החידושים בטכנולוגיית תקשורת אלקטרונית דרבנו את עידן המידע, פרק זמן שמכיל מידע זורם כמעט מיידי. העולם הדיגיטלי מציע ממשקים כגון דואר אלקטרוני, הודעות מיידיות וחדרי צ'אט המסייעים בהעברת מידע בו-זמנית למספר רב של אנשים. עבור ארגונים רבים, תקשורת אלקטרונית הפך הכרחי להשתתפות במסחר המודרני. המסחר האלקטרוני פתח הזדמנויות רבות משום שהוא מאפשר שיתוף פעולה נרחב בקנה מידה עולמי.
העברה מהירה
תקשורת אלקטרונית מאפשרת העברה מהירה של סחורות, כסף ורעיונות. זה מבטל את הצורך של העובדים להעביר פיזית רעיונות, באמצעות הדואר, באופן אישי או בטלפון. זה קורה גם בקנה מידה גדול יותר - לדוגמה, שליחת תריסר הודעות דואר אלקטרוני חוסך את העובד הזמן זה היה לוקח לעשות 12 שיחות טלפון או לשלוח 12 מזכרים. כדי להישאר תחרותי, מקומות עבודה מודרניים חייבים לעבוד באותה מהירות כמו יריבים, באמצעות האינטרנט ותקשורת אלקטרונית.
שיתוף פעולה במידע
מידע הוא מצרך יקר לארגונים רבים. תכונות מסוימות, כגון דיוק, נגישות, יישום ונדירות, להפוך מידע יקר יותר. מידע שניתן להשתמש בו כדי לסייע לעובדים בקבלת החלטות הוא גם בעל ערך. היכולת לתקשר מידע זה במהירות מוסיף את הערך של הנתונים. עובדים אשר במחקר ולשתף מסוגלים להגיע החלטות מושכלות יותר מהר מאשר אם הם השתמשו בתקשורת אלקטרונית.
מערכות מידע כלליות
מערכות מידע משתמשות בתקשורת אלקטרונית כדי לאסוף, לעבד, לאחסן, לאחזר ולהפיץ מידע. מערכות אלו מסייעות לעובדים בארגון ובשיתוף פעולה. מערכת האינפלציה במשרד מורכבת מרכיבים פיזיים, הנקראים חומרה, והתוכניות היוצרות ממשקי תקשורת ידידותיים למשתמש, הנקראים תוכנה. קובצי מחשב הנקראים מסדי נתונים מאחסנים מידע על החברה, העובד והמחקר. מחשבים המחוברים באמצעות חומרה ותוכנה נקראים רשתות. רשתות הן כלי נוח לשיתוף מידע ושיתוף פעולה במקום העבודה.
פונקציות של תקשורת אלקטרונית במקום העבודה
במקרים מסוימים, כגון מסחר אלקטרוני, יש צורך במערכות תקשורת כדי להיכנס לשוק. במקרים אחרים, החברה משתמשת בתקשורת אלקטרונית כדי לשמור על יתרון או להשיג יתרון על פני המתחרים. מערכת תקשורת מנוהלת היטב שומרת על מקום עבודה יעיל יותר על ידי מתן התכתבות מהירה וסיוע בתהליך קבלת ההחלטות על ידי מתן גישה נוחה למידע רלוונטי. חברות מסוימות משתמשות בתקשורת אלקטרונית כדי לסייע בפונקציות ניהוליות כגון תזמון, עיבוד טרנזקציות ומעקב אחר גליונות זמן של עובדים. תקשורת אלקטרונית יכולה גם לסייע בשיתוף פעולה בין מחלקות המקשרות היבטים תכנוניים כגון פיתוח, שיווק ואסטרטגיה.
