מתנדבים מציעים את שירותיהם לצדקה המועדפת שלהם, כנסיות וארגונים אחרים בחינם. עם זאת, בעוד מתנדבים נותנים בחופשיות את זמנם, ארגונים רבים אינם רוצים שהמתנדבים שלהם יצטרכו לשלם על מנת להתנדב, משום שהם משתמשים בבנזין שלהם ובכלי הרכב שלהם כדי להגיע לעבודה בהתנדבות, וחלקם אף ישתמשו בכלי הרכב האישיים שלהם כדי לבצע את העבודה. אם הארגון יכול להרשות לעצמו את זה, זה יהיה לעתים קרובות לפצות מתנדבים על הוצאות הנסיעה שלהם. יש להקפיד, אם כי, לא ליצור חבות מס עבור המתנדב.
טופס W-9
טופס W-9 הוא בקשה למספר זיהוי משלם מסים. במקרה של מתנדבים, זה יהיה מספרי הביטוח הלאומי שלהם. היא גם מבקשת את מספר הפטורים המתנדבים. אם הארגון הולך להציע החזרים למתנדבים, אז טופס זה צריך להיות מלא. אם החזרים יישארו בלתי ניתנים לרישום, אזי לא יהיה צורך במידע, אלא במסגרת הנהלת החשבונות של הארגון כדי להראות למי החזרים ששולמו.
החזר
כדי לא להיחשב הכנסה, החזרים צריך להיות עבור הוצאות הנסיעה בפועל, כי ניתן לתעד תחת תוכנית דין וחשבון. משמעות הדבר היא כי מתנדבים צריכים לספק תיעוד של הוצאות וכי כל החזר על ההוצאות בפועל יוחזרו. תיעוד צריך להראות זמן, מקום, המטרה העסקית ואת סכום ההוצאה.
הוצאות הובלה
הוצאות התחבורה הינן בגין הוצאות נסיעה מקומיות. למרות שזה נעשה בדרך כלל במכונית, זה יכול לכלול כרטיסי טיסה, כרטיסי אוטובוס, עלויות הסעות מוניות הנסיעה. כמו כן, כל אגרה ודמי חניה. עבור נסיעה ברכב אישי, זה יכול להיות קשה לקבוע את העלויות בפועל עבור דברים כמו שינוי שמן או דלק מילוי. זה קל יותר להחזיר את המתנדב לכל קילומטר עד הפדרלי סטנדרטי קילומטראז החזר שיעור.
מסעות ניכויים
הממשלה הפדרלית קובע שיעורי החזר עבור עסקים, צדקה, מינוי רפואי ומרחק קילומטרים מדי שנה על בסיס עלויות להפעלת כלי רכב. אם המתנדבים יוחזרו יותר מהשיעור הפדראלי, העודף נחשב כהכנסה, ובמקרה זה יהיה צורך במידע על טופס W-9. אם המתנדב יוחזר בשיעור נמוך יותר, אז המתנדב יכול גם לטעון את ההבדל בין שיעור החזר בפועל לבין הריבית הפדרלית כניכוי על מס הכנסה פדרלי.
