יש גם חסרונות. בגלל בקשות להצעות דורשים הרבה מאמץ על חלק הן את הקונה ואת הספק, הם יכולים להיות מאוד זמן רב. הזמן והמאמץ הדרושים להכנת מסמכים ופגישות תכנון יכולים לגרום לעיכובים. בשל משך הזמן והקושי הכרוכים בהיענות לבקשה להצעות, חברות מסוימות עשויות להחליט שלא להשתתף. הגדרת בדיוק מה החברה רוצה לרכוש יכול להיות קשה, דרישות ברורות לעתים קרובות לגרום הצעות משביעות רצון של ספקים פוטנציאליים. יתר על כן, הצעות יכול להיות ארוך וקשה על מנת לרכוש את החברה ביעילות להעריך אותם.
רכיבי מפתח
טוב בכתב בקשה להצעות צריך לכלול מספר מרכיבים מרכזיים. מלבד אלמנטים בסיסיים, כגון סיכום של העסק שיש לבצע, תיאור של הסחורה או השירותים המבוקשים ודרישות עסקיות מפורטות, בקשות להצעות צריכות לכלול גם מידע לספקים על אופן התגובה. מידע על הספקים צריך להיות כלול על איך לגשת לקונה, נוהל הערכה לשמש, פורמט ההצעה הרצוי, המועד האחרון, קריטריונים לבחירה לשמש, מידע ליצירת קשר ואת ציר הזמן המתוכנן עבור הפרויקט.
