כיצד לכתוב נהלים ומדיניות

המפתח לכתיבת נהלים ומדיניות חזקים הוא להפוך את המסמכים נוקשים מספיק כדי לתעד את כללי הארגון, אך גמיש מספיק כדי להיות מסוגל לעקוב בקלות, בעיקר ללא סטייה כפי שאתה חייב לתעד כל מעט לסטות מהדרך המתוכננת שלך. אתה יכול לשמוע נהלים ומדיניות המכונה SOPs, או נהלים תפעוליים סטנדרטיים, בהרבה ארגונים. מסמכים אלה מהווים את עמוד השדרה של הארגון, ולכן כתיבת אותם היטב יסייע לשמור על העסק על הנתיב ולוודא כי נהלים סטנדרטיים מתבצעים באותו אופן על ידי כל הצוות. אם אתה עובד בתוך תעשיית מוסדר, כמו חברות תרופות או ביוטכנולוגיה, SOPs חזקים הם קריטיים לחלוטין להצלחת העסק שלך כמו מזון ותרופות מנהל נראה מסמכים אלה הראשון בכל ביקורת.

טיוטת מתווה של כל נהלים ומדיניות הארגון שלך צריך. יצירת מתאר קצר של נהלים ומדיניות יעזור לך לארגן את הכתיבה שלך. הקבצה של המדיניות והנהלים על ידי המחלקה עשויה לעזור לך לארגן את המחשבות שלך. ארגן את המתאר עם המסמכים החשובים ביותר בהתחלה, כך שתוכל לקבוע את סדר העדיפויות של SOPs. אחרי הכל, אתה צריך להתחיל איפשהו מתחיל עם האמצעים החשובים ביותר כי לפחות אלה ייעשה. ייתכן שיהיה עליך לבקר את המסמכים הראשונים לאחר תמיכה ב- SOPS. זה הכרחי כי SOPS לא מתנגשים זה עם זה.

לשבור את ההליכים הפרטניים ואת מדיניות למטה לתוך משימות נפרדות מעורב בהשלמת כל מסמך. במתאר שלך, הוסף תת משימות עבור כל מסמך, כך הצעדים ברורים, הגיוני בסדר. בדרך זו, המסמכים כמעט לכתוב את עצמם. עם זאת, הקפד להוסיף רק את השלבים הרחבים ביותר. אם אתה כותב את ה- SOPS שלך מפורט מדי, יש יותר מדי סיכוי של סטיות. לא דבר טוב.

לראיין את הצוות שמבצע את המשימות. אין להתעלם קלט יקר של העובדים כרגע עושה את המשימות. SOPs צריך להיות מתעד איך הדברים נעשים אלה האנשים יודעים. אז, לשאול את העובדים ולא את המנהלים לעשות כמה authoring של טיוטת מסמכים. הם תמיד יכולים להתחזק על ידי סופר טכני.

מלא את קווי המתאר שלך עם נהלים מפורטים יותר עבור הצוות שלך לעקוב. זה הכי טוב בפועל כדי לשמור את זה פשוט בעת כתיבת מדיניות ונהלים. זה מקובל גם בפועל כדי לכתוב על כיתה ה 'ברמת ארה"ב - כלומר, בכיתה ה' צריך להיות מסוגל לקרוא ולהבין כל מילה.

להחליט על מי יחתום על נהלים ומדיניות. לחתום צריך להחזיק כמה שמות ברמה גבוהה, כך הבוסים מודעים איך דברים נעשים. ארגונים מסוימים מפעילים כל מדיניות ופרוצדורה באמצעות מחלקת משאבי אנוש או הסניף המשפטי שלהם כדי להבטיח שום חוקים לא נשברים.

התקשר לפגישה ביקורת כדי לאסוף את כל החותמים בחדר אחד כדי לדון במדיניות. אם בכלל, קבלת כל הצדדים יחד בחדר אחד כדי לקבל דיון על מדיניות אחת מסוימת תעביר את המסמך קדימה בקצב הרבה יותר מהיר מאשר להעביר אותו סביב לבקש הערות. אם אתה באמת רוצה להאיץ את הדברים, להגדיר מטרה של SOP חתום בסוף הפגישה.

כניסה, תאריך, בקרת גרסאות והפצה של ההליכים והמדיניות הסופיים. שקול לתת לכל עובד מדריך למשתמש זה יכול להיות מעודכן עם המסמכים המתוקנים לפי הצורך. למעשה, ליצור מדיניות ונוהל לטיפול במחשבים ניידים, כולל ביקורת של מדריך למשתמש מעת לעת על מנת להבטיח כי כל הצוות צריך להיות מעודכן.

סקור את SOPs מאושרים הקיימים על לוח זמנים. כל SOP צריך להיבדק מדי שנה, או לכל הפחות, דו-שנתי כדי לוודא שהשיטות והמדיניות לא השתנו. הקפד לקבל חתימות טריים ותאריכים כך, אם מבוקר, יש נתיב נייר ברור של גרסאות לאחור.