מערכות ניהול רשומות מוצלחות מאחסנות רשומות בצורה מאובטחת ויוצרות שיטה ארגונית ליצירה, לתחזוקה, לשימוש ולמימוש של רשומות. היצירה וההעדפה המתמדת של הנחיות ניהול התקליטים חיונית לשמירה על שלמות המערכת. עם הנחיות לדרישות מידע, שיטות קלט, לוחות זמנים לאחסון ותקני גיבוי, אבטחה ודיווח מדויק, באפשרותך ליצור מערכת ניהול רשומות תקינה.
מידע
לפתח הנחיות לגבי איזה סוג של מידע החברה שלך רוצה וצריכה לאחסן. זה צריך לכלול חוזים, קבצים עובד, מסמכי התאגדות, רשומות הלקוח, נתונים רגולטוריים, רשומות פיננסיות וכל מידע רלוונטי אחר כי יש צורך על ידי העסק. לקמפל רשימה זו על ידי התייעצות עם מחלקות מרובות כדי להבטיח שלמות תאימות לכל צורך פונקציונלי. סקור את הרשימה הסופית עם היועץ המשפטי של החברה שלך כדי לוודא שהמידע הדרוש כדי לעמוד בהתחייבויות המשפטיות נכלל בהנחיות האחסון של ניהול הרשומות שלך.
שיטות קלט
צור מתודולוגיה עבור קלט רשומה עבור כל סוג רשומה. רשומות יכולות להיות קלט באופן ידני, המיובאות ממערכות משלימות או מקלט באמצעות מערכת סריקה. שיטות קלט אלה צריך להיות אמין ומאובטח. עבור חילופי אלקטרוניים, לשים בדיקות יתירות המבטיחים העברות מדויקות. עבור קלט ידני, הפעל מערכת של בדיקות איכות כדי להבטיח דיוק.
אחסון
קבע זמני זמן לאחסון עבור כל סוג רשומה שהוכנס למערכת. צירי זמן צריכים לקחת בחשבון התחייבויות משפטיות, אילוצי מערכת נתונים ופונקציונליות. עבור רשומות שנדירות הגישה אליהם, שקול מערכת אחסון משלימה המאפשרת גישה מדי פעם לרשומות. ניתן לדחוס רשומות אלה לצורך צמצום צרכי האחסון. אחסון רשומות ממערכת הרשומות הראשית שלך מאפשר רשומות משומשות לעתים קרובות כדי למשוך מהר יותר. ההנחיות לניהול הרשומות שלך צריכות לכלול נהלי גיבוי שגרתיים ועדיפות אחסון מחוץ לאתר של רשומות קריטיות.
אבטחה
תוכנית אבטחה מעמיקה היא חלק חיוני של תוכנית ניהול הרשומות שלך. קבץ את הרשומות לקבוצות הניתנות לסיווג אבטחה וקצה גישה מאובטחת המוגנת באמצעות סיסמה לקבוצות העובדים המתאימות. בדיקה ביטחונית זו צריכה לחול גם על מי שיש לו גישה לנתוני קלט, לבצע תחזוקה ולהשתמש או להרוס רשומות. בדוק באופן סדיר את אישור האבטחה כדי להבטיח עמידה בהתחייבויות החברה והרגולציה. לשלב אישור ביטחוני לנוהלי עובדים חדשים ולנוהלי עובדים שהסתיימו.
דיווחים
דיווח שוטף צריך להיות חלק ממערכת ניהול הרשומות שלך. דוחות אלה צריכים לכלול רשימות של משתמשים שניגשו לנתונים רגישים, כל שינוי בסילוק האבטחה, דיווח שגיאות על רשומות לא שלמות ורשומות הכפופות לסילוק. הוסף דוחות עבור אזורי נתונים קריטיים.
