הכנת דו"ח משאבי אנוש דורשת ידיעה על כל התחומים בתחום משאבי אנוש, כמו גם הבנה של הצרכים במקום העבודה, ההישגים והאסטרטגיה העסקית. דוחות משאבי אנוש עשויים לשמש את אותה מטרה כמו ביקורת HR. בביקורת HR, רשומות התעסוקה, התחזיות, המגמות וההנהלה הן סעיפים מרכזיים בקביעת ההחזר על ההשקעה בפעילות מחלקת משאבי אנוש.
שוחח עם מנהל משאבי אנוש או מנכ"ל החברה לצורך דוח HR. לקבוע אם הדו"ח צריך להתייחס לאזור מסוים אחד, חלק או את כל מחלקת משאבי אנוש פונקציות. שאל מי יקבל את הדו"ח, כי זה עשוי לקבוע איזה סוג של מידע סודי צריך להיות גילה.
בקש נתוני מפקד עובדים ממערך משאבי המידע של משאבי אנוש או מנהל IT. בהתאם לדו"ח משאבי אנוש שלך, ייתכן שתצטרך שהנתונים ימוינו לפי משתנים שונים, כגון קביעות וביצועים, מחלקה או חטיבה, ומשכורת. אם אתם בונים דוח לצורך בחינת מדיניות התעסוקה שלכם, יש צורך במיון נוסף על בסיס גזע, מין, גיל, מצב ותיק ונכות.
סקור את נתוני העובד עבור דיוק ושלמות. בצע תיקונים, ואם יש צורך, לבקש גירסה מתוקנת של דו"ח מפקד העובד. מידע כגון מיקום העובד, קביעות, גזע, סקס, משימות המחלקה, נוכחות וביצועים חייב להיות מדויק כדי להפיק דו"ח מקיף.
איסוף עותקים של טפסים. דו"ח מקיף של משאבי אנוש מתייחס למדיניות ולתהליכים, ולכן, טופסי ביקורת המשמשים לכל סוג של פעולה תעסוקתית. להרכיב יישומים, טפסים להערכת מגייס, מסמכי הערכה, דוחות משמעת ותלונות, טפסי מידע חסויים של העובד ועותק של מדריך העובדים שלך.
כתוב קווי מתאר של אזורי מיקוד. התחומים המוצעים כוללים: חקיקה המשפיעה על שינויים בהטבות לעובדים; מגמות תעסוקתיות הנוגעות לכוח העבודה הרב-דורי; הכשרה ופיתוח לתכנון הירושה; קידום מכירות ומקצועי הזדמנויות מוכחות יעיל בתוך מקום העבודה שלך; ו, ניתוח מחזור של החברה לעומת תעשיות אחרות ועסקים.
לערוך מחקר על התחומים שאתה מתכוון לנתח. קרא מאמרים, נתונים סטטיסטיים, נתונים וכתבי עת מסחריים למידע על שיטות עבודה מומלצות למשאבי אנוש עבור כל אזור מיקוד. הכן קובץ עבור כל נושא, ומקם את המחקר שלך ואת המידע הרלוונטי על מקום העבודה שלך בכל קובץ. ארגון המחקר שלך ונתונים באופן זה מקל להתמקד בנושא אחד בכל פעם.
בניית ניתוח בכתב עבור כל אזור מיקוד - אזור אחד בכל פעם. באופן אידיאלי, הניתוח שלך יכלול הסבר לנתוני מקום העבודה, השוואת נתונים עם שיטות עבודה קודמות ומגמות תעסוקה שוטפות והמלצה לשיפור בכל תחום של משאבי אנוש ותפקידים תעסוקתיים.
טיוטת מבוא לדוח HR שלך. הסבר את מטרת הדוח, אליו מופץ הדוח והתוצאות הרצויות. כתוב את הטיוטה שלך בפירוט רב ככל האפשר, אך השאר את ההקדמה כולה לשלושה עמודים. סיכום מבוקר היטב נערך בדרך כלל לאחר השלמת הדו"ח, בדומה לסיכום המבצעי של תוכנית עסקית. הקורא צריך להיות מסוגל לקרוא את ההקדמה שלך ולהבין את הנושא של כל סעיף בדוח.
