הניירת היא עובדת חיים בעסק. מבנה מסמך בקרת מסמכים מספק תבנית לסיווג, עיבוד ותחזוקה של מסמכים. מערכות בקרת מסמכים נעות בין תיוג מסמכים ידני לבין שימוש בטכנולוגיות הדמיה ומערכות מידע לאחסון וקטלוג מסמכים.
זיהוי
בקרת מסמכים משלב את תחומי המדע הספריות והמנהל המשרדי. הדבר בא לידי ביטוי ביצירת מבנה קובץ הפרויקט. בדומה לקטלוג, מערכת בקרת מסמכים כוללת זיהוי מסמכים, הקצאת מספרי בקרה, במבני פרויקט מפורטים יותר, סיווג ורמות אבטחה. עסקים משתמשים לעתים קרובות במערכות הדמיה המייצרות באופן אוטומטי מבני נתונים, ובכך עושים את זה יעיל יותר למצוא ולאתר מסמכים באמצעות טכנולוגיית המחשב.
גודל
הגודל של מערכת בקרת מסמך הפרויקט יכול להשתנות. לדוגמה, במערכת גדולה, ניתן לסווג את בקרת המסמכים לפונקציות שונות, כגון שירותי ארכיונים, שירותי שימור רשומות ושמירת מסמכים.
אפקטים
תוכנית יעילה לניהול מסמכים אסטרטגיים כוללת מערכות ביקורת לסיווג וטיפול במסמכים. ניתן להפנות נהלי הפעלה סטנדרטיים המבוססים על פונקציות בקרת מסמכים לצורך תחזוקה נאותה של מסמכים ומערכות התומכות בניהול מסמכים.
