ניהול רשומות בעסק כולל סיווג, אחסון, אבטחה ושימור או השלכת רשומות. תמונות, הודעות דוא"ל וקבצים נחשבים רשומות. הרשומות מסווגות בהתאם לתפקודן העסקי. לדוגמה, קובץ עשוי להיות מסווג "פעיל" ולהיות ממוקם בסדרה דוח התקדמות. הסדרה עצמה יכולה להיות מסווגת היסטורית או פיסקלית.
משפטי
ניהול רשומות משחק תפקיד חיוני עבור ארגונים המייצרים מסמכים משפטיים רבים. חשוב לקיומה של חברה שיש לשמור על ספריה של תיקים משפטיים. תהליך משפטי יכול להיות מורכב יותר אם ניהול רשומות מתעלם. תיעוד משפטי חייב להיות נגיש בקלות אם התאגיד מעורב במקרה או אם מתרחש משבר משפטי.
מנהלי
מבחינה ניהולית, תוכנית ניהול רשומות צריכה לזהות, לשמר ולהשליך רשומות באופן לוגי ומשפטי. במערכות בית הספר, רישומי שמירה ותיקונים עשויים לכלול מידע המסופק על ידי המדריכים. סוג זה של מידע כולל חומר מודפס במכונת כתיבה או במילה. כמו כן נכללו מכתבים שנשלחו לסטודנטים ולהורים.
מחקר
מחקר שוק של החברה, תוכניות אסטרטגיות ותוכניות עסקיות הם מסמכים רגישים לזמן. אופן השימוש בהם תלוי בפרויקטים או ביעדים השוטפים של הארגון. אם תאגיד מחפש לחדור לשוק חדש, הוא עשוי להסתמך על מחקר ראשוני או משני. כל צורה של חומר עזר יכולה למלא תפקיד משמעותי במאמצי ההתרחבות של החברה.
