ביום וגיל של הטכנולוגיה, תהליכי יתירות, טרה, ג 'יגה בייט עותקים כפולים של מידע, ניהול הרשומה היא תרגול יומיומי אך קריטי כל הארגונים צריכים להיות ממוסמר. לעתים קרובות יותר ויותר, הגישה לשמירת קבצי הנתונים הופכת את הלחם והחמאה של קבלת החלטות עסקיות טובות.
מה ניהול הרשומות כרוך
ניהול רשומות כוללת מספר תחומים של איסוף נתונים, אחסון, ובסופו של דבר הרס ראוי. המדע מחולק למספר קטגוריות: קלט ואיסוף, אחסון, יתירות וגיבוי, וצמצום. הקלט והאיסוף קובעים פרוטוקולים לעובדים לעקוב אחר האופן שבו נתונים נוצרים ומערכת התיקים שהיא אמורה לבצע לאחזור קל מאוחר יותר. זה גם מפרט מה צריך להישמר ומה לא צריך. אחסון יכול להיות כרוך גם hardcopy וקבצים אלקטרוניים קובע פרמטרים על מה אמצעי אחסון מותר ומה לא (כלומר כוננים קשיחים לעומת תיקיות נייר לעומת רשתות או כונני הבזק). יתירות וגיבוי כרוכות בשמירה על עותקים בטיחותיים של מידע חשוב במקרה של אסון. ולבסוף הפחתת מציין את שיטות מותר הרס נתונים חיסול מן המערכות העסקיות.
סיוע סטטיסטי לקבלת החלטות
ניהול רשומות מאפשר אוסף קל של נתונים סטטיסטיים. הרבה החלטות עסקיות מבוססות על ניתוח המגמות. ניתוח מגמות מפותח ונבנה על בסיס מציאת דפוסי מידע ונתונים ומסקנות לגבי התנהגותם של דפוסים אלה. ככל שניהול המידע טוב יותר, כך המגמה-אנליזה טובה יותר וידע עסקי קשור נוטים להיות.
הימנעות אובדן מידע
מרכיב מרכזי נוסף של ניהול הרשומות מונע אובדן נתונים. זה יכול לקרות בקלות רבה: קובץ נמחק, התיקייה הלא נכונה קרועה, עובד רע יוצא מהבניין עם נתונים רגישים.
ניהול הרשומות מוודא שישנם תהליכי מניעה במקום לארגן ולהגיש מידע באופן מוגן. ואז יתירות הכניסו לתוך לשחק כגון מערכות גיבוי ומאגרי העתקה מרובים, כך שאם מערכת קבצים אחת נהרסת זה יכול להיות מוחלף במהירות על ידי עותק האחרונות. לבסוף, אמצעי אבטחה לסייע לתפוס רשומות כי הם טופלו עם אשר יכול לסכן את רווחתה של החברה ואת האינטרסים.
יתרונות ארגוניים
ניהול שיא משפר את היעילות. הנתונים נמצא מהר יותר, קל יותר, קבלת החלטות משופרת על ידי ניתוח מיידי ואחזור מידע. שימור רשומות משופר מפחית את צריכת המשאבים. שטח נייר פחות שטח אחסון משמש כאשר פרוטוקולים מתאימים אחריו. הרס מקרי ואובדן קבוע נמנע כאשר ניהול הרשומות תקין מבטיח עותקים גיבוי האחרונות קיימים. ניהול רשומות גם שומרת על נתיב נייר כדי לסייע בהגנה על פעולות החברה במהלך הליטיגציה. לבסוף, ניהול רשומות מסייע לשמור על ארגון טוב כאשר עוסקים, להגיב, ומשרתים לקוחות או פרויקטים. על ידי שמירה על מערכת איסוף מידע מאורגנת, נתונים יקרי ערך ומידע ניתן לאחזר בעת הצורך ספציפי ללקוח או לפרויקט.
מיקור חוץ כאופציה
חברות רבות רוצה להישאר מוקדש ההתמחויות הליבה שלהם לא רוצה להיות כל כך מוטרד עם שמירה על מערכות נתונים. במקרים כאלה, זה יכול להיות מועיל מאוד להשתמש שותף או ספק לשמור ולתכנן רשומות ניהול כך חברת הלקוח יכול פשוט להתמקד בעסקי הליבה שלהם. הממשל פשוט מסתכם לשלם עבור שירות המבטחת את המידע המאוחסן נאסף ומתוחזק כמו הלקוח צריך את זה לקבלת החלטות. חברות גדולות רבות יותר נעו לכיוון זה כדי להיות יעיל יותר, לפעמים מיקור חוץ רק שירותי גיבוי ואחרים הופך את כל מערכות התקליטים לספקים לניהול טוב יותר.
