בכל הגדרה עסקית, יש הבדל גדול בין פשוט לעבוד יחד ולשתף פעולה. עם זאת, יצירת סביבה שיתופית באמת יכול להיות אפילו מאתגר יותר במקום עבודה וירטואלי, במיוחד כאשר חברי צוות לא מכירים אחד את השני או יש רקע תרבותי שונה. למרות זאת, עם קצת ידע ואת הכלים הנכונים, אין באמת אתגר צוות וירטואלי לא יכול להתגבר.
צור הבנה משותפת
נקה את כל התפיסות המוטעות שיש לחברי הצוות בנוגע לשיתוף פעולה מקוון ומה הוא כרוך. זה חשוב במיוחד עם אנשים לא רגילים לעבוד יחד באינטרנט. המטרה היא להיפגש ולעבוד יחד בזמן אמת, לא לשלוח מטח של הודעות דוא"ל - וקבצים מצורפים לדוא"ל - הלוך וחזור. למרות שדואר אלקטרוני וכלים אסינכרונים אחרים, כולל סביבת עבודה משותפת ולוח שנה, ספריות מסמכים ולוחות דיונים חשובים, סביבת שיתוף פעולה אמיתית דורשת אינטראקציות סינכרונייות בזמן אמת.
הגדרת תפקידים, לא משימות
הגדרת תפקידים ולהבהיר ציפיות התפוקה אך לא להגדיר את הצעדים הנדרשים כדי להשיג את מטרות הפרויקט מראש. קית 'פראזי, סופר ומנכ"ל חברת פראזי גרינלייט, חברת ייעוץ וייעוץ מבוססת מחקר, אומרת כי אי-ודאות במשימה היא המפתח לעבודה משותפת באינטרנט. Ferrazzi מצטט מחקר שמצא שיתוף פעולה מקוון גדל כאשר חברי הצוות יש להגדיר תפקידים בבירור אבל חייבים לעבוד יחד כדי להחליט איך להשיג את מטרות הצוות.
להקים Mindset שיתוף פעולה
צעד למטה ולתת לאחרים - מי עשוי להיות מוסמך יותר אבל הם לא להוביל את הצוות הרגיל - הזדמנות לספק הנחיות או לתת הוראות. כל חבר חייב להיות מוכן להקריב אינטרסים אישיים ולעשות את הטוב ביותר עבור הצוות. Ferrazzi מציע לשחק כמה משחקים, כגון מקוון, צוות מבוסס ציד נבלות או משחקי תפקידים, בתחילת הפרויקט, לא רק כדי ליצור חשיבה משותפת, אלא גם לבנות מיומנויות מנהיגות ומיומנויות צוות.
השתמש בכלים הנכונים
אודיו ועידה בווידיאו, לוחות אינטראקטיביים לבנים, תוכנות שיתוף מסמכים ומסרים מיידיים הם כלים חיוניים לפגישה בזמן אמת אינטראקציה עם חברי הצוות לאורך כל היום. לדוגמה, לוחות אינטראקטיביים מספקים אפשרויות לציור, כתיבת טקסט והדבקת תמונות, מה שהופך אותם לבחירה טובה לסיעור מוחות וכיווני כוונון עדינים. בשילוב עם ועידה אודיו, חברי הצוות יכולים לראות מי משתתף ולדבר אחד עם השני. כלי שיתוף הפעולה של מסמכים מאפשרים שיתוף בזמן אמת ועריכה משותפת עם אדם אחד או מספר אנשים אחרים.
